“年會(huì)攻略”對話板

因?yàn)椤澳陼?huì)攻略”，我們采訪到了這項(xiàng)企業(yè)秀涉及到的諸多領(lǐng)域?qū)＜遥麄兪悄陼?huì)環(huán)節(jié)中至關(guān)重要的角色，他們在常年的參與過程中積累了自己的看法，對“年會(huì)攻略”提出了第一線的寶貴經(jīng)驗(yàn)。

田納新 山東大廈副總經(jīng)理

她的年會(huì)關(guān)鍵詞：正能量+策劃服務(wù)

站在客戶角度上發(fā)揮自己的正能量，既要將會(huì)議場地合理銷售，同時(shí)又能保證會(huì)議質(zhì)量。

◎提前調(diào)度，了解會(huì)議主辦方的活動(dòng)信息、時(shí)間要求和場地要求，做好場地的預(yù)留對接，尤其對于常規(guī)會(huì)議單位及VIP老客戶，有意識地給予提前預(yù)留更顯示個(gè)性化服務(wù)。

◎整體活動(dòng)的細(xì)節(jié)調(diào)度。對會(huì)議活動(dòng)的流程環(huán)節(jié)進(jìn)行梳理，做好準(zhǔn)備和調(diào)度。

◎細(xì)致地掌握年會(huì)客戶第一手的資料，保障店內(nèi)信息的傳播傳遞、工作落地的準(zhǔn)確和縝密。

◎?yàn)榭腿藢?shí)施大廈的LOVE式特色服務(wù)，集體的LOVE式服務(wù)策劃為會(huì)議主辦方邀請的VIP客人創(chuàng)造流連忘返的體驗(yàn)。

◎以資源和經(jīng)驗(yàn)優(yōu)勢為保障，為客戶做好場地布置和重點(diǎn)宴會(huì)擺臺形式及與會(huì)氛圍的營造。充滿高科技的硬件設(shè)施為會(huì)議主辦方提供了堅(jiān)實(shí)的保障。

◎提前半天量的工作和調(diào)度，優(yōu)先于會(huì)議主辦方議程前安排和檢查，為年會(huì)提供提前預(yù)防性營銷服務(wù)。

張東升 濟(jì)南舜耕山莊集團(tuán)副總經(jīng)理 貴賓樓經(jīng)理

他的年會(huì)關(guān)鍵詞：針對性策劃+全方位服務(wù)

當(dāng)把焦點(diǎn)對準(zhǔn)賓客，當(dāng)品質(zhì)和策劃變得專業(yè)化、個(gè)性化，我們的服務(wù)成就的將是一次滿意加驚喜的難忘體驗(yàn)。

◎?qū)τ谀陼?huì)的組織，我們有一支專業(yè)的精英團(tuán)隊(duì)來全程跟進(jìn)，從服務(wù)者轉(zhuǎn)變到參與者、策劃者，無論是員工還是客人，都會(huì)從中獲得經(jīng)驗(yàn)和成果的享受。

◎用活動(dòng)主題引導(dǎo)服務(wù)指向。我們從主辦方了解活動(dòng)類型和情感基調(diào)后，利用酒店資源配合活動(dòng)的氛圍布置，從員工的著裝變化到服務(wù)項(xiàng)目的增添，都全面配合整個(gè)主題。

◎視覺預(yù)覽，場景展現(xiàn)。依照活動(dòng)的要求用電腦做出效果圖除了可以感受現(xiàn)場，更便于客戶提出修改意見。

◎?qū)τ诿恳粋€(gè)年會(huì)活動(dòng)做好詳細(xì)的會(huì)議客戶檔案，這樣不僅有助于酒店保存年會(huì)經(jīng)驗(yàn)資料，也為老客戶未來年會(huì)的改進(jìn)提供修改依據(jù)。

◎任何一個(gè)大型會(huì)務(wù)活動(dòng)都需要明確的服務(wù)分工，各項(xiàng)目管理人員和企業(yè)組織者的對接要具體及時(shí)，保持雙方的聯(lián)系暢通很重要。

陳正薈 索菲特銀座大飯店 市場銷售總監(jiān)

