工作方式的變遷，驅動OA系統(tǒng)的演化

OA系統(tǒng)是中國特有的企業(yè)信息化軟件系統(tǒng)，也是中國企業(yè)和政府機構裝備最普遍的信息化軟件系統(tǒng)。更加值得注意的是，就是這樣一款企業(yè)應用軟件，在十幾年的時間里，經歷了持續(xù)不斷的變化，從MIS型、文檔郵件型、公文流轉型到溝通互動、流程協(xié)同型，始終是企業(yè)和政府機構等首選的信息化應用軟件系統(tǒng)。

今天的OA系統(tǒng)一般都稱為協(xié)同OA，或者協(xié)同辦公系統(tǒng)，有的軟件廠商干脆稱之為協(xié)同管理平臺。如今的OA與傳統(tǒng)的OA相比，架構、功能、應用都發(fā)生了顛覆性的變化。人們工作方式的變化導致了OA系統(tǒng)的演變，從而滿足企業(yè)和政府組織的“辦公—工作”的信息化需要。

“辦公—工作”的變化

在這個信息技術主宰的信息化世界里，最深刻的變化是人們處理信息的方式及人和信息的關系。

“辦公”的本原概念中有兩個制約性的條件，第一個條件是具有時空限制，即在特定的地點，比如辦公室和辦公時間段里；第二個條件是需要和某種資源、信息或人員一起，即時空上的同時、共現(xiàn)。這兩個條件決定了人們的工作方式——在哪里、與誰一起、如何工作。首先讓我們來看，人與信息的關系。起初人們要到辦公室去工作，因為那時候的辦公基本上是辦文，文件、文檔處理，發(fā)文、起草、撰文等，基本形式是信息處理。考察人們工作需要的信息“存放”在什么地方以及人們如何獲得（或傳遞、交流）它們，對于理解人類工作非常重要，因為這在很大程度上就是人們如何工作。“存儲”在人們的頭腦中的信息不算，因為已經是如影隨形隨身攜帶了。起初，除了人腦之外，信息需要記錄在紙張或其他有形介質上，辦公——工作需要的信息是公文、文檔、文獻，一般放在組織——機關、單位、企業(yè)的辦公場所，工作信息存儲在辦公室內、辦公桌上。后來隨著計算機技術的發(fā)展，這些信息開始電子化——數(shù)字化，存儲在辦公室或其他工作場所的電腦——PC等計算機里。再后來，這些計算機被連接了起來，需要借助通訊線路。如今，近兩年來，發(fā)生了質的變化，信息從各處被存儲在“各處”，那是一個無比現(xiàn)實而又虛擬的地方——使用者可以隨時、隨地獲得，既不需要有人事先鋪設線路，也不需要特別的、昂貴、笨重的設備，使用已經與人們如影隨形的手機——智能手機、iPad、安卓終端。至此人與信息的關系發(fā)生了有史以來最大的變化，人與信息這種最為重要的資源實現(xiàn)了最大程度的“同時—共現(xiàn)”。

《現(xiàn)代漢語詞典》釋義“辦公”為：辦理公事。“公事”則被定義為：公家的事；集體的事；還指公文。可見，中文“辦公”一詞含義就是“工作”。維基百科對工作的解釋為：就業(yè)崗位；職業(yè)；正在勞動的過程或狀態(tài)。由此可見，所謂的辦公，其實就是工作。其中有一種特例，辦文，特指信息處理工作形態(tài)。

作方式和工作關系的變遷

在哪里、與誰一起、如何工作。這些構成人們的工作方式。信息技術的發(fā)展改變了人們的工作方式。首先是通訊技術，自遠古以來就在改變著人類的協(xié)同活動，通訊技術使得人們不必同時出現(xiàn)在某一個地點就可以共享信息，從而可以協(xié)調行動，實現(xiàn)協(xié)作。從電話、傳真到互聯(lián)網，再到移動通訊、移動互聯(lián)網，人們已經徹底解決了信息協(xié)作的同時—共現(xiàn)性問題。人們之間以及人與組織之間的信息協(xié)作，已經實現(xiàn)了移動、泛在、互聯(lián)式的工作——在任何地點、以任意方式、與任意需要的人和信息互聯(lián)并協(xié)同工作。

