檔案整理工作之感悟

摘 要：檔案的整理工作是檔案管理業務中的重要環節之一。檔案管理人員熟悉本單位的職責、工作流程等情況，制定切合實際的歸檔目錄，開展檔案整理工作前做好整理方案，注重對整理過程中細節問題的處理，都是做好檔案整理工作的重要保障。

關鍵詞：檔案 整理工作 感悟

檔案管理工作內容就是按照“遵循規律，區分價值，便于保管和利用”的原則將處于零亂狀態和需要進一步條理化的文件資料，進行分類、組合、排列、編號和編制目錄，將它們組成有序體系的過程。檔案的整理工作是搞好檔案管理與服務的基礎。沒有科學的檔案整理，就不能使各種材料系統化、條理化，也無法分門別類妥善保管、確切統計和準確迅速地提供利用。在工作中，筆者對做好檔案整理工作逐漸有了一些感悟。

一、清楚了解本單位的工作情況是做好檔案整理工作的前提

檔案是一個單位工作的記憶。對一個單位的檔案員來說，究竟哪些文件材料應該歸檔，應該做到心中有數。對本單位工作越熟悉，收集的文件材料越齊全，檔案工作就做得越好；反之，初來乍到，對單位工作陌生，再加上缺乏檔案專業知識，要做好檔案工作就會困難多多。比如，教育教學工作是學校的經常性工作，教學檔案應是學校檔案的主體。如果學校的檔案員對教育教學工作的過程不熟悉，對教育教學過程中會形成哪些文件材料心中無數，文件材料之間有哪些聯系不清楚，那么，在進行教學檔案的整理中就不會做到條理清晰。

二﹑制定合理的歸檔管理辦法

一個切合本單位工作實際的，以職能部門為單位的，融分類方案、歸檔范圍、保管期限為一體的歸檔文件管理辦法，并加以落實，能夠大大提高檔案整理的質量。

過去的檔案歸檔范圍是按照檔案的種類制定的，部分概況性的表述與實際工作中產生文件的對應關系存在一定的出入。又由于檔案收集整理與日常工作不同步，整理工作經常是在歸檔移交前進行突擊，耗費人力物力和時間，影響檔案整理的質量。而科學的檔案管理辦法，將歸檔目錄與部門預立卷目錄一一對應，使在工作中形成的文件材料一經產生就規范的裝入檔案盒中，在集中移交時，只需在平時收集整理的基礎上稍作調整即可。這個“拿來即用”的目錄，既能保證應歸檔文件收集完整齊全，又能使檔案隨辦隨歸，減少集中整理的負擔，從而大大提高檔案整理的質量。

三﹑在開展檔案整理工作前，制定整理方案很有必要

整理方案是整理檔案，尤其是整理積存檔案時不可缺少的計劃性文件，是檔案整理以前不可缺少的準備工作。制定方案必須在了解檔案的數量、內容、成分、所屬年度等基本情況的基礎上進行全面考慮和周密計劃。其內容應該包括：整理工作的要求和方法、分類方案表、工作程序、勞動組織以及大體完成的時間等。

有一個科學合理、可操作性強的工作方案，才能更有效地利用人力、物力、財力，保證整理工作的順利進行。如在整理各類專題工作評估檔案，撤并機構零散文件資料，和非正常離職人員遺留應歸檔文件資料等之前，都應首先制定整理方案，然后按照方案逐項落實，整理工作就會比較順利地完成。

四﹑注意解決檔案整理工作中遇到的問題

在檔案整理工作中，會碰到大大小小的問題，需要我們靈活處理。比如，在整理文件中，會碰到無標題或者標題十分簡單的文件，這時候就要自擬一個標題。在擬標題時，應根據文件的主要內容，用簡練的語言加以概括，同時加上文種的名稱。再比如，一個會議或一項工作，如果材料很多，就應把重要的材料放在前面，同時注意材料的分類。如黨代會、職代會、團代會、學代會等會議，開頭可放會議的批復、請示、議程、日程、報告、決議等材料，還要注意，雖然文書檔案保管期限表并沒有把會議主持詞明確列進歸檔范圍，但筆者通過實踐感覺到，主持詞實際上清楚地反映了會議召開的過程，對于今后了解會議的情況起到重要作用，因此應該把主持詞予以歸檔。再比如，對于規格不同的文件，需要我們進行折疊，折疊時要注意技巧，折成16開或A4紙規格，同時在裝訂線一側注意留出至少2厘米的空白，以免把正文訂進。

五﹑檔案整理的過程也是不斷學習、不斷總結、不斷提高的過程

檔案的整理工作可分為系統整理和技術整理兩部分。系統整理包括區分全宗、分類、立卷、卷內文件排列、填寫卷內目錄、案卷封面的編目、案卷的排列和編制案卷目錄。檔案的技術整理包括卷內文件編號、修復、填寫案卷備考表、案卷目錄的抄寫和案卷的裝訂。系統整理更多的是運用業務知識，體現業務水平，更多地體現操作水平和技巧。

實際上，在檔案接收整理過程中，我們的檔案業務知識水平和操作能力得到不斷的提高，也鍛煉了組織協調能力，提高了文字概括能力，陶冶了性情，磨練了毅力，提高了自己的綜合能力。

（作者單位：石家莊鐵路運輸學校）