臨汾市水土保持工程檔案管理的做法及體會

鄭建民

(臨汾市水利局，山西 臨汾 041000)

水土保持工程是水土保持事業的重要組成部分，收集、整理、利用好水土保持工程檔案，能為當地制定水土流失防治措施、遏制或減輕水土流失、因地制宜地制定水土保持生態建設規劃、發展經濟提供重要的決策依據，在水土保持事業發展中發揮重要的作用。

1 水土保持工程檔案的特點

水土保持是綜合性很強的系統工程，涉及土壤、地質、林業、農業、水利等多種學科，具有極強的社會性和群眾性，而各地自然條件的差異和經濟發展水平、土地利用、社會狀況及水土流失現狀的不同，導致水土保持的工程措施也多種多樣，因此搞好水土保持工作，必須依靠廣大群眾，動員千家萬戶治理千溝萬壑。這就決定了水土保持工程檔案具有以下幾個特點:

1.1 工程的多樣性決定了資料的分散性

水土保持工程建設分散性強，所有水土保持投資在建和完建工程，都是水土保持工程檔案資料的源泉，工程建設的時空跨度往往很大，如不提前或及時收集資料，很容易導致資料散失。

1.2 工程的延續性決定了資料的可塑性

從水土保持工程建設來看，工程建設是一個資料不斷修改、補充和完善的過程，如不能把從最初到竣工的資料一起收檔，就會使檔案資料“失真”，降低檔案價值。因此，在資料收集過程中，必須做到全面歸檔、不留余角。

1.3 資料的滲透性決定了檔案的一體性

水土保持工程實施是科研、規劃、設計、施工、管理一體化的運行機制，因此而形成的業務性文書與科技檔案聯系緊密，甚至相互滲透、相互交叉，明顯具有一體化趨向。

2 水土保持檔案工作的重要性

水土保持是山區發展的生命線，是國土整治、江河治理的根本，是國民經濟和社會發展的基礎。實踐證明，開展水土保持工作是山區、丘陵區、風沙區生態和經濟社會可持續發展的重要途徑。黨和政府高度重視水土保持工作，黨的十八大報告提出，必須樹立尊重自然、順應自然、保護自然的生態文明理念，努力走向社會主義生態文明新時代。因而，做好水土保持檔案工作，對生態文明建設具有非常重要的意義。

2.1 水土保持檔案是經濟社會發展決策的重要依據

良好的生態是人類社會生存和發展的保證，人類在與大自然的斗爭中，在治理水土流失、建設生態文明方面積累了大量的經驗和資料，而水土保持工程的合理分布、科學建設，要依賴水土保持工程檔案的積累，這是搞好水土保持工作的重要依據。如果沒有長年積累的真實可靠的水土保持工作資料，要高質量高速度完成一些重大工程建設，是不可想象的。

2.2 水土保持檔案是加強生態文明建設的重要依據

建設生態文明，實質上就是要建設以資源環境承載力為基礎、以自然規律為準則、以可持續發展為目標的資源節約型、環境友好型社會。水土保持工作滯后，生態平衡失調，給人們的生活、給國民經濟發展都帶來了諸多不利影響和困難，而制定和實施改善生態環境的計劃和措施，離不開水土保持檔案資料。因此，水土保持檔案也是解決生態平衡失調問題，改善自然環境的重要依據。

2.3 水土保持檔案是做好水土保持工作的重要保障

以臨汾市為例，臨汾市始終高度重視水土保持檔案工作，積累了大量水土保持檔案資料，他們以這些檔案資料為依據，應用新的水土保持技術，創造性地開展了黃土高原淤地壩項目、溝壩地治理項目、壩灘聯合整治項目等一批水保重點工程，取得了良好的生態、經濟和社會效益。到目前，全市累計完成水土流失初步治理面積72.01萬hm2，實施生態修復106.45萬hm2，建成淤地壩11 884座，水土保持工作成效突出，亮點紛呈，淤地壩管護制度、壩灘聯治等多項經驗在全省推廣，水利部、省政府在臨汾召開現場會推廣臨汾水土保持經驗，這與水土保持檔案在水土保持事業發展中的利用密不可分。

3 臨汾市做好水土保持檔案管理工作的做法

3.1 認真收集資料，及時歸檔

從水土保持工程項目立項開始，就要對工程項目各個部分形成的資料進行收集整理，對每一環節的技術資料都要妥善保存，及時歸檔，不得丟失，不得據為己有，以確保檔案材料的完整。在工程竣工驗收時，進行一次總清理，全面、系統、及時歸檔。

3.2 確保資料齊全，確切可靠

對水土保持綜合治理過程中的規劃、設計、工程施工、檢查驗收、經營管理等主要技術環節，以及每一個環節中涉及的有關各方面的技術資料，包括文字和必要的圖、表、照片、錄音、錄像等，都必須收集、整理齊全，如有丟失、缺漏等，應及時設法彌補。

