提高醫院檔案管理水平的若干探索

任廣偉 陳 麗

（吉林省人民醫院，吉林 長春 130021）

提高醫院檔案管理水平的若干探索

任廣偉 陳 麗

（吉林省人民醫院，吉林 長春 130021）

檔案在人們生活中的作用是無可厚非的，它在社會生活實踐中具有記錄信息功能，確定并清晰地記錄重大事件。近幾年，隨著醫療體制的不斷改革，社會不斷信息化，醫院檔案的管理也面臨著新的挑戰。由于醫院檔案的種類繁多，所以現階段在部分醫院存在檔案管理混亂、檔案管理員專業水平不夠等現象，這也給醫院的整體管理帶來不必要的麻煩，同時也影響了醫療工作的正常開展。特別是在醫療探索方面，有效的檔案管理能夠起到促進和推動的作用，能夠為醫生提供有效的醫療案例。但是檔案管理不當，不但使醫院的歷史信息模糊不清，資料難以查詢，也制約了醫院自身的整體管理水平。本篇文章就現階段醫院檔案管理存在的問題以及如何提高醫院檔案管理水平展開初步探討。

醫院；檔案管理；問題與對策

醫院的檔案種類繁多，大致可以分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、實物檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案等等，由于醫院涉及到的部門偏多，科室較多，所以醫院的檔案管理確實有一定的難度[1-3]。如果要改善現階段醫院檔案管理的現狀，就要清晰認識到醫院在檔案管理方面存在的問題和缺陷，只有對癥下藥，才能做出進一步的調整和改善。

1 階段醫院在檔案管理方面存在的缺陷

1.1 醫院對于檔案管理沒有科學的劃分界限。檔案管理之所以混亂，很大一部分原因是因為醫院對檔案沒有進行合理的劃分，對檔案的定義理解不透徹。比如前一部分提到醫院檔案的種類繁多，醫院是為患者解除病痛折磨的地方，所以醫院的科室分類自然就會復雜，導致檔案的種類繁雜，這其中包括病歷、病理切片、X線膠片，還有人事檔案、設備檔案、基建檔案等等，醫院的檔案自然就會數量龐大，如果對檔案歸類不清晰，很容易就將所有檔案混為一談，檔案數量多，種類多，這也是檔案管理混亂的基本原因。

1.2 非專業的醫院檔案管理人員。很多醫院的檔案管理人員文化程度達不到要求，也有部分人不具備相應的專業知識，認為檔案管理只是坐在辦公室看著檔案而已，造成對檔案管理工作認知不夠。部分檔案管理人員對醫院的結構和科室了解不足，經驗有限，對檔案管理沒有清晰的概念，基本上是一邊工作一邊學習如何進行檔案管理。并且現在已經步入信息化時代，很多醫院的檔案管理者與時代脫軌，隨著醫學的發展，檔案管理的數量增多，內容多樣，對檔案管理人員的素質提出了更高的要求，有很多檔案管理人員只滿足于現狀，沒有與時俱進。檔案管理人員在實際的檔案管理工作中遇到問題不知如何解決，諸多原因造成檔案管理人員沒有擔負起相應的責任，導致檔案遺漏或者丟失。

1.3 資源緊缺，影響檔案管理水平。隨著科技的飛快發展，對我國的醫療條件也提出嚴峻的考驗。很多醫院為了跟上時代的步伐，為患者提供更先進的醫療設備，所以醫院的規劃中，滿足患者看病的功能科室逐漸增多。在醫院有限的空間，就將不必要的檔案管理室面積縮小，可能會將幾種不同的檔案歸于一個檔案室，造成檔案管理室雜亂不堪，所以用房資源的緊缺，以及相關設備沒有得到很好的應用，必然影響了醫院檔案的管理。

1.4 醫院檔案管理零散。醫院有關檔案管理的制度不健全，所以在實際的管理工作中存在諸多問題。醫院的檔案管理存在一定的特殊性，部分醫院的檔案管理部門只進行檔案的綜合管理，對于具體的切片檔案以及膠片檔案等可能就會由各個部門自行管理，造成檔案管理不統一，分工不明確，給醫院的整體管理帶來不便，如果工作人員進行一些醫療研究，需要一些資料都無從入手查找。