她的年會(huì)關(guān)鍵詞：靈感激勵(lì)+環(huán)保理念

服務(wù)也是有風(fēng)格的，我喜歡法式的“腔調(diào)”，我們對自己的服務(wù)也挑剔得恰如其分，在優(yōu)雅中透露著精細(xì)綿密。

◎企業(yè)年會(huì)的主題和我們的“靈感會(huì)議”團(tuán)隊(duì)經(jīng)過討論碰撞，往往可以有更實(shí)際、更新穎的點(diǎn)子出現(xiàn)。我們不僅需要出售服務(wù)，更需要提供經(jīng)驗(yàn)和靈感。

◎一場年會(huì)不論費(fèi)用高低，如果能考慮到環(huán)保和低碳的因素，在裝飾方面多使用可回收利用的物料，用燈光效果代替現(xiàn)場裝飾，用LED屏替代高損耗的噴繪展板，那將是有益于企業(yè)和社會(huì)的事情。

◎在年會(huì)開場前，用雞尾酒會(huì)過度人員陸陸續(xù)續(xù)簽到的空場期，既能增加互動(dòng)，也可以欣賞企業(yè)展區(qū)或PPT回顧，為年會(huì)起到暖場的作用。

◎使年會(huì)舉辦的日期避開周末，能更好地保證邀請的重要客人的到場率。

◎就像房產(chǎn)的預(yù)售一樣，訂酒店時(shí)間越早約好，提前三個(gè)月和一個(gè)月拿到的優(yōu)惠政策是不一樣的。

孫家麟 濟(jì)南喜來登酒店行政助理經(jīng)理

他的年會(huì)關(guān)鍵詞：信任+溝通

服務(wù)理念來自于日積月累的沉淀，細(xì)細(xì)碎碎的東西凝聚成了一種根植心中的精神。

◎如果時(shí)間充足，年會(huì)訂酒店前可以多咨詢幾家酒店，搜集相應(yīng)的信息做個(gè)比較，因?yàn)椴煌木频暧胁煌奶厣?，有時(shí)候甚至我們也會(huì)根據(jù)客戶的要求推薦酒店。

◎在組織年會(huì)這樣的大型會(huì)務(wù)時(shí)，我會(huì)堅(jiān)持自己一貫的原則：不管好消息、壞消息，你要告訴我真的消息。只有這樣才能在問題產(chǎn)生之前作出正確的判斷。

◎留出時(shí)間的提前量等于為企業(yè)留出更多選擇權(quán)，不僅有舞臺和場地的選擇權(quán)，可以有時(shí)間試餐并制定菜單，甚至還可以在員工內(nèi)部做一個(gè)調(diào)查，讓他們更早地參與進(jìn)來，更能感受到企業(yè)的關(guān)懷。

◎溝通要及時(shí)，更要細(xì)致，提前溝通好企業(yè)員工的交通方式。如果需要叫車服務(wù)，我們要在年會(huì)結(jié)束之前聯(lián)系好相應(yīng)數(shù)量的出租車公司。

◎保持酒店和企業(yè)組織者的及時(shí)溝通，尤其要跟進(jìn)用餐時(shí)間，以保證菜品準(zhǔn)備的時(shí)間和及時(shí)。

杜光菊 山東國際飯店副總經(jīng)理

她的年會(huì)關(guān)鍵詞：綠色健康+時(shí)尚理念

一次完善的服務(wù)就是一個(gè)承諾的達(dá)成，越了解服務(wù)行業(yè)，越明白“貼心為你”、“親情一個(gè)家”簡單話語背后的復(fù)雜，也更珍惜所有的付出和努力。

◎在年會(huì)準(zhǔn)備過程中，永遠(yuǎn)不用擔(dān)心過分細(xì)心是多余的，它是圓滿組織年會(huì)的基本要素，我們要求銷售人員要對接到企業(yè)人員具體的信息，包括偏好、當(dāng)日交通和民族飲食禁忌等。

◎因?yàn)槟陼?huì)涉及的客人是規(guī)模型的，對此類大型活動(dòng)特別要注重食品的安全問題，所以要保證食材在活動(dòng)舉辦的當(dāng)天采購并使用。

◎提前預(yù)定的除了場地，還應(yīng)提醒企業(yè)是否需要客房。尤其是有外地客戶和分公司人員參加的企業(yè)，未雨綢繆是預(yù)防失誤的保障。

◎入場前的簽到活動(dòng)看似簡單，但如果有禮品分發(fā)和簽字留影環(huán)節(jié)，要注意留出足夠的活動(dòng)區(qū)域，做好禮品補(bǔ)充專人對接，防止客人同時(shí)到達(dá)造成的擁堵。

