關于高職院校大事記編寫的若干思考

摘要：大事記的編寫是學校檔案工作的一項重要內容，具有十分重要的意義，我們要從確定編寫組織和人員，材料的完整準確、記錄的公正真實、突出事件的重大特點、簡明扼要、敘事體例結構等方面來加強大事記的編寫工作。

關鍵詞：高職院校 大事記 編寫

高職院校教育教學發(fā)展凝結著廣大教職工的辛勤汗水，留下了許多寶貴的經(jīng)驗和值得回憶的歷史軌跡。如何回顧歷史，展望未來，方法之一就是編寫本院校的大事記，用大事記的方式記錄下學校發(fā)展歷史軌跡。大事記記錄下了學校工作的點點滴滴，成為學校領導和部門工作的重要參謀，為教學、科研和社會服務工作起到了向導作用，更是編寫學校校志和檔案編研的重要來源資料。

1 大事記的內涵

何為“大事記”？“大事記”是黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體按照時間順序記載自己重要工作活動或自己轄區(qū)所發(fā)生的重大事件的一種應用文體。

高職院校的大事記，按時間順序簡要記載高職院校教育教學改革和重要活動的歷史記載，是一種紀實記錄。它一般由學校辦公室負責，根據(jù)學校辦公室自身記錄的材料和學校各部門上交的材料，經(jīng)過分析、研究、整理、加工編纂而成。

從大事記內容的來源看，大多來自各部門文書資料的再加工。通過文字材料的選取、概括，形成大事條目，并把各自獨立的大事敘述清楚，從而系統(tǒng)、全面地反映一定歷史時期學校的人才培養(yǎng)、教育改革、科學研究和社會服務等方面的歷史概貌。

從大事記內容的形成來看，它并不是檔案史料的簡單重復和堆積，而是對檔案材料的再加工、再整理，有選擇地進行去偽存真，去小留大，去繁從簡，從而正確地反映和再現(xiàn)歷史的真實面目。

從大事記內容的特點來看，它只是選取學校歷史發(fā)展中有影響的“大”事來記，而不是事事都記，使大事記成為“流水賬”。

那么大事、小事的標準是什么？其實大事小事只是相對而言的，一般來說，凡是涉及全局性的、長期性的活動，以及對學校工作和歷史發(fā)展有重要影響的事件，都是大事，如學校機關機構設置、撤銷和體制的變更；單位領導、干部的任免；學校重大政策、法規(guī)、決定的發(fā)布及實施；本單位舉辦的在社會上有重大影響的活動等。

2 大事記的作用

學校大事記是一種重要的檔案材料，是學校的精神財富，它為學校黨政領導和有關職能部門研究工作、做出決策、制定規(guī)劃時提供了重要參考。

首先，它為領導決策工作提供重要參考。黨政領導在研究、部署工作時都要了解學校以前的發(fā)展狀況，新任領導更是如此。在進行教育教學改革時，也有必要參照過去的做法，有了大事記，便可理清思路，找到正確的道路。

從某種意義上說，大事也是一種具有檢索功能的工具書，給閱讀者一定的啟示和引導，還可為查找相關檔案資料提供線索。因為大事記比較完整、清晰地反映學校工作的發(fā)展軌跡，使人們從正確的事件中總結經(jīng)驗，從錯誤的事件中汲取教訓，進而掌握工作規(guī)律，提高工作效率和管理水平。

其次，大事記本身就是一種檔案材料，是學校工作的備忘錄，具有重要的史料價值。在學校各項管理工作中，有些大事并沒有形成文字材料，如各級主管機關（部門）到校檢查（視察）工作，與兄弟學校和校友的友好往來、交流活動等，這些活動并不一定形成獨立的文字材料，當然也就沒有存檔的材料，大事記就可以彌補這一缺漏。