人們的工作方式除了與獲取和溝通信息的方式密切相關外，更與組織的結構和運轉方式相關，甚至取決于組織的流程結構和運轉特征。不經意間，信息技術從根本上改變著人們的生活和工作方式，甚至也改變了人們的思想，改變了人們看待世界和處理問題的方式。這個世界變了，從人們的居家生活，娛樂休閑，到人們的工作空間——假如還說是辦公室的話。這個世界變平了——扁平化，這意味著人類組織，企業(yè)和其他任何社會機構，一直普遍采用的層級式管理架構的解體，基于此層級結構而采用的各種管理體系在很大程度上失效了。人們的生活從基本的層次上，時間和空間都越來越碎片化了，人們開始把時間切得更碎，更小的片段來做不同的事情，甚至做不同的行為、思考不同的問題。人們不斷地切換“信息內存”，閱讀更小的信息片段，在一個本已短小的時間單元里分時地處理不同類型的事物或任務。微信、微博、微閱讀，微碎化的生活，貌似個體行為上的改變，改變著人類的生產關系和協(xié)作效率。工業(yè)革命以來所開創(chuàng)和沿用著的組織生產模式——同時、共現(xiàn)式協(xié)作越來越困難，成本提高，成效降低。當然，這可以用另一種新的協(xié)作——互聯(lián)模式來取代并獲得更高的成效。互聯(lián)網和Web 2.0技術的普惠應用導致了社會人的重新發(fā)現(xiàn)，在互聯(lián)社會里每一個人重新以自我的感受、判斷、價值和創(chuàng)造與其他人連接、溝通、交互，使信息的技術流程把人的社會化特性發(fā)揮得淋漓盡致，遠遠超越了以往有限時空共現(xiàn)的交往限制，在億萬差級閾值超越之后互聯(lián)的人，無論是在生活中還是工作中都將是社交化的。意味著組織-企業(yè)邊界的模糊和關系高度繁復，改變了每一個人在企業(yè)或其他組織中的低位。扁平化、碎片化、社交化必然導致各種社會組織的去中心化，一直行之有效的組織管控模式開始逐漸失去效力。這個時代的信息關鍵詞：移動、泛在、互聯(lián)，體現(xiàn)了我們這個時代的特征。移動代表移動互聯(lián)的生存和工作方式，互聯(lián)的不僅是通信，還包括語音、文本、圖像、視頻、會議、多感知……泛在不僅表征社會組織的業(yè)務運轉方式，也反映了業(yè)務分布導致人員分布的全球全時化，7X24X365的同異步工作方式；通過網絡互聯(lián)爆發(fā)了社交化商務、企業(yè)社會化（企業(yè)2.0）。概括起來就是在碎片化、去中心化、社交化、扁平化情境下企業(yè)人和資源的移動、互聯(lián)、泛在式的配置和運營。如果要使得這種配置和運轉高效進行，必須克服基于同時性—共現(xiàn)性的工業(yè)革命時代管理方式的失效。

作支撐信息系統(tǒng)的變遷——從oa到OA

在中國企業(yè)信息化的語境中，oa是一個簡稱，Office Automation系統(tǒng)的簡稱，是一種企業(yè)應用軟件系統(tǒng)。它不是西方語境中辦公自動化或辦公室里的自動化，像Typewriter—電動打字機—電子文字處理機—Computer+打印機/復印機一類的美、歐西方國家的自動化理念，也不特指在計算機上運行的Wordpefect、Office套件這樣的辦公軟件。它的真實含義是oa System，辦公系統(tǒng)——辦公管理系統(tǒng)。這是中國社會和企業(yè)信息化過程中產生的理念、實踐探索和軟件產品。

最早的辦公自動化系統(tǒng)其實只是一個文檔信息系統(tǒng)，并且強調它的管理特征，故常常也稱作MIS，是帶有管理傾向的。西方人的自動化是從作業(yè)自動化開始的，是Operation Automation；中國人在工業(yè)化的過程中，趕上了信息化的大潮，出現(xiàn)了跨越式發(fā)展，出現(xiàn)了信息自動化——智能化的發(fā)展這就是辦公自動化。在西方人看來根本就沒有辦公，只有工作；在中國人的意念里，行政性事務、在屋子里辦的，特別是和文書、開會一類相關的事情，才是辦公。因此中國的辦公系統(tǒng)具有很強的行政、辦文的特征。這就是為什么中國盛行oa，而西方則不然。中國的oa系統(tǒng)作為一個獨立的企業(yè)應用軟件門類，除了信息共享機制必定有公文流轉流程內置其中。大部分國產oa系統(tǒng)可以說就是具有公文流轉和審批處理機制的管理信息系統(tǒng)。