1.5 檔案遺漏，搜集不全。大部分醫院的檔案管理重點放在了有利于醫院發展的文件，或者對于上級下發的文件，對于其他方面的檔案沒有重視起來。這也直接影響了醫院許多檔案信息不全，比如對于工作人員進行的醫療研究、醫療學術報告等等，都沒有及時收集、整理、歸檔。因為大部分醫院的管理重點側重于健全的醫療服務體系，忽略了檔案管理制度，所以給檔案管理人員養成了一定的惰性，平時疏于檔案管理，造成了部分檔案信息的遺漏。

2 提高醫院檔案管理水平的措施

2.1 鼓勵醫院檔案管理人員多參加相應的專業培訓。一名有專業素養的醫院檔案管理人員是展開檔案管理工作的基礎，所以要想使醫院檔案的管理水平得到提高，就要從基礎改善。醫院對檔案管理人員，可定期開展相應的培訓，一方面加強檔案管理人員的專業管理知識，另一方面通過培訓，將檔案管理員固化的思維重新激活，及時更新陳舊觀念和專業知識，做到與時俱進。在提高檔案管理人員專業水平的同時，還要培養他們的能力。

同時，醫院也應該注重人才的引進。對于飛速發展的現代社會，院方也應該要建立一支高效的管理團隊，不但要對本職工作有強烈的責任心，還要不斷充實自己，與時俱進，以提高醫院檔案的管理水平。

2.2 不斷完善醫院檔案管理制度。國有國法，家有家規，相對醫院，雖然每個部門的職責不同，但是都應該有相應的管理制度。完善的管理制度是醫院正常運營的保證。在眾多醫院，檔案管理可以說是一個空白區，要想提高醫院檔案的管理水平，首先要充分認識到檔案管理的重要性，為檔案管理提供足夠的資源，將不同的檔案進行分類以及編號，如病歷檔案、人事檔案和設備檔案等等，使檔案得到完好的保存和歸檔。其次為了便于檔案管理人員的工作，各個部門可指定專人將日常的工作資料進行整理和總結，使大家明白，清晰的檔案管理是要靠大家共同維護的。最后，對檔案管理的部門進行明確分工，將具體的工作分配到個人或者小組，彼此之間也可進行監督，本著“誰主管、誰負責”的原則，將工作進行科學分配，保證檔案管理工作的絕對無誤。

2.3 資源充足，檔案管理方式多樣化。要想使醫院的整體管理完善，就要保證各個分支的管理不能存在問題。醫院檔案的存放不但要有足夠的空間，還要保證存放檔案的環境滿足檔案管理“八防”要求。這就要求醫院要配備先進的管理設備，加大資金的投入，如滅火器、防蟲劑以及空調等設備。這些都是保證檔案完好的必須設備。同時，由于醫院的檔案種類繁多，數量龐大，為了方便工作人員查找，醫院也可以加大信息技術在檔案管理方面的應用。比如建立本院的信息系統，對檔案的歸類、存放位置以及收集日期等等都有完整記載，這樣就便于工作人員的查找，使檔案管理工作井井有條。

2.4 完善檔案管理人員的考核制度。醫院檔案管理工作是一項艱巨的任務，不但要保證檔案信息的絕對保密，還要防止信息的遺漏和丟失。俗話說：有壓力就有動力。完善檔案管理人員的考核，也是為了保證他們工作的積極態度。檔案管理工作是一項長期的革命，檔案管理人員負責各個科室的檔案，所以可以將檔案管理員的業績與相應科室的業績相結合，互相影響，互相推進，保證檔案資料的收集和保管，從而提高醫院檔案的管理水平。

2.5 提高檔案管理的信息化。隨著醫療行業的不斷發展，醫院的檔案也不斷增多。隨著科技的廣泛利用，醫院也可以將其有效的利用到檔案管理中來。醫院的檔案管理也逐步走向現代化和信息化，利用計算機，創建更龐大的檔案信息數據庫，讓科技服務于人類，促進檔案管理工作更有效的開展。

3 總 結

綜上所述，醫院的檔案管理工作是一項復雜而且艱巨的工作，對醫院的整體運營有著非常重要的意義。提高醫院的檔案管理工作，要從多方面著手，找到現階段醫院在管理檔案方面存在的缺陷和問題，并對應做出調整，從而提高醫院檔案管理水平。

[1] 劉偉.提高醫院檔案管理水平 為醫院改革發展做好服務[J].新疆醫學,2006,36(6):191-192.

[2] 張淑娟.淺談醫院檔案管理系統建設[J].基層醫學論壇,2008,12 (S1):102-104.

[3] 商倍倍.淺談醫院文書檔案的規范化管理措施[J].華章,2012(1): 271.

R197.3

A

1671-8194（2013）30-0276-02