再次，大事記可為學校編史，為本地的教育志書提供可靠的、有價值的史料。從這一意義上來講，學校大事記也為地方檔案事業(yè)的發(fā)展做出了貢獻。

3 大事記編寫的要求

3.1 確定編寫組織和職責

編好大事記，學校領導要明確思想，統(tǒng)一認識，把大事記的編寫當作一項常規(guī)工作來抓。大事記的編寫是一項政治性和業(yè)務性較強的工作，它不同于秘書起草的機關公文，也不同于部門計劃總結，更不同于學術論文、文學作品，它有自己的特殊的文體與風格。

那么“大事記”由誰編寫呢？多年來，高職院校大事記的編寫基本上處于無序狀態(tài)，寫什么、怎么寫、如何組織、由誰鑒別等多無明文規(guī)定，更沒有具體的實施細則。多數(shù)情況，學校大事記是由文書部門編寫的，但筆者認為應列為學校綜合檔案室的專職業(yè)務比較合適，因為大事記是一種檔案史料，編寫檔案史料是檔案室的基本業(yè)務。

多數(shù)情況，高職院校檔案室只是院校辦公室的一個附屬物，并沒有真正獨立出來，成為與其它科室業(yè)務等同的一個部門。由于大事記的重要性以及涉及的部門和內容繁雜，所以這項工作還需要各部門通力協(xié)作，共同完成。因此，應由分管檔案工作的領導掛帥，院校辦公室牽頭，檔案室承辦，聯(lián)合其它部門和人員參與，共同承擔此項工作，一月底收集完材料，二月完成大事記編寫。寫成的大事記，要經(jīng)學校領導和相關部門審核，報院務會討論通過，最后以發(fā)文的形式定下來。

3.2 力保材料的完整準確

在內容方面，材料應完整齊全。大事材料完整，大事的各要素力求齊全，包括事件的起因、過程、涉及的部門、人員及結果等，都要有清晰的記錄。“大事記”應該反映本校工作情況的全貌，全面反映學校各項工作開展情況，參閱者通過大事記，就可全面了解學校在機構設置、人員變動、教研活動、實習實訓、學生管理、社會實踐等工作開展的基本情況。

在時間方面，大事記一般采用編年體，也就是將一年中所發(fā)生大事按時間順序串連起來。記敘文的五大要素要具體，要具體寫清事件發(fā)生、發(fā)展的年、月、日。要注意的是時間要清晰準確，盡量不要用最近、近日、月初、年底等這些不確切的表述。對日期的表述還可以做一些規(guī)定，如各級主管部門發(fā)出的文件，選用行文日期；會議選用召開會議的日期，如會議開數(shù)天，則寫起止日期；選用報刊的，以報道事件所指日期等。若大事發(fā)生的時間、地點、人物、事由及結果等記錄不具體，利用者在查閱時還要通過大量的文件材料進行考證，浪費了大量的時間和精力，不正確的時間記載還會給人誤導。

在語言方面，需完整規(guī)范。如在大事記中只寫 “王科長”、“李主任”，而沒有明確其職務，也沒有寫清其姓名，此條大事記所記錄的信息就欠準確，如果是了解當時情況的人員還在校，還可以知道領導的職務和指向，假若當事人和知情人發(fā)生了變化，若干年后就很難考證了，這部分記錄也就很難再追補回來。還有的大事條目，在記錄領導職務時為了取悅領導故意做些刪改，如將“王××副校長”寫作“王××校長”，將“副”字省略，這些寫法都是不正確的。

3.3 務求內容的公正真實

客觀公正是志書本質的特征，大事記作為一種史記也不例外。編輯人員在編寫“大事記”時必須尊重歷史，反映真相，真實記錄整個事件過程，再現(xiàn)學校歷史和發(fā)展現(xiàn)狀，不能只記成績不記缺點、只記領導的活動不記群眾的工作。

