淺析完善的檔案管理是醫(yī)院工作的一塊基石

陳 彬

云南省第一人民醫(yī)院，云南 昆明 650034

淺析完善的檔案管理是醫(yī)院工作的一塊基石

陳 彬

云南省第一人民醫(yī)院，云南 昆明 650034

醫(yī)院檔案工作多角度服務醫(yī)療質(zhì)量管理，是拓展檔案工作內(nèi)涵與外延的有益嘗試。如何做好醫(yī)院檔案的科學管理和開發(fā)利用，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的社會效益和經(jīng)濟效益，是醫(yī)院檔案工作的中心任務。

檔案工作；醫(yī)療質(zhì)量；管理

醫(yī)院檔案工作在市場經(jīng)濟飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會，有著其獨特而重要的意義。伴隨著現(xiàn)代化檔案制度的逐步完善，醫(yī)院管理工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，新形勢下的醫(yī)院檔案工作該如何發(fā)展才能更好地為醫(yī)療服務，是當前要解決的問題。［1］

1 服務人員的素質(zhì)定位

人員素質(zhì)包括政治素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)和時代意識。

1.1 政治素質(zhì) 檔案管理工作是一項復雜而細致的工作，因此，作為文檔人員，必須具備敏銳的政治覺悟，堅持正確的政治立場，同時要求文檔人員具備忠于職守，無私奉獻的品德修養(yǎng)和過硬的政治素質(zhì)。由于檔案工作具有一定的機密和較強的政治性，因而檔案專業(yè)工作人員尤應具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質(zhì)。

1.2 業(yè)務素質(zhì) 是指檔案人員履行職責的知識水平和技術(shù)實踐能力。隨著辦公自動化、檔案數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡化的趨勢，檔案人員不僅要熟練掌握檔案學基礎知識和專業(yè)知識，還必須學習和掌握相關(guān)的現(xiàn)代化管理技術(shù)，結(jié)合具體工作，不斷更新和豐富檔案工作的理論與實踐，以適應檔案工作形式發(fā)展的要求。

1.3 時代意識 就是指檔案人員應具備的與時俱進，與現(xiàn)代檔案工作同步發(fā)展的思想觀念。

1.3.1 市場意識 檔案人員應不斷進取，勇于創(chuàng)新，將現(xiàn)有的和已開發(fā)利用的檔案信息主動與市場接軌并參與到市場經(jīng)濟活動中去，及時把能產(chǎn)生極大社會效益和經(jīng)濟效益的檔案信息推向信息市場，使檔案信息在市場環(huán)境的作用下找準位置發(fā)揮其作用，最大限度的為醫(yī)院和患者服務，為社會各界服務。

1.3.2 現(xiàn)代化意識 現(xiàn)在檔案管理工作處在由傳統(tǒng)向數(shù)字化、網(wǎng)絡化轉(zhuǎn)變階段：一是現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展將原有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，醫(yī)院的檔案信息存儲逐漸實現(xiàn)了數(shù)字化；二是熟練掌握網(wǎng)絡數(shù)據(jù)化的運用，才能準確、快捷的進行檔案收集、數(shù)據(jù)處理以及廣泛開展網(wǎng)絡服務。

1.3.3 法紀意識 在社會主義市場經(jīng)濟條件下，檔案人員必須嚴格遵守國家關(guān)于檔案工作的法律、法規(guī)，樹立牢固的保密意識，有高尚的職業(yè)操守。把黨和國家的利益放在首位，把法律和紀律的約束變?yōu)樽约旱淖杂X行為。

2 提高檔案工作服務醫(yī)療質(zhì)量管理水平的方法

2.1 質(zhì)量管理

2.1.1 建立健全醫(yī)院檔案的管理 醫(yī)院、檔案室、科室三級管理網(wǎng)絡是醫(yī)院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網(wǎng)絡的建立，明確醫(yī)院電子檔案管理的職責、線條及要求，按照國際、國家市與醫(yī)院標準實施的結(jié)構(gòu)環(huán)節(jié)，建立兩級管理隊伍，落實管理措施，健全檢查方法。

2.1.2 編好檔案目錄，將檢查目錄分為總目錄、子目錄或分目錄編寫順序可按年度編寫或按內(nèi)容編寫等，根據(jù)檔案的價值、保管期限，分為臨時、長期、永久。目的是達到便于查閱、達到資料的完善、科學、準確。

