淺談高校辦公室會務工作引入精細化管理

摘要：精細化管理是一種理念，一種文化。它是源于發達國家（日本20世紀50年代）的一種企業管理理念。在幾十年的時間里，精細化管理被大大小小的企業應用，特別是位列世界500強的企業。其實，精細化管理不但適用于企業，其理念也適用于高校工作，特別是高校的會務工作。本文在闡述精細化管理的內涵及意義上，著重闡述高校辦公室會務工作引入精細化管理的必要性和可行性，最后結合實際會務工作就如何進行精細化管理，提出了一些措施。

關鍵詞：高校辦公室 會務工作 精細化管理

1 精細化管理的內涵及意義

精細化管理是一種理念，一種文化。它是源于發達國家（日本20世紀50年代）的一種企業管理理念，它是社會分工以及服務質量的精細化對現代管理的必然要求，是建立在常規管理的基礎上，并將常規管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式。現代管理學認為，科學化管理有三個層次：第一個層次是規范化，第二層次是精細化，第三個層次是個性化。[1]

精細管理的本質意義就在于它是一種對戰略目標分解細化和落實的過程，是讓企業的戰略規劃能有效貫徹到每個環節并發揮作用的過程，同時也是提升企業整體執行能力的一個重要途徑。

2 高校辦公室會務工作引入精細化管理的必要性

2.1 必要性

2.1.1 引入精細化管理是適應時代發展，適應高校發展的迫切需要。隨著經濟社會的快速發展和高等教育改革的不斷深入，高校辦學規模不斷擴大，高校的內部交流和外部聯系不斷增多，分配到高校辦公室的會務工作也日漸增多，而且出現內容多樣化，規模擴大化、影響層面從校內擴展到校外。如新時期出現的電視電話會議、網絡視頻會議、校企合作會議、學校校慶大會等。由于會務工作系統性強、任務重、變數大，不僅需要多部門各負其責還需要協同合作。這些新情況和會務工作的特殊性都需要高校辦公室不斷加強學習、掌握最新的管理理念和方法。

精細化管理不僅是一套系統的管理方式，也是一種成熟的管理理念。新形勢下，將企業精細化管理理念引入高校辦公室會務工作之中，既是推進會務工作從粗放型管理逐步向精細化管理轉變的必經之路，也是高校辦公室適應時代發展，高校發展的迫切需要。

2.1.2 引入精細化管理是高校辦公室自身發展的迫切需要。高校辦公室主要工作可以概括為三大部分，即辦文、辦會、辦事。會務工作不僅是高校辦公室的重要內容，也是高校辦公室發揮統籌能力、策劃能力、組織服務能力的直接體現。如果高校辦公室會務管理理念還是停留在初始階段，會務管理能力沒有加強，那么，一旦遇到較大型的或緊急的會議，就難以保證會議的圓滿進行。甚至，因某一環節出差錯或疏忽，還可能會出現難以彌補的錯誤，造成不良影響。高校辦公室會務工作引入精細化管理可以促使高校辦公室在原有的管理基礎上，完善會務規章制度，界定會議層級，明確主辦主體，設計一整套行之有效的會議組織流程、執行流程、監控流程，這樣高校辦公室才能科學合理地統籌兼顧，確保全覆蓋、無縫隙、不缺位、不漏項。所以，高校辦公室會務工作引入精細化管理是自身發展的迫切需要。

2.2 可行性

高校辦公室會務工作已有一定的思路套路。高校辦公室會務工作一直處于發展過程中，形成了一套較為簡單便捷的思路套路，如辦公室人員分工，實行專人專責；高校財物管理，責任到人；高校內部已有一套規章制度，指導會務事項。高校精細化管理是對這種思路套路的進一步發展，注重科學性，系統性，高效性，能切實地指導會務工作。

高校辦公室是整個高校的核心部門，它的有效運轉至關重要，會直接影響整個高校的成效，所以高校辦公室的管理中，非常注重人才的質量，不但強調人才的專業性，而且很多崗位要求相關工作經驗。從某種程度上來講，高校辦公室工作人員的素質都處于一個比較高的水平。它體現在工作人員勤于學習、敢于創新、勇于實踐，積極地接受新事物、新思想，充滿干勁等方面，這就為高校引入精細化管理打下了最為堅實的人才基礎。

企業已在管理內部成功地引入精細化管理，這就為高校提供了很好的借鑒。事實上，就會務工作本身來說，企業與高校并無多大的差異，它們同樣是做好管理與服務性質的工作，所以企業的精細化管理完全適用于高校。比如會議決策、處理突發事件、合作交流等事項，企業和高校在這些方面存在的只是內容的差異，而手段方式卻存在一致性，這就為精細化管理進入高校會務工作提供了可行性。

