我院儀器設備檔案收集與整理

朱紅秀

成都市新都區人民醫院 設備科，四川 成都 610500

0 前言

依據國家衛生部制定的《醫療衛生機構醫學裝備管理辦法》中第三十一條：“醫療衛生機構應當健全醫學裝備檔案管理制度，按照集中統一管理的原則，做到檔案齊全，賬目明晰、完整準確。檔案保管期限至醫學裝備報廢為止。國家有特殊要求的，從其規定”。為此我們可以看到，儀器設備檔案管理是醫學裝備管理的重要內容之一。隨著醫療設備技術的飛速發展，大量先進的儀器設備投入到臨床使用，這些儀器設備在疾病的診斷、治療、科研工作中起著無可替代的作用。儀器設備檔案是設備維修、保養和管理的必備條件，它能為設備的使用和維修、保養提供有效的依據。現將我院儀器設備檔案收集與整理的具體做法與同仁交流，以利于共同促進醫院儀器設備檔案的科學化管理。

我院是一家二級甲等綜合醫院，目前投入到臨床各部門使用的大小醫療儀器設備800余臺件，萬元上的近400臺件，總金額為4015萬元。我院儀器設備檔案建立由設備科專人負責，配備檔案櫥柜。單價在萬元以上的儀器設備，都建立了單機檔案。每個檔案都進行了系統排列、有序存放、按類別劃分、采用電子文檔規范書寫目錄。我院收集與整理單機檔案共分為3個部分，具體如下。

1 申購材料

它主要包括使用科室購買儀器設備的申請單、儀器設備購置論證表、儀器設備購置可行性論證報告書、購買設備的主要參數要求、醫院上報各部門的批件、招投標文件、中標通知書、銷售合同等。

2 驗收材料

這部分主要包括儀器設備的裝箱清單、裝機報告、驗收報告、儀器設備使用管理責任書、儀器設備培訓記錄單、裝箱清單、隨機附帶的所有文字資料。通常情況下，我院將使用操作手冊復印一份交使用科室，原件收回歸檔。儀器設備發票復印件歸檔。涉及進口設備，備存進口設備的進口論證材料及“海關報關單”，對B超、監護儀、內窺鏡等設備備存“商檢報告”；對強制檢定的計量測量設備，如B超、X射線斷層檢查儀、心電圖機等備存首檢證書；對監管的特種設備，如壓力蒸汽滅菌設備，備存辦理的使用證；甲乙類大型醫用設備，如CT、MRI等備存辦理的配置許可證。

3 在運行過程中形成的材料

一方面為儀器設備的使用情況記錄。我院對單價在萬元以上，且能單獨開展為病人治療或檢查并能收取費用的儀器設備，在驗收完畢后發放記錄本給使用科室，要求進行逐日登記。記錄本主要內容包括開機時間、關機時間、使用時間、檢查（治療）次數、檢查（治療）費用、病人姓名、檢查（治療）內容、設備運轉情況、操作人等。每月結束后進行當月小結，年終進行年度總結。記錄本使用完后，將其交回設備科歸檔，并發放新的記錄本繼續記錄。如已封存、報廢的設備，記錄本將隨機一同收回。除此，我們根據臨床使用情況，對萬元以上設備每季度開展成本效益分析，主要內容為使用科室、設備名稱、出廠編號、規格型號、生產廠家、購買時間、購置金額、本季度毛收入、固定支出費（包括根據該設備的折舊年限計算本季度的折舊、固定工資、資金成本、修理及配件費）、變動成本（本季度的活工資及獎金、耗材）、本季度純收入、經濟效益（貢獻毛益、結余、收益率%）。年度做一次詳細的單機分析報告，從該機的社會效益及經濟效益來分析從開機到現在的累計支出與收入情況、使用情況等。每年度的單機分析報告都需歸入單機檔案。

另一方面，在儀器設備日常使用中，開展對儀器設備的日常保養、檢定（校準）、安全檢查、維修工作。這些工作都需要形成文字記錄，記錄的主要內容包括時間、使用科室、保養檢查要點、維修故障分析、費用等。這些記錄和外請工程人員進行維修的記錄單都需要進行整理后裝入單機檔案。對屬于國家質監局列出的強制檢定（校準）的計量測量儀器設備，都應按周期開展檢定（校準）工作，并將有效證書復印件裝入該單機檔案。對于使用年限較長，發生故障無法修復或修復無價值需封存、報廢的儀器設備，使用科室需填寫封存、報廢表（一式兩份），內容包括使用科室、儀器設備名稱、型號規格、產地、金額、啟用時間、封存報廢日期、已使用年限、儀器設備維修工程人員分析、使用科室意見、設備科負責人意見、分管院長意見、院長審批意見、上報相關部門意見、儀器設備收回時間及存放地點、交接雙方簽字等內容。填報審批完畢的封存、報廢表一份遞交給財務科，另一份為設備管理部門歸檔。

除此之外，對每臺建立了檔案的儀器設備，都裝訂一本“儀器設備履歷表”，表中貼上該設備的照片，同時記錄齊該設備名稱、生產廠家、生產日期、規格型號、機號、購買時間、購買金額、取得方式（政府招標購買、自行購買、外捐贈等）、驗收情況、院內編號、書寫操作規程、注意事項、既往史、以及以后在使用中需要在表中簡明扼要的記錄檢修保養情況。

綜上所述，儀器設備檔案收集與整理工作不僅貫穿于儀器設備的采購、使用、保養、維修、折舊、封存與報廢的整個過程，也是包含了儀器設備在服務患者過程中的全部歷史記錄。它是醫學裝備檔案管理工作的重要組成部分，它能有效地為儀器設備的使用和維修保養提供依據，充分提高儀器設備的利用率，同時在儀器設備添置與更新中也能更好地為領導決策提供相關依據，它的管理好壞對醫院發展有著深遠的意義。

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