中原經濟區發展之檔案信息化建設研究

劉璐璐

(中州大學國有資產管理處，鄭州450044)

中原經濟區建設正在穩步進行，為了推動全省檔案事業的又好又快發展和實現我省經濟區建設蓬勃向上發展的目標，從而更好地為中原經濟發展提供更加廣闊的空間和科學高效的服務，根據上級對信息化發展的具體指示，我們要進一步實現檔案信息化建設，把檔案信息化建設真正放入中原經濟區建設和發展的計劃當中。檔案信息化建設是檔案工作發展邁向現代化的必經之路，也是中原經濟區建設實施綱要要求的必然結果。針對現行我省檔案工作存在和面臨的問題，我們要選擇合理的解決方法和有效的實施方案，真正實現檔案信息化建設，為中原經濟區建設貢獻力量。

一、檔案信息化和檔案信息化建設概念界定

檔案信息化是以網絡、計算機、信息技術為手段，以現代管理學為理念，以檔案資源為對象，以檔案工作為依托，以檔案管理學為最新理論做指導，以服務于全社會為宗旨而開展的一項涉及多學科知識交叉應用的新型工作模式，按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求，開展檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。其核心和目標是發展檔案業務，提高檔案的現代化管理水平，挖掘檔案的社會價值，提高全民族的文化素養，造福于后代。檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。

二、當前檔案信息化的發展狀態和面臨的問題

1.發展狀態

(1)檔案信息化程度參差不齊。對檔案的管理僅滿足于現有的純手工管理模式，檔案管理人員沒有通過現代化互聯網絡對檔案信息進行管理，而是使用單機版或局域網管理模式，大大降低了檔案信息的管理成效。(2)對開展信息化檔案工作的思路不完全相同。檔案信息化不局限于檔案管理部門內部來開展工作，而是納入單位信息化規劃過程中去建設，檔案業務部門需要先行一步，首先從單位的業務發展逐漸開展和擴大起來，然后等待時機成熟后再考慮與主管單位相關部門之間的信息實現集成。(3)開展檔案信息化工作的方式不同。從當今檔案管理部門來講，有自主開發、購買商品化、合同外包制。(4)對檔案信息的安全管理存在疑惑。對技術人員的安全不負責，對網絡技術人員持懷疑態度，網絡不安全，不能將檔案數據上網，對已購買的防火墻、防毒軟件不升級，不進行有效備份措施。(5)檔案管理人員對檔案信息化工作內容和網絡信息技術的理解不一致，相互之間存在一定差異。

2.面臨的問題

(1)思想意識問題。少數部門、部分同志對檔案信息化建設的重要性了解不夠，認為這是可有可無的事，即使爭創檔案升級，也是辦公室檔案人員的事，與己無關。思想認識上出現了偏差，從而怠于配合、協助相關檔案的工作。(2)檔案專業人員配備缺位。基層檔案部門活多人少的矛盾日益突出，再抽調相關人員從事檔案升級工作相當困難。而專職檔案人員僅有1至2名，每天需要應付日常工作，很難抽出更多的精力搞創建。力量配備不到位，造成創建行動遲緩。(3)資金缺乏。檔案升級在加強規范管理、加大硬件投入等方面需要一筆較大支出，而各單位經費主要依靠財政撥款，經費來源中用于檔案建設方面的專項資金匱乏。如調劑使用有限的辦公經費，只能是杯水車薪，不能滿足創建工作需要。(4)技術指導失位。檔案信息化建設涉及很多新情況、新問題，有的內容專業性較強，究竟如何入手、怎樣操作，缺少相關的業務指導，從而致使相關檔案業務流程不銜接，業務工作很原始。(5)許多單位只購買軟件，不購買實施和維護，致使許多網絡軟件不升級不更新，陷于癱瘓狀態，使現有的檔案工作不能繼續進行，影響檔案信息化建設速度。

三、加強檔案信息化建設的方案和措施

1.人才的基本專業素質培養

提高檔案從業者的專業素養，這就要在平時不斷多加強其理論水平和實踐操作能力，培養多方面隨機應變的專業技術能力。比如：基層部門的檔案管理機構要定期組織對本部門的檔案人員進行專業學習和培訓以及實地考察等相關學習和研究工作，徹底改變檔案從業人員及其兼職檔案員的知識老化等現象，真正將檔案信息化建設以實際行動放到重中之重的位置上來。