3 會務工作中實現精細化管理的措施

3.1 建立現代會議管理制度，科學定位，循序漸進地推行精細化管理

精細化管理得以實施的一個前提就是建立現代的管理制度，促使決策有制度可循，然后在此基礎上進一步實施精細化。其實一個家庭，一個單位，一個企業，不管是大、中、小，都可以進行精細化管理。可是，為什么有些單位不能把精細化管理進行到底，為什么看不到精細化管理帶來的顯著效益？有兩點值得我們注意：一是形而上學地機械地模仿外來的精細化管理經驗，沒有讓其本土化、民族化；二是對自己的單位沒有一個清醒的認識，沒有一個科學的定位，急功近利，眉毛胡子一把抓。基于這兩點，要想真正推行精細化管理是不可能的。所以，高校辦公室要正確地分析形勢，科學精確地給自己定位，既不能貶低自己也不能拔高自己；對內部的狀況要了如指掌，洞察入微，抓住主要矛盾，研究出切實可行的解決方案；擬定出通過努力就可以達到的目標，并通過精細化的操作，一個步驟一個步驟地完成，一個目標一個目標地實現，做到由點到面，以點帶面，循序漸進、穩扎穩打、步步為營，全面推進精細化管理。

3.2 統一思想、強化意識，達成共識，為精細化管理創造環境

高校要做到每推行一步精細化管理，都對教職工進行教育，講清道理，防止不理解、不支持、不執行和唱反調的情況。為此，要普及精細化管理的基本常識，讓他們知道精細化管理的主要內容、基本方法及重要意義，大家形成共識，知道什么是對，什么是錯，應該如何去做，為什么要這樣去做，就可以減少自作主張或持懷疑態度的抵觸行為，從而達到統一思想，統一行動的目的。

在此基礎上，高校還要強化精細化管理的意識，注重精益求精和精打細算。精益求精即以打造精品會議為目標。俗話說“求乎其上得乎其中，求乎其中得乎其下”，因此，會務工作要高標準、嚴要求，把小事做精做細，把每個會議都辦成精品工程。精打細算即打造高效節約、求真務實的新型會議模式，不流于形式，真正達到會議召開的目的。因此，要盡可能地節約能耗、精簡會議場次、簡化會議環節、騰出更多的時間切實提高整個學校的工作效率。

3.3 摸清底細，積極培訓，落實精細化管理方案

要深入基層，切實了解在精細化管理進程中到底還存在著什么樣的困難和阻礙。高校辦公室要通過辦講座、搞培訓、大討論等形式，在日常工作中加強教職工的理論學習，做到“精細化管理”的理念深入人心，由單純的管理方式轉變為廣泛的管理理念。在辦會過程中，要從上至下把精細化管理的作風貫穿到會務工作中的三大環節，認真抓好三個環節，即做到會前精心謀劃，會中細致服務，會后督辦總結。[2]

會前要精心謀劃。首先，會議方案要細。做到提早考察、廣泛調研、主動溝通、全面思考，把分工細則、經費預算、議程安排、準備文件、會場布置、接待服務、會議編組、后勤保障等方方面面的問題考慮到位。同時，策劃者還要做好準備預案，做到有備無患。其次，落實要精。方案確定后，應根據會議規模決定是否召開相關部門或人員的協調會、分工會，確保會議任務在第一時間下達給相關人員。根據策劃方案重申任務，落實人員和確定時間。聽取會議反饋意見，釋疑解惑，給出解決方案。最后，檢查要全。在實踐中，要堅持 “三巡”的做法：第一次是著手組織會議中期，初步了解組織進展情況；第二次是會議召開前兩天，確保各項工作都準備到位；第三次是會議召開前兩小時，主要檢查座次、會議材料、音響視頻設備等。[3]

會中要細致服務。首先，做好會務接待，如做好指引簽到、入座工作。其次，要主動細致地做好會中服務，主要包括茶水供應、音效調試、地點指引等。最后，面對會中的臨時變動，要及時請示，迅速解決問題，如遇到調整議題、增加與會人員或其他特殊情況。

會后要督辦總結。首先，做好會后反饋信息的搜集工作，為領導進一步決策提供參考；其次，根據領導意見，督促基層落實工作或進行整改；最后，組織會務工作總結交流會，做到交流心得、總結經驗、取長補短。

3.4 獎優罰劣，獎勤罰懶，建立長效機制

高校要實現由隨意化管理向規范化、制度化管理的轉變。建立一套系統的、比較完備的獎懲機制，并發揮兩種作用：一是激勵作用，一是制約作用。讓勤勤懇懇為學校做出貢獻、創造效益的不斷得到更多的實惠；讓企圖混時間、粗心大意給學校帶來不良影響的得到應有的懲罰。古人云：“信賞必罰，其足以戰”。

參考文獻：

[1]汪中求.精細化管理之基本理念[J].中國商貿，2008（9）：116.

[2]向陽，強月霞.會議策劃與組織[M].重慶：重慶大學出版社，2010.9.

[3]翁國平.辦會五心經[J].秘書工作，2005（2）.

作者簡介：林紫蘭（1985-），女，廣東廣州增城人，學士本科，廣州工商職業技術學院辦公室秘書，研究方向：中國高等教育。