2.1.3 醫(yī)療糾紛處理 為了使全體醫(yī)務人員樹立以患者為中心，質(zhì)量第一的思想，增強法律意識，權(quán)利意識，責任意識，職業(yè)風險意識，消除醫(yī)療隱患，避免醫(yī)療糾紛，杜絕醫(yī)療事故的發(fā)生，在日常工作中應注重病案的及時、真實、準確、規(guī)范的書寫和妥善的保管，以便公正地保護好醫(yī)務人員、患者、醫(yī)院等各方面的利益。

2.2 行為管理 醫(yī)療質(zhì)量事關(guān)病人的健康和生命安全，病歷檔案是經(jīng)醫(yī)務人員及醫(yī)療檔案信息管理人員加工后形成的具備科學、邏輯、與真實性相結(jié)合的醫(yī)療檔案。［2］因此，病歷檔案的管理就應做到病案前期、中間和終末質(zhì)量控制，達到提高病歷質(zhì)量管理的目的。通過建立醫(yī)療小檔案，包括病歷的書寫、治療方案、醫(yī)療過程中的缺陷等，以記分制的方式記錄在案，使醫(yī)務人員在醫(yī)療中能夠不斷吸取經(jīng)驗教訓，提升整個醫(yī)院醫(yī)療服務質(zhì)量。

2.3 設備管理 我院屬于三甲醫(yī)院，擁有大批先進的醫(yī)療設備。醫(yī)療設備檔案收集工作應于醫(yī)療設備綜合管理同步，這樣才能保證醫(yī)療設備檔案的齊全、準確。要做到四個同步：一是設備檔案資料收集與設備購置管理同步。二是設備檔案資料收集與設備驗收、安裝調(diào)試管理同步。三是設備檔案資料收集與設備使用管理同步。四是設備檔案資料收集與設備檢修管理同步。

2.4 科研管理 醫(yī)療科研檔案是醫(yī)院科技人員在從事與醫(yī)學相關(guān)科學研究活動中，直接產(chǎn)生的各種圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄，其成果具有適用性和認可度較高的特點。特別是醫(yī)療的科研成果，很快就可以為疾病的防治提供依據(jù)，部分發(fā)病機制研究的成果可以為疾病的診斷治療提供依據(jù)，直接使患者受益，充分顯現(xiàn)出檔案信息的社會效益和經(jīng)濟效益。因此，建立健全醫(yī)學檔案可以有效、便捷的各科室、部門之間的屏障，互通檔案信息，實現(xiàn)資源共享，以滿足科研、醫(yī)療多方面的的需求，從而推動醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

2.5 信息管理 現(xiàn)代生活中，信息已成為無形的財富和重要資源。小生產(chǎn)狀態(tài)下的醫(yī)院管理是完全依靠醫(yī)院管理者的反應、認識和記憶能力。但現(xiàn)代醫(yī)院管理規(guī)模之龐大、內(nèi)容之復雜、反應速度之快捷都大大超出了醫(yī)院管理者自然能力所駕馭的范圍。建立并依靠醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)開展醫(yī)院信息管理，就成為彌補［4］人力資源不足的重要手段。

檔案工作信息化管理是醫(yī)院檔案、病案、及多種信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。對本單位保存的各種檔案信息進行存儲、備份，保證數(shù)據(jù)真實、完整、長期可用和安全，利用網(wǎng)絡為醫(yī)院領導和工作人員提供數(shù)字化檔案信息的查詢利用服務，最終實現(xiàn)醫(yī)學檔案存量數(shù)字化、增量電子化、資源共享化，不斷提高醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療水平。

［1］田紅，等.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題［J］.中國民康醫(yī)學，2011.

［2］費素芬，等.病歷檔案在醫(yī)療糾紛中的作用［J］.醫(yī)學信息（中旬刊），2010.

［3］王小箐，等.醫(yī)德醫(yī)風檔案與醫(yī)院服務競爭力［J］.中外醫(yī)療，2008.

［4］王玲，等.談醫(yī)院檔案的信息化管理［J］.中外醫(yī)療，2005.

R197.324

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1007－8517（2013）03－0140－01

2013.01.08）