如何做好基建項目檔案管理的前期控制

文/車鳳

檔案是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案，能更好地了解過去，把握現在，預見未來。對于企業而言，檔案是生產建設的參考資料，是維護權益的重要憑證，是加強管理的必要手段，是科學研究的可靠資源。基建項目檔案是指從建設工程項目醞釀、立項、施工到竣工整個過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖像、聲像等各種載體各種門類的文件材料。包括項目的前期文件、勘察測繪文件、設計文件、管理文件、施工文件、監理文件、竣工文件、結算文件等內容。基建項目檔案不但記錄了建設項目的全過程，還真實反映了工程實體的現實面貌，是企業的寶貴財富，為以后礦井改建、擴建、技術改造、維修等提供了原始憑證和可靠依據。

基建項目檔案具有建設內容多，投資規模大、責任主體多、技術工藝復雜、建設周期長等特點，有些基建項目為了項目驗收通過，往往采用突擊整理檔案，實質是變 “檔案管理”為“檔案整理”，這常導致事后整理起來困難，移交建設單位的檔案體現不出原有的價值，嚴重影響建設項目檔案的質量和安全保管，影響移交生產以后的檔案管理水平和檔案管理的工作效率。為了避免上述問題的發生，保證基建項目檔案齊全完整，準確并及時歸檔，必須做好檔案管理的前期控制工作。

一、要加強基建項目檔案的收集工作

收集是檔案工作的基礎。基建檔案的收集是一項細致而艱難的工作，由于基建檔案材料形成的時間長，牽涉面廣，參與人員多，工作環節多，是一項專業性很強的工作。建設項目一般有多個責任主體：建設單位、設計單位、勘察單位、施工單位、監理單位、設備材料供貨商等。這些參與建設項目的主體也是檔案工作的責任主體，現在的建設項目多采用EPC、EPC+M、E+P+C+M 等新型建設模式（E是指工程設計，P是指設備采購，C是指施工，M是指管理）。這些新的管理模式給項目檔案管理工作帶來了難題和挑戰。因此在項目初期就要制定建設項目檔案收集范圍及保管期限表、歸檔質量要求、歸檔時間等相關規定，抓住工程關鍵階段進行收集，采取事前介入、事中指導、事后跟蹤的方法，與規劃、工程部門積極配合，確保收集的檔案齊全完整。

二、將項目檔案工作寫入合同文本

為了強化合同管理，項目建設單位在與設計、施工、監理等單位簽訂合同時，應寫明項目檔案歸檔要求，明確竣工文件歸檔的時間和份數，并將項目檔案歸檔要求作為合同的組成部分寫入合同文本，實現合同對建設項目檔案的有效控制，為項目檔案工作提供法律保障。

三、建立項目檔案管理體系及檔案監督指導工作制度

項目主管單位和項目建設單位必須明確分管項目檔案工作的領導，明確項目檔案工作機構，做到項目檔案工作與項目工程建設同步安排、同步檢查、同步考核、同步驗收。項目建設單位要建立以本單位檔案部門為核心，各相關業務部門、設計單位、施工單位、監理單位等各參建單位相關人員為成員的檔案管理網絡，明確相關人員的工作職責，及時開展項目檔案管理網絡內人員檔案業務培訓，制定檔案相關制度和考核標準下發各參建單位。檔案人員要經常深入施工現場,依照《基本建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》《國家重大建設項目文件歸檔要求和檔案整理規范》《科學技術檔案案卷構成一般要求》等相關標準對施工技術人員進行檔案業務指導，并定期舉辦由各參建單位參加的檔案業務培訓班。對項目檔案實行統一領導、統一制度、統一管理，做好項目文件的收集、整理和歸檔工作，使項目文件的歸檔工作處于受控狀態，保障項目檔案管理工作的有效運轉。

四、建立項目檔案管理和考評制度

建立健全項目檔案管理的各項工作制度，將項目檔案工作列入有關領導及部門年度業績考核，考核結果與其工作業績和經濟效益掛鉤；建立項目檔案工作考核與責任追究機制，將項目檔案工作納入參建單位領導、項目經理和檔案管理人員的崗位職責，定期進行考核評價。

五、嚴格執行項目建設費用的檔案交付控制

項目建設單位要制定《項目工程款支付管理規定》等規章制度，規定支付工程尾款和辦理竣工結算時，須經相關部門和檔案室的會簽，才可支付工程尾款和進行工程竣工結算。要實行竣工文件內容三方會審制度。為保證項目竣工文件的準確性，項目建設單位對承包商、施工單位提供的竣工文件必須經項目監理單位、項目工程部門、中間交工驗收小組的審查，內容準確并簽字確認后，方可進入整理階段。

為使基建項目檔案的完整率、準確率切實得到提高，各參建單位須及時將規范的項目工程檔案移交建設單位，變“被動歸檔”為“主動歸檔”，杜絕工程完工后建設單位追著要檔案的被動現象，實現檔案工作從“無序”到“有序”的管理模式轉變。只有增強檔案前期控制的有效手段，克服項目檔案管理中存在的不足，更好地規范與完善項目檔案管理制度，才能保證基建項目檔案的完整、準確、系統、安全，為企業各項工作提供有效服務，將企業基本建設工作推向一個全新的高度。