推行檔案工作規范化與標準化的探討

陳 彬

云南省第一人民醫院，云南 昆明 650032

檔案工作繁瑣枯燥，但對工作的開展卻極為重要，所以這就要求檔案工作必須規范化、標準化。作為衛生監督機構，在管理一些日常文書性檔案的同時，還有大部分檔案是在日常工作中形成的，這類檔案管理原來是以科室負責為主。但實踐表明，此種管理模式不利于開展工作。于是，各科室執法檔案也由所統一管理，這樣既符合檔案工作的基本原則，又能滿足衛生監督業務開展的需要，是非常正確的。為了使檔案工作進一步規范化、標準化，筆者認為應該采取以下措施。

1 建立健全、切合實際的檔案管理制度

1.1 檔案種類繁多、形式各異，有日常文書檔案、業務檔案、紙質檔案、電子檔案。要實行規范的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。

1.2 檔案管理制度應以《中華人發共和國檔案法》為指導原則。

1.2.1 首先要加強硬件的建設，存放檔案必須有專門庫房，并設有專柜便于查找，做到科學管理、排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經常通風，做到整潔衛生;庫房內不準吸煙，以免發生火災;做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全并延長檔案壽命。

1.2.2 其次，建立檔案工作網絡，由領導負責包括業務檔案在內的檔案工作，提出總體要求，制定各項管理制度，進行督促指導。指定專人管理文書檔案和業務檔案，深入各科室，對各科的業務檔案提出統一的立卷要求，對業務科室在工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料及時立卷和定期向檔案室歸檔。保持歸檔材料之間的歷史聯系、區分保存價值、分類整理、立卷，嚴格有關的檔案借閱手續，杜絕檔案亂借亂發，防止分散流失。

2 嚴格公文的制發

2.1 公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的。公文制發的優劣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也決定了日后檔案工作規范化、標準化的質量。

2.2 提高公文質量

2.2.1 首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。

2.2.2 要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位是否準確，落款是否與公文一致，有無日期等。

2.2.3 公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，便于日后長久保管利用。

2.2.4 使用文種要合理，擬制格式規范，行文不濫用簡稱和使用不規范的字，便于日后標準化、現代化檢索手段的實施。

3 做好文書以及電子文件的處理工作

3.1 工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的指導思想，以實現檔案工作的規范化、標準化。

3.2 在現今的網絡工作環境下，電子文件也屬于檔案的一部分，通常以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。軟磁盤的質量直接關系到磁盤信息的保存壽命。因此在選購軟磁盤時要認真把好質量關。

3.3 保存方面，要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里，因為潮濕會使光盤片基霉變，所以環境空氣相對濕度應該控制在40% ～65%，溫度應該控制在14℃ ～24℃。

4 實施“以我為主”的立卷歸檔原則

4.1 “以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則，這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。

4.2 實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題:

①準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。

②明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。

③在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，既要掌握重點，分清主次，同時又要注意防止應歸檔文件的散失。

5 提高紙質檔案立卷的質量

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整，是決定和影響檔案價值的因素，而立卷問題與案卷裝訂質量問題，則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，必須注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，同時要注意解決好案卷裝訂質量問題，便于檔案規范化管理。

6 加強對聲像檔案的管理和保護

聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。隨著社會的發展及辦公條件的改善，在機關工作和各類業務活動中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求，如果不及時歸檔，日后難以追憶齊全和準確。對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。結合實際，創造條件，力求妥善保管，長久保護和利用。