◎任何完美的方案也會(huì)需要“應(yīng)急預(yù)案”，無論何時(shí)做好充足的備用方案，把“可能突發(fā)”當(dāng)成“確實(shí)已發(fā)”建立預(yù)案，是我們多年年會(huì)順暢舉辦的心得。

田文萍 萬達(dá)凱悅會(huì)議宴會(huì)總監(jiān)

她的年會(huì)關(guān)鍵詞：細(xì)節(jié)+耐心

把自己融入年會(huì)組織者中，變成其中的一分子，你會(huì)發(fā)現(xiàn)這是在做自己的年會(huì)。

◎雞尾酒會(huì)式年會(huì)讓人們的溝通比較愜意，往往可以用在整體年會(huì)的一個(gè)環(huán)節(jié)或者小型年會(huì)。在會(huì)場中我們會(huì)使用服務(wù)員托盤服務(wù)，同時(shí)現(xiàn)場擺放雞尾酒桌，避免取餐混亂。

◎?qū)τ诩彝ナ降哪陼?huì)形式，菜單和飲料的選擇要考慮到孩子的需求。依照年會(huì)的主題制定相應(yīng)菜單也比較個(gè)性化。

◎合理地做好年會(huì)客人入場和散場時(shí)間的調(diào)整，簡單的提醒就能避免擁擠和其他不安全因素。

◎年會(huì)中有節(jié)目演出環(huán)節(jié)，男女演員化妝和更換演出服需要離年會(huì)場地近的小休息室，這樣的打包服務(wù)和提前詢問考驗(yàn)的是酒店銷售人員的細(xì)致。

◎必要的細(xì)節(jié)追問是減少失誤的法寶，比如何時(shí)布置會(huì)場、企業(yè)展板是否需要提前送到、掌握好節(jié)目單跟進(jìn)每一個(gè)操作等，細(xì)節(jié)在保證質(zhì)量中起到關(guān)鍵作用。

◎參加年會(huì)的人數(shù)是組織方比較難控制的，提前三天再次確定參會(huì)人數(shù)，既能夠及時(shí)跟進(jìn)信息更新，如果有人員的增加，也有足夠的時(shí)間去應(yīng)對。

鐘銳 慶典活動(dòng)策劃人

他的年會(huì)關(guān)鍵詞：互動(dòng)游戲+溫情牌

我更喜歡用情感活躍氛圍的做法，在歡快的情節(jié)下做一些感動(dòng)的事情，在感動(dòng)的時(shí)刻做一些歡快的事情。

◎過多的演出節(jié)目容易讓現(xiàn)場氛圍和年會(huì)互動(dòng)的主題脫節(jié)，不要想著把年會(huì)辦成春晚，嚴(yán)絲合縫的環(huán)節(jié)抵不過渾然天成的互動(dòng)。

◎ 400人左右的大型年會(huì)要組織一場別開生面的演出，最好把歌舞類節(jié)目以一定的比例外包給演出公司，然后員工參與的節(jié)目占據(jù)其中小部分。分工合作的模式可以減輕員工的工作量，讓員工在參與的同時(shí)也能觀賞。

◎組織一個(gè)環(huán)節(jié)流暢的年會(huì)舞臺秀，后臺的無名英雄必須有良好的配合，尤其是現(xiàn)場導(dǎo)演、主持人、現(xiàn)場工作人員、調(diào)光師、調(diào)音師、大屏幕控制人員之間的及時(shí)溝通。

◎熱場可以采用游戲和小道具，群體性的游戲最易于打破距離感，小手拍等現(xiàn)場道具也能讓氛圍和參與度更好。

◎確定年會(huì)的主題基調(diào)很重要，應(yīng)該多從愛情、親情和友情三方面下工夫，而不是先定下節(jié)目流程、菜品。這些都是為了年會(huì)中的情感服務(wù)的，所以從公司員工的細(xì)節(jié)入手是首要。

◎送禮物的最高境界是不要純粹地為了感動(dòng)。越有愛有情的禮物，越要以一種輕松的方式送出。