醫(yī)院檔案借閱中幾個問題的分析

周 琰，梁時榮，詹金鳳，婁元霞

(湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬十堰市太和醫(yī)院宣傳健康教育中心，湖北 十堰 442000)

加強(qiáng)醫(yī)院檔案借閱管理是一項長期的工作，具有一貫性的特點(diǎn)。建立和健全檔案規(guī)范化借閱制度，對發(fā)揮醫(yī)院檔案的醫(yī)療價值、科研價值、管理價值有很大作用。

1 目前醫(yī)院檔案借閱中存在的主要問題

1.1 制度不完善，安全隱患大

由于醫(yī)院檔案管理制度不健全，一些醫(yī)院在檔案借閱中缺乏規(guī)范的借閱、登記手續(xù)，造成醫(yī)院檔案流失。比如，個別人隨意借閱，不履行登記程序，逾期不還，隨手放置，任意丟失。一些科室橫傳文件，造成檔案丟失。

1.2 職責(zé)不明，導(dǎo)致借閱無門

目前，個別醫(yī)院的檔案缺乏統(tǒng)一管理。如宣傳處保存自己的影像資料;檔案室隸屬行政辦公室，管理文書、會計、基建檔案;科教科(處)管理科研檔案，人事部門管理人事檔案，醫(yī)務(wù)科(處)管理病歷檔案，形成在同一個單位內(nèi)由多部門管理檔案，相互不隸屬、相互不銜接，歸檔職責(zé)不明、責(zé)任不清的局面。［1］

1.3 部分檔案管理人員業(yè)務(wù)不精，缺乏借閱指導(dǎo)性

在醫(yī)院檔案借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)該給予借閱人員以專業(yè)指導(dǎo)，并且熟悉檔案分布以及不同專業(yè)學(xué)科的內(nèi)容。然而，由于目前從事醫(yī)院檔案管理的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，部分檔案管理人員是從行政、護(hù)理、醫(yī)技等部門轉(zhuǎn)崗過來的，而檔案專業(yè)出身的人員較少;在專業(yè)人員中，還存在著知識老化、信息閉塞、學(xué)歷偏低、觀念滯后等問題，導(dǎo)致難以有效地為借閱者提供參謀指導(dǎo)。［2］

1.4 信息化程度不高

信息化程度不高一是表現(xiàn)在對計算機(jī)的使用效率上，計算機(jī)在檔案信息化管理中以快捷收集、傳遞、開發(fā)利用信息而擁有優(yōu)勢，是目前最重要、最基本的現(xiàn)代化管理手段之一。雖然有些醫(yī)院已經(jīng)在使用電子檔案，但由于軟件設(shè)計與開發(fā)過程中，檔案管理者不能將這些優(yōu)勢與檔案借閱對接，缺乏應(yīng)用經(jīng)驗，因此不能體現(xiàn)借閱快捷、方便、高效等眾多優(yōu)點(diǎn)。二是檔案資源目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)相對滯后，檔案數(shù)字化工作特色不明顯。［3］

1.5 監(jiān)管不力，造成檔案丟失

一些醫(yī)護(hù)人員和科研人員出于科研教學(xué)需要，借出檔案之后隨身攜帶，長期不還;一些醫(yī)院內(nèi)部工作人員利用工作之便，私自外借內(nèi)部檔案，有的造成檔案丟失;有的被借出的檔案出現(xiàn)病歷被涂改或重新改寫現(xiàn)象，使檔案內(nèi)容失真;部分實習(xí)學(xué)生或進(jìn)修醫(yī)生在借閱醫(yī)療檔案后沒有及時歸還，隨著實習(xí)或進(jìn)修期滿，病歷也不知去向等。

1.6 私自外借檔案，引起法律糾紛

個別醫(yī)院檔案管理人員，經(jīng)不起拉攏和利益誘惑，喪失職業(yè)道德，把醫(yī)療病案私自借出，致使原病史被修改。造成醫(yī)患糾紛甚至法律糾紛。

2 優(yōu)化醫(yī)院檔案借閱管理的對策

2.1 增強(qiáng)安全意識，優(yōu)化借閱環(huán)境

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展;要大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識檔案與醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。在此基礎(chǔ)上，建立醫(yī)療檔案管理制度，并且率先垂范，帶頭重視醫(yī)院檔案的安全管理。實行檔案管理問責(zé)制;不僅如此，全院職工也要認(rèn)識到醫(yī)院檔案是維護(hù)自身權(quán)益、服務(wù)人民群眾的重要工具，真正做到“安全第一、預(yù)防為主”，最大限度地避免因人為疏忽導(dǎo)致的檔案安全問題。［4］