堅持真實，保持歷史原始性，與事件或活動有關的時間、地點、人物、涉及的數(shù)據(jù)等都要準確無誤。只要是大事、要事，就要記錄，而不可以用事件的好壞、領導的喜好作為入記的標準。對工作中的成績和失誤兩個方面，我們要一分為二地看待，無論成績和失誤，只要對學校事業(yè)的發(fā)展產生重大影響的，都應記下來。一些失誤和錯誤，是一個很好的反面教材和前車之鑒，記住它，或成為促進我們改進工作、不斷前進的動力；如果放棄記錄，是對工作的不負責任，對歷史的不負責任，更嚴重的是可能會重蹈覆轍。

大事記的材料來源一定要真實可靠，有據(jù)可查。學校檔案室歸檔的檔案材料，各級主管部門發(fā)出的正式文件和召開的各種會議材料，以及學校校務工作會議所記錄的事件等，都是編寫大事記的材料來源。在核準材料的準確性后如實使用，切忌夸張、想象，不能隨意加進編者自己的主觀見解，更不能歪曲事實、顛倒黑白。對原材料來源中不準確的，或幾個材料的表述有矛盾的，應盡力進行考證，一時不清楚的，留查證清楚后再補充錄入。

3.4 突出事件的重、大特點

大事記的記述要突出重、大特點。

大事記中的“大事”應有一定標準。一些院校的大事記在入記標準上掌握尺度不準確，把一些不夠“大事”標準的事件都記入了，使大事記變成記事記。這種情況的產生，表明編者對于“大事”的理解有一定的偏差，因而對材料的取舍產生偏差。

編寫學校大事記時要從全局出發(fā)，從信息價值、存史價值等方面來決定屬大事與否，并要結合學校每個歷史時期的特點和本校實際情況來衡量，要認識到，領導活動并非全是大事，群眾的工作也并非都是小事。

而對于會議的記錄，也應當有所取舍。會議有不同的性質，有綜合性會議，有專業(yè)化會議，有臨時會或現(xiàn)場會等等。入記不僅僅要看會議的級別和參加人數(shù)，更要看會議的內容。有些大會討論的可能并不算大事，有時小會決定的事項倒可能對學校教育改革發(fā)展產生極為深遠的影響。

3.5 盡量做到簡明扼要

“大事記”編寫要求在內容準確無誤的前提下，用言簡意賅、精煉概括的文字表述出來，盡可能壓縮篇幅，盡量少用或不用修飾語以及提問、描寫、評論等表達方式。要做到事件的意思內容完整，語言表述簡練準確就可以了。文字一般百字以內為宜，最長不要超過200字。文字太少內容表達上不明白，過多則表達內容易重復。該長則長，當短則短，既要說明相關內容，又簡明扼要，說清事情。

這要求編輯人員有一定的語言文字功底，要能用高度概括的語言對內容較多，過程繁雜的事件進行準確表達。力求文字簡練，又不輕易地省略或縮寫，更不能對關鍵詞語進行簡單的修改和刪減，詳略適當，重點突出，這樣才能編寫出高質量的大事記。

3.6 注意敘事體例結構

大事記的編寫，其體例大致有四種：編年體、紀事本末體、記述體和分類編年體。但筆者認為，學校大事記的編寫應采用編年體單一的記述，即在該年度以時間順序為線索進行記述；在編排方式采取以年為綱，按月、日順序排列，一條一事直接記述，不可在一條之中同時記載兩件以上事項，如果一日之中發(fā)生幾件大事，則應分條列明。

以上主要是從原則方面談如何編寫大事記，而真正要做好大事記的編纂工作，編輯人員本身除了要具有很高的政治素質和業(yè)務素質外，還要有高度的責任心和使命感，要愛崗敬業(yè)，耐得住寂寞；同時要加強學習，加強知識積累，提高自身的綜合素質。

總之，在大事記編寫時，要明確要求，確定組織，收全材料，選準大事，簡明扼要、實事求是，就能編寫好學校“大事記”。

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作者簡介：甘國友（1964-），男，廣西貴港人，柳州職業(yè)技術學院講師，研究方向：高校思想政治教育和檔案管理。