ERP與OA整合助力醫院資源精細化管理

閆華 ，劉帆，武亞琴，郝梅，沈晨陽，王杉

北京大學人民醫院，北京100044

1 醫療衛生體制改革深化和新會計制度對醫院管理的要求

隨著醫療衛生體制改革的深化，單病種付費、降低或取消藥品加成等制度的推行給公立醫院帶來了新的挑戰。2012年1月1日起在全國實施了新《醫院會計制度》和《醫院財務制度》[1]，要求醫院科學合理編制預算，依法組織收入，努力節約支出；加強經濟管理，實行成本核算，強化成本控制，實施績效考評，提高資金使用效益，加強國有資產管理。

為了生存和發展，增強在醫療市場中的競爭能力，醫院不僅需要改善醫療質量，還需要在一定程度上合理控制運營成本提高運營效率，從“粗放型”管理向科學化、精細化管理模式轉變。為實現“人、財、物”資源精細化管理的目標，需要借助于信息系統作為管理工具。與傳統的財務、物流分離的醫院資源管理模式相比較，以財務物流一體化為特點的ERP系統與以靈活的工作流管理為特點的OA系統的整合，為醫院資源管理提供了更為統一高效的信息化平臺。

2 ERP與OA整合的特點

ERP即企業資源計劃 （Enterprise Resource Planning），是對物流、資金流和信息流全面集成的系統，最初用于制造業及分銷行業，近年來在醫療行業有成功應用[2-3]。整合（Integration)是ERP的主要特性，即統一的業務流程配置、業務與財務的無縫集成。ERP一般包含財務模塊（總賬、應收、應付、成本），固定資產模塊，物流模塊（采購、銷售、庫存），人力資源模塊（人事、薪酬）等等。通過ERP可實現醫院財務信息、物流信息、人員信息的統一管理[4-5]，但是ERP產品在醫院的應用存在一些不足：審批架構較簡單、審批層次較淺；國外ERP產品界面的易用性不高；ERP產品按用戶數的License成本較高等。

OA即辦公自動化系統（Office Automation）作為ERP系統的補充，彌補了以上不足。OA系統具有工作流可靈活定制、簡單易用、價格適中等特點，可以將多層次復雜審批結構、界面易用性要求高的一些功能放在OA系統中，并與ERP系統進行交互。

醫院業務的過程管理非常重要，工作流管理系統恰如其分地將辦公審批、流轉、發布等流程控制與ERP 系統結合在一起, 讓醫院業務過程管理隨時得到監控[6-7]。通過OA系統與ERP系統的集成[8]，既實現了醫院人、財、物資源的統一高效管理，又充分考慮了用戶體驗，提高了用戶滿意度。

3 ERP與OA整合在醫院的應用及流程特點

北京大學人民醫院于2012年10月成功進行了ERP系統升級，由原有的JDE系統切換為Oracle EBS系統[9]，實現了藥品、低值耗材、高值耗材、體外診斷試劑管理及設備家具房屋建筑固定資產管理，財務總賬、應收、應付管理和成本核算，以及統一的組織管理、人員信息和薪酬管理；OA系統作為ERP系統的前端延伸，實現了面向全院的費用報銷、領物申請、資產采購申請、合同管理、考勤管理等功能。在OA與ERP系統的整合中，實現了單點登錄、主數據共享、業務數據實時交互，充分利用OA強大的工作流引擎進行審批控制，并與短信平臺集成實現待辦事項短信提醒功能，提高了業務流程執行效率。

3.1 組織與人員信息管理

組織信息與人員信息在醫院各個系統中均有使用，是各個系統的用戶管理的基礎；而且作為收入與支出數據歸集的單元以及成本核算的分攤因子，具有重要的意義。

傳統的維護方式是在人事系統、HIS系統、財務系統、物資管理等系統中分別維護組織與人員信息，存在人為因素造成的編碼或內容不統一、不及時等問題；為避免發生此類問題，在ERP的HR模塊中維護組織信息和人員信息，并將信息傳遞至信息交換平臺上，作為公共服務信息被各個信息系統調用和同步，確保全院各系統中組織與人員主數據的一致性。

在ERP的薪酬管理模塊，可根據員工職務與職級自動計算固定工資；根據不同計稅規則的薪資要素進行靈活的個稅計算；人事管理員變更離職員工的信息后，自動停發工資，避免因溝通延遲造成的資金損失。

為方便考勤填報，在OA系統中設立了考勤管理功能，各考勤管理單元的人員考勤信息通過OA與ERP的接口導入ERP中，作為工資與獎金計算的參考因子。

更為重要的一點：在薪資福利計算之后，系統會將歸集到各科室的薪資成本數據自動轉換為對應的財務分錄，過賬到總帳中。與傳統的手工錄入薪資憑證相比，ERP的薪酬模塊與總賬模塊的無縫集成可以使人力成本相關憑證生成的及時性、準確性及精細度大大提高。