3.3 認真歸納整理，分類建檔

首先按水土保持工程項目建設時間順序進行細化整理，然后對總體項目進行整理、編號、成冊，每年結合年度驗收進行一次初步整理工作，在整個項目結束后進行最終整理，按照基本、設計、招標、監理、施工、管理、財務、驗收“八盒”分類建檔，最后分年度裝訂成冊，每卷封面注明名稱、建檔日期、責任者等。

3.4 文書資料同步，一體管理

水土保持工程項目實施中的許多文書資料，如水保普查、區劃規劃，典型小流域、重點項目規劃及水保生態環境建設規劃，水保法規、監督體系建設，審批、收費、監督、檢查、驗收、查處案件等執法材料，水保宣傳，統計上報文字、報表，以及各級文件、會議材料等，和水土保持工程技術檔案緊密相連、相互滲透，完全可以實行同步收集、一體管理。

3.5 確定保存年限，合理保存

綜合調查資料、綜合治理規劃、重點工程設計、重要專題報告、綜合治理總結、竣工驗收成果等要長期保存15年以上;一般技術成果、重要輔助性技術成果、重要工作計劃、財務賬目等要中期保存5～15年;各類原始資料、年度計劃、年度工作總結、一般日常行文等要短期保存3～5年。

3.6 利用現代技術，高效建檔

隨著水土保持事業的發展，檔案數量也不斷增多，信息量不斷增大，如果采用手工書寫進行檔案管理，很難提高檔案的利用效率和管理質量。因此，要加大對檔案工作的投入，配備必要的復印機、計算機、掃描儀、除濕機、檔案管理軟件等設施設備，逐步提高利用計算機管理檔案數據的比例，加快檔案管理信息化步伐。

3.7 開展檔案業務，主動服務

積極開發檔案信息資源，搞好檔案的開發利用，編制科學合理的案卷目錄、全引目錄、總目錄、檢查目錄和資料目錄等檢索工具。變被動服務為主動服務，努力為各業務科室工作提供更好的服務，充分發揮本單位檔案資料的潛在價值與作用。同時面向社會搞好服務，把檔案作為一種“能源材料”開發利用，以更好地為經濟建設服務，體現它的潛力和價值。

4 搞好水土保持檔案工作的幾點建議

4.1 領導要重視和支持檔案工作

領導重視是做好檔案管理工作的首要條件，要建立局領導分管、檔案室統管、各科室兼管配合的檔案管理體系，有人員、有經費、有場地，做到統一領導、統一機構、統一管理制度、統一分類編號和集中統一保管。對專門從事檔案管理的人員，不但要在政治上、工作上給予支持，還要在生活上、待遇上給予關心和照顧。

4.2 檔案管理人員要敬業負責

水土保持檔案管理工作是一項專業性很強的工作，應加強檔案管理工作人員的專業培訓，檔案管理工作人員也要加強業務學習，拓寬知識面，不僅要掌握檔案業務知識，還要加強對水土保持專業知識的學習，認真貫徹《中華人民共和國檔案法》，在工作中做到“三懂”，即懂業務、懂法津、懂有關規章制度，不斷提高自身的綜合素質。同時，檔案管理工作十分繁瑣、千頭萬緒，工作量非常大，檔案工作人員要有高度的責任心，用認真、踏實、敬業的工作態度做好工作，切實擔負起檔案的管理職責。

4.3 要建立健全科學的檔案管理制度

檔案制度是水土保持事業順利發展的重要保障，必須建立健全檔案工作的各項規章制度，如《檔案管理保證體系》、《檔案管理制度》、《查閱檔案制度》、《檔案收集制度》、《檔案保密制度》、《檔案資料統計制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案室利用檔案制度》、《檔案室崗位責任目標管理》等規章制度。大型水土保持工程建設要落實檔案專職人員，負責集中統一管理工程建設的全部檔案，努力用制度規范檔案工作，用制度管理使用檔案，提升檔案管理的規范化、制度化和法治化水平。

4.4 要強化檔案管理意識

2013 年，監察部、人力資源和社會保障部、國家檔案局聯合出臺了《檔案管理違法違紀行為處分規定》，要以貫徹落實該規定為契機，轉變觀念，超前管理，改變檔案管理思想不夠開闊、工作不能創新、沒有將檔案工作滲透到各個環節之中等問題。要加大資金投入，加強硬件建設，配備密集架、計算機、溫濕度計、除濕機、碎紙機、裝訂機等專用設備，為檔案室安裝防盜門和鋁合金門窗，使庫房至少要達到“七防”要求。要設專人管理，專柜存檔，嚴格保密，外單位有查閱者，需經本單位領導同意后方可查閱或轉借。要增強用檔人員的檔案意識，提高共同參與檔案管理的積極性，逐步使檔案管理工作步入規范化、法制化軌道。