2.2 規(guī)范借閱程序，健全管理制度

檔案借閱是一項經(jīng)常發(fā)生在醫(yī)院的活動。建立完善的借閱制度，可以減少檔案借閱的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院要根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案借閱程序。同時，建立對檔案的歸檔、保管、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規(guī)章制度，使檔案工作每個環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束，確保“有借有還，保持原貌”。

2.3 整合檔案資源，提高借閱效率

首先，相關(guān)部門要建立科學(xué)的檔案管理體系，通過建立信息檔案科，明確職能，將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價。檔案和圖書都屬于文獻(xiàn)信息資源，工作性質(zhì)都具有管理和服務(wù)性。圖書館和檔案室都負(fù)擔(dān)著文獻(xiàn)收藏、保管和信息傳遞任務(wù)，工作步驟都要進(jìn)行文獻(xiàn)分類、編目、檢索、借(查)閱。醫(yī)院應(yīng)統(tǒng)一規(guī)劃庫館，積極促進(jìn)圖書、檔案的一體化管理，減少機(jī)構(gòu)的重復(fù)與人財物的浪費(fèi)，最終在全院建立起嚴(yán)密、有效、快捷的查閱、借閱系統(tǒng)。

2.4 強(qiáng)化借閱主題，提高管理人員素質(zhì)

首先，有計劃、分步驟地引進(jìn)和培養(yǎng)一批具有現(xiàn)代科學(xué)知識和專業(yè)技能的人才。此外，加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過外出進(jìn)修、專家講學(xué)等方式，培養(yǎng)和打造技術(shù)精、業(yè)務(wù)強(qiáng)、效率高的醫(yī)院檔案管理隊伍。最后，建立醫(yī)院檔案培訓(xùn)長效機(jī)制，將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，建立檔案管理人才梯隊。

2.5 改善借閱手段，加強(qiáng)硬件建設(shè)

逐步配備計算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進(jìn)行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計，優(yōu)化借閱工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高工作效率。通過將檔案目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強(qiáng)各部門之間、院際之間的資源共享，實現(xiàn)借閱網(wǎng)絡(luò)化、信息化，從而讓檔案借閱真正滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需求，從而推動醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展。［5］

2.6 理清借閱源頭，消除漏洞隱患

造成醫(yī)患糾紛甚至病歷檔案必須嚴(yán)格保管、制訂借閱制度，防止意外發(fā)生。院內(nèi)專門設(shè)置病歷檔案保管單位，配備專職人員進(jìn)行管理。建立病歷檔案借閱登記簿，實行借閱跟蹤制度，做到認(rèn)真填寫、責(zé)任到人。病歷檔案借閱人員在閱完檔案后要及時歸檔，防止遺失。在病歷檔案歸檔時病歷檔案管理人員必須認(rèn)真仔細(xì)清查、核對，防止錯號、重號、錯檔及漏檔的發(fā)生。如有確因工作需要，需將病歷檔案帶出檔案保管室的，必須經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，原則上當(dāng)天歸還。同時，還要加強(qiáng)對各級醫(yī)療保險、新農(nóng)合管理機(jī)構(gòu)、司法機(jī)關(guān)、醫(yī)療鑒定部門、保險公司等借閱病歷檔案的管理，防止由此引起法律糾紛和危害社會行為的發(fā)生。

［1] 何偉，盧楊，張敏.臨床醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案的建設(shè)與管理探索［J］.中國醫(yī)學(xué)倫理學(xué)，2011，24(3):304－305.

［2] 董芊芊.十堰市醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及對策［J］.中國老年保健醫(yī)學(xué)，2011，9(3):111 －112.

［3] 許計劃.全面實施“服務(wù)先行”戰(zhàn)略 大力推動新時期檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展［J］.中國檔案，2012，(7):21－23.

［4］ 徐尚峰.醫(yī)院病歷檔案借閱的幾個問題［J］.檔案與建設(shè)，2005，(4):58.

［5］ 賴慶梅.淺談病歷檔案借閱服務(wù)工作［J］.云南檔案，2009，(9):43 －44.