2.提高檔案硬件設施和環境標準

(1)根據所屬檔案種類的不同，不斷改變、添置新的硬件設施。例如：設立專門的檔案庫房，購買檔案密集架，以便于各類檔案的分類和存放。根據檔案的保存時間不同，有些檔案保存時間久，就對檔案庫房里有特殊的溫度和濕度要求，就要在這時不斷對檔案庫房進行防潮、防光、防高溫、防火、防塵、防蟲、防鼠等處理，以此更加優化檔案庫房的儲藏環境。另外，對特別專業的或者專業性要求較高的檔案管理部門來講，只有這些硬件設施是遠遠不夠的，其檔案室的建設更加趨于標準化，具體包括了檔案的庫房區、辦公區、展廳區、演示區等。

3.增強意識和制定規章制度

不斷增強黨員及群眾的服務意識，提高自身素質，從我做起。檔案的意識具體來說就是從事檔案人員對檔案工作所持有的熱情度、認真負責態度和對工作的一種文明奉獻精神，檔案的意識形態提高了，其檔案的信息化建設與發展也就不成問題。同時，也要制定一些規章制度和細則，比如關于檔案的保護和保密制度，規范和指導后續的檔案工作，使檔案的信息化管理更加規范和科學。

4.專業檔案網站建立

檔案網站對檔案文化的宣傳、普及和開發利用以及現代信息化建設等工作都發揮著重要作用。檔案網站是專業性業務網站，應該指定專門的管理人員負責本單位的檔案網站管理、建設和維護工作，并且定期對其進行內容增減和系統安全維護，以保證正常有序的網站運行工作。根據檔案的所屬分類不同，針對不同時期和不同階段，我們應該及時進行網站內容變動、更新，不斷豐富專業知識和信息，并且根據網站的整體風格，在主頁和子頁上設計出風格獨特的界面。各板塊欄目分類上也要布置得條理清楚，使人一目了然。內容上要結合所屬欄目分類，解釋與編排合情合理。

5.建立數字檔案館，形成有規模的檔案數據庫，真正實現檔案軟件這個交流與應用的平臺

簡單來說，數字檔案館是基于網絡平臺實現的檔案接收、整理、保管、鑒定、保護、共享利用的檔案管理模式。按照其內部結構框架大致分為以下幾個功能：

(1)數字檔案網站的基本功能。對數字檔案館網站的設計，第一是數字檔案館得具有信息發布、宣傳教育和中介平臺的功能;第二是數字檔案館得有結構框架。為網站建立獨立域名，采用多服務平臺架構，設立在線更新機制，提供交互溝通渠道。

(2)軟件系統功能。要有一個應用管理的平臺，在這個平臺上實現電子文檔的整理編目、檢索利用、資料征集、數據統計、系統維護等功能。

(3)數據庫功能。數據質量要求數據具有規范性、有效性、穩定性和新穎性。目錄數據庫要求把案卷目錄、卷內目錄輸入到數據庫中，實現案卷目錄的計算機管理，從而提高檢索速度與查準率。全文數據庫，要求檔案文件的全部信息輸入到計算機中，從而實現計算機管理與查閱。

四、結束語

中原經濟區正在有秩序地如火如荼的發展中，信息化是發展中的一大關鍵因素，是推動整個中原經濟區發展的重要力量。作為力量之一的檔案信息化建設是促使中原經濟區發展和崛起的一大因素，檔案信息化建設發展的主要目的就是提高現代化檔案管理模式的科學性和檔案管理工作成效的有效性，檔案管理部門要提高重視程度，進一步加強對檔案資源的規范化管理，以促使檔案資源的開發和利用，真正實現檔案的社會價值，從而真正帶動中原經濟區的建設和發展。

［1］崔麗君.檔案信息化建設芻議［J］.當代經理人，2006(6).

［2］馮秀娟.淺析現代檔案管理工作的創新手段［J］.黑龍江科技信息，2010(18).