3.2 財務管理

傳統的醫院財務管理主要依靠手工記賬，根據HIS系統或物資管理等系統出具的報表錄入總賬中，憑證的及時性和精細度較低。ERP系統的財務憑證中手工憑證只占很少的一部分，大部分憑證來自于ERP庫存、應付、資產、薪酬等子模塊，以及來自外系統（HIS、OA等）導入，不僅減少了人為因素造成的錯誤，而且大大提高了憑證的明細程度，為醫院的成本核算與分析奠定了數據基礎。ERP財務科目表（COA，Chart of Accounts）可分為多段，以多段組合支持多維度核算，醫院可根據自己的核算明細度需求進行設置。一般來說，可包含公司（醫院）段、科室段、科目段、子目段、項目段及備用段。

3.2.1 HIS收入數據

將HIS系統掛號、門診收費、住院預交金、住院應收與結算數據每日通過接口傳送至ERP的收入稽核平臺中，經應收會計審核后導入生成分開單科室與執行科室、分收入類別的憑證。

3.2.2 OA費用報銷數據

OA系統的費用報銷平臺面向全院，經過審核的報銷單據實時傳送至ERP中，生成分科室、分費用項的支出憑證。

3.2.3 庫存、資產、應付數據

來自ERP子模塊（庫存、資產、應付等）的數據傳送至總賬生成憑證，根據需要可設置為實時傳送或按月批量傳送。

ERP系統中采購、接收入庫、發票匹配、付款等環節環環相扣，采購接收入庫后即形成了應付暫估；發票與采購接收數據匹配形成了應付賬款；基于應付發票才能進行付款。降低了財務風險，從系統層面上為加強內控提供了支持。

3.3 科研經費管理

老會計科目體系下，科研經費的收入與支出均混雜在“專用基金-科研經費”一個科目之下記錄；新醫院會計制度要求加強科研經費管理，分別設立了科研項目收入與科研項目支出科目。科研經費來源的多樣性帶來管理的復雜性，為了滿足不同來源的科研經費對資金的管理與核算的要求，北京大學人民醫院根據經費來源對科研項目進行了分類編碼管理，并在會計科目表中細化了科研相關科目，在科研項目支出科目下設立了設備費、材料費、會議費、勞務費、測試化驗加工費等多個明細科目。

在OA系統科研報銷平臺下，科研課題負責人選擇課題及相應的費用項填寫科研報銷申請，系統進行預算檢查，超預算時不允許提交，預算滿足的條件下允許提交申請并同時對此部分金額進行凍結[10]。經科研處、財務處審核通過后，根據科研課題類型、費用項與財務科目的對應關系傳入ERP生成相關的科研項目支出憑證，并進行科研項目預算扣減。

同樣，科研領物及科研經費購買資產申請也需經過系統預算檢查、預算凍結與預算扣減，及相應的審批環節。通過ERP與OA的集成加強了科研經費的監督管理，有效促進科研經費管理的科學化、透明化、精細化。

3.4 資產管理

OA系統資產采購申請平臺包含醫療設備、非醫療設備、信息類設備、家具、無形資產等資產采購申請功能，并根據不同的類型以及金額段配置了不同的審批節點。審批通過的資產采購申請經過信息補充后生成合同申請，經過OA的合同管理平臺審批通過后生成采購單，傳入ERP；資產接收后創建資產卡片。資產采購申請、資產相關合同、資產采購單、資產卡片及之后的發票和付款緊密關聯，全程可追溯。

根據新醫院會計制度，醫院購置的固定資產按經費來源分為四種類型：財政經費購置、科教經費購置、自籌、捐贈。固定資產應按標準計提累計折舊，在資產負債表中固定資產期未余額反映為固定資產凈值。OA系統中資產采購申請信息中包含了經費來源信息，并傳入ERP的資產卡片的屬性中。在ERP系統按月計提折舊時，根據經費來源的不同，財政或科教項目購置的資產折舊時記待沖財政基金或待沖科教基金，醫院自籌經費購置的資產折舊時記醫療成本或管理費用，由系統自動計算折舊和生成憑證，保證了資產折舊的準確計提，反映了醫院資產的準確情況。

3.5 物流管理

3.5.1 低值耗材管理

醫院低值耗材具有品種多、用量大等特點。作為基礎，首先要對物料字典進行梳理，在執行采購時以物料字典中的供應商和價格為依據。對于新品需求，則需經醫院低值耗材管理委員會審核通過后才可加入物料字典。

對于臨床常用的低值醫用耗材，采用了科室庫自動補貨管理，根據各科室庫低值耗材的現有量與下限和上限的比較生成補貨計劃，到貨后庫管員使用PDA現場驗收；送至科室后科室庫人員根據接收情況作入庫，使用時在ERP中出庫。通過科室庫的管理，系統中可反映各科室庫低值耗材的實際庫存情況，以及實際支出情況。

對于辦公用品等其他低值耗材，在OA系統中由各科室領物人員填寫低值耗材申領單，經低值耗材管理負責人審批后生成采購單；到貨后庫管員使用PDA現場驗收；科室簽收后，庫管員在ERP系統中根據科室簽收情況做入庫、系統自動觸發出庫。此種情況為“零庫存”管理模式。