電子郵件的發(fā)明給oa系統(tǒng)帶來了溝通技術的突破，典型的產品就是Lotus Notes辦公系統(tǒng)。國產的oa系統(tǒng)軟件自然沒有錯過這一技術帶給辦公自動化的巨大價值，在企業(yè)或政府機構的oa系統(tǒng)的用戶之間，溝通和互動成為普遍的行為。而且人們使用oa系統(tǒng)已經不限于公文流轉等辦文特征明顯的業(yè)務，而是普及到全面的業(yè)務信息和溝通活動了。與此同時，中國的辦公自動化概念中的辦公早已演變了內涵，已經成為工作自動化，并且特指知識型員工或者信息工作者的工作—作業(yè)自動化。此時，社會化的協(xié)同工具——個人社會化協(xié)作軟件已經普及，OICO、QQ、MSN的應用已經超過了凱文·凱利后來定義的億萬差級，這導致了人與人之間信息合作關系的質變。恰在此時，2002年在中國產生了協(xié)同軟件，最初的協(xié)同軟件是在社會化的協(xié)同工具即時通訊IM系統(tǒng)上開辟并維持一個協(xié)同工作區(qū)的方式來實現(xiàn)的。這就實現(xiàn)了從個人協(xié)作到組織協(xié)同的躍變。

當時的協(xié)同軟件被分為三個大類：協(xié)同工具、協(xié)同應用和協(xié)同平臺。有趣的是當時的協(xié)同工具包括電子郵件、IM、WIKI等已經發(fā)展成熟的應用，并沒有引起人們的高度矚目。倒是在協(xié)同應用和協(xié)同平臺軟件上，引發(fā)了人們的高度關注。一時間春潮涌動，協(xié)同風起，包括IBM、微軟這樣的軟件巨鱷也投入到協(xié)同軟件的市場角逐中了，各家oa、crm、項目管理、知識管理軟件廠商紛紛宣布推出協(xié)同oa、協(xié)同CRM、協(xié)同項目管理，連IBM也宣稱自己就是協(xié)同軟件的開山鼻祖（因為Lotus Notes）。那個時候，有一種企業(yè)應用軟件對協(xié)同軟件的發(fā)展起到了至關重要的作用，這就是oa系統(tǒng)。因為oa是協(xié)同最典型、最密集的應用場景。協(xié)同與oa的結合導致了真正意義上企業(yè)協(xié)同應用軟件的問世，并獲得企業(yè)應用軟件市場的廣泛認可。致遠軟件A6就是這類軟件的典型代表，緊隨其后的有金和、泛微、通達等協(xié)同oa軟件。

不得不承認協(xié)同oa是協(xié)同應用的典型。但是，隨后人們工作方式的變化，對所有企業(yè)應用軟件提出了協(xié)同化的要求。這就是碎片化、扁平化、去中心化和社交化。這導致了管理軟件協(xié)同化的趨勢，也讓人們認識到在企業(yè)信息化過程中，存在兩種信息化系統(tǒng)，一種是業(yè)務系統(tǒng)，一種是管理系統(tǒng)。oa系統(tǒng)在其協(xié)同化的演進過程中，自然而然地發(fā)展成為管理型系統(tǒng)。在中國協(xié)同軟件市場上，有一個非常有趣的現(xiàn)象是值得我們關注的：協(xié)同應用軟件的主導廠商所提供給用戶的協(xié)同oa軟件從架構上就是一個協(xié)同管理平臺，只是它的oa應用做得太優(yōu)秀了，以至于用戶和市場自然地將其視為優(yōu)秀的協(xié)同應用軟件了。

中國市場上的主流協(xié)同軟件廠商都認同一個事實：企業(yè)應用的泛互聯(lián)網化。如果說中國企業(yè)管理軟件的模式受到深刻沖擊的話，企業(yè)軟件應用的泛在互聯(lián)和社交化趨勢應當是最重要的力量之一，因為它顛覆軟件的應用方式，顛覆現(xiàn)有的企業(yè)軟件架構，改變企業(yè)選擇和購買軟件的方式。協(xié)同管理平臺此時恰恰可以承擔將這種需求和趨勢落地的使命。從而真正實現(xiàn)企業(yè)應用軟件的管理價值。工業(yè)革命的真正動力實際上是人和機器的糅合——人與機器流水線的結合。而協(xié)同管理平臺正是信息的流水線體系，人與信息流程線的融合，正是協(xié)同管理平臺OA——Organization Accordance Platform組織協(xié)同平臺所要實現(xiàn)管理飛躍。

工業(yè)革命讓工人走上機器流水線，借助Organization Accordance Platform提供溝通、協(xié)作、流程、知識引擎和信息、人員、作業(yè)、績效等管理功能，OA變革讓員工進入信息協(xié)同流水線。正如凱文·凱利所預言的那樣，這將是一個“人機合一”的Web 3.0時代。協(xié)同軟件從溝通工具和oa系統(tǒng)躍升為組織協(xié)同平臺。