3.5.2 高值耗材管理

醫院高值耗材具有金額高、風險高等特點。借助于ERP系統實現了高值耗材寄售管理，對于寄售類無菌高值耗材建立了手術室庫、介入診療中心庫等多個寄售庫，高值耗材采購入庫后生成唯一條碼，并關聯至患者收費記錄上[11]。骨科專購包采用一包一碼方式，消毒供應中心生成包條碼與包清單，手術室在系統中接收和錄入實際使用數量并關聯至患者收費記錄上，使用完成后由消毒供應中心做退貨確認。高值耗材在入寄售庫時不會影響醫院的庫存余額及應付數據，僅在患者使用后才觸發生成醫院的采購訂單。ERP系統中可打印高值耗材結賬單，反映了品規、采購價、收費價、批次、效期、供應商、使用患者姓名、使用科室等信息。

此外，高值耗材的注冊證、生產許可證、經營許可證等資質信息在ERP系統中維護，臨近失效時有預警提示，失效時系統不允許采購。高值耗材的管理規范、全面、全程可追溯。

3.5.3 藥品管理

ERP系統中各藥庫通過安全庫存設定自動生成采購計劃，還可根據藥房直送申領單轉為采購單。通過ERP與B2B平臺的基于Web Service的接口，將采購訂單發布至供應商，供應商的發貨信息也可通過B2B平臺傳送至醫院ERP中，實現了供應鏈上下游之間實時高效的信息交互。

OA系統中可進行輸液申領及外用藥申領，并傳入ERP中做下一步的處理。

通過HIS與ERP的接口扣減藥房藥品庫存，并同時生成藥品支出憑證數據，分科室歸集成本。

此外，ERP中還有藥房轉庫申請及處理、盤點、報廢、制劑加工等處理功能。

3.5.4 體外診斷試劑管理

大部分醫院對體外診斷試劑的采購、庫存及使用的管理較薄弱。ERP中設立了體外診斷試劑科室庫，加強了專人驗收環節、批次和有效期記錄和管理、條碼化管理，符合“醫學實驗室質量和能力認可準則”(ISO-15189)中對實驗室試劑管理的要求。

3.6 成本核算

ERP系統物流與財務緊密集成的特點使得科室直接成本的歸集和間接成本的分攤既精細又準確，滿足了新醫院會計制度中對成本核算的要求。人員經費、衛生材料費、藥品費、固定資產折舊費、無形資產攤銷費等數據在ERP系統中已明細至科室層面；三級分攤中，采用收入比重參數將醫技科室成本向臨床科室的分攤過程不需要再從HIS系統中抽取數據，ERP中的醫療收入已按照開單科室與執行科室的維度進行了歸集，收入比重參數可直接獲得。通過對成本核算結果的分析，可把握成本變動規律，尋找成本控制的途徑和潛力，提出有效管理和控制成本的合理化建議，降低醫院運營成本[12]。

4 未來發展

借助于ERP與OA的整合平臺，北京大學人民醫院實現了人、財、物資源的科學化、精細化管理。從歐美國家的醫療產業發展史以及中國醫療市場現狀來看，醫院集團化是未來的發展趨勢之一，ERP系統可提供對多法人實體、多經營單位、多帳套管理的支持，有助于集團資源的管理和分析。現階段醫院還需更加注重全面預算管理，加強績效管理與分析，充分利用現有資源，不斷提高醫院的經濟效益和社會效益。

[1]李友民.新醫院會計制度對財務核算的影響及對策淺析[J].財會審計,2011,(7):23-24.

[2]劉麗華,曹秀堂.基于ERP系統的醫院運營管理[J].中國衛生信息管理雜志,2012,9(1):13-16.

[3]王忠民,王虹,蔣宏.建設ERP系統改善醫院經營管理[J].中國數字醫學,2008,3(6):36-38.

[4]李先鋒,徐柯,李素云,等.基于HRP的醫院現代化管理模式分析[J].中國醫院,2012,16(2):2-4.

[5]陸正洪.醫院實施企業資源計劃適宜性分析[J].中國醫院管理,2010,30(12):60-61.

[6]管玉玲,柴曉麗,胡雪丹,等.工作流在ERP系統中的有效應用[J].電腦知識與技術,2010,6(14):3674-3675.

[7]蔣明煒,戴寶純,吳英.工作流管理與ERP的應用[N].中國計算機報,2003-03-24(B19).

[8]劉艷,吳健.基于SOA的OA與ERP的整合應用[J].計算機應用,2008,28(3):816-818.

[9]閆華,郝梅,劉帆,等.企業資源計劃在醫院的應用——醫院資源規劃[J].中國醫院管理,2011,31(12):59-61.

[10]梁公文,王丹蕾,王兵,等.醫院科研經費精細化管理策略探討[J].中華醫學科研管理雜志,2011,24(2):84-89.

[11]郝梅,閆華,劉帆.論醫院高值耗材的科學管理[J].中國醫學裝備,2011,8(5):35-39.

[12]朱優紅,李澍,彭丹丹.結合新財務制度談醫院內部預算管理難點與對策[J].財會月刊,2012(6):79-81.