水利工程檔案管理

俞海明 馬志登

1.東陽市橫錦水庫管理局322100

2.浙江省水利水電 設計院310002

前言

根據國家法律、國標、水利部規范、規定和辦法，對監理部檔案資料管理科學規范化進行探討。

1 相關法規

水利工程監理部檔案資料管理相關法律、規范、規定和要求主要有：《建設工程文件歸檔整理規范》GB/T50328-2001，《水利工程建設項目檔案管理規定》水辦〔2005〕480 號，《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法 》水辦〔2008〕366 號，《科學技術檔案卷構成的一般要求》GB/T11822—2008，《中華人民共和國檔案法》。

2 檔案管理體系

監理部設置檔案管理人員一名并制定相應崗位職責；制定包括文檔資料收集、分類、整編、歸檔、保管、傳閱、查閱、復制、移交、保密等的制度；制定包括文件資料簽收、送閱與歸檔及文件起草、打印、校核、簽發、傳遞等在內的文檔資料的管理程序。

監理人員按規定程序起草、打印、校核、簽發監理文件，按規定格式編寫監理文件。常用報告、報表格式采用《水利工程建設項目施工監理規范》所列的和水利部印發的其他標準格式。文件格式遵守國家及有關部門發布的公文管理格式，如文號、簽發、標題、主送與抄送、日期、紙型、版式、字體、份數等。

3 文件的形成過程

監理部與發包人和承包人以及其他人的聯絡以書面文件為準，特殊情況下先口頭或電話通知，但事后按施工合同約定及時予以書面確認。發出的書面文件由總監理工程師或監理工程師簽字后按要求加蓋公章。發出的文件做好簽發記錄，并根據文件類別和規定的發送程序，送達對方指定聯系人，并由收件方指定聯系人簽收。監理部對所有來往文件均按施工合同約定的期限及時發出和答復。監理部收到政府有關管理部門和發包人、承包人的文件，均按規定程序辦理簽收、送閱、收回和歸檔等手續。

在監理合同約定期限內，發包人就監理部書面提交并要求其做出決定的事宜予以書面答復；超過期限，監理部未收到發包人的書面答復，則視為發包人同意。對于承包人提出要求確認的事宜，監理部應在約定時間內做出書面答復，逾期未答復，則視為監理部認可。

4 文件的傳遞及歸檔

承包人向發包人報送的文件均報送監理部，經監理部審核后轉報發包人。發包人關于工程施工中與承包人有關事宜的決定，均通過監理部通知承包人。不符合文件報送程序規定的文件，均視為無效文件。文件傳遞過程由各單位分別做好簽發和簽收的記錄、分類存儲，并更新分類檔案目錄。

5 工程檔案形成

工程施工過程中形成的主要文件資料包括：工程合同文件；施工方案、施工計劃報審文件；工程業務、技術聯系單；各種主、輔原材料出廠合格證和質保書以及檢驗試驗資料；設備安裝使用說明書、合格證明文件；成品、半成品的試驗檢驗資料；工程質量檢驗評定文件；工程計量；施工圖、竣工圖，聲像資料等。監理工程師采取抽檢的方式對各標段的檔案資料進行控制；監理的檔案資料主要有監理規劃細則；會議紀要；監理通知；監理指示單；監理聯系單；監理報告；監理月報；監理抽檢資料等。書面文件均采用耐久性強的碳素墨水筆進行記錄，字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。紙張幅面尺寸均采用規格為A4 幅面（297mm×210mm），符合長期保存歸檔的要求。工程資料的內容真實、準確，與工程實際相符合，并符合國家有關方面的技術規范、標準和規程。

水利工程竣工圖紙采用國家標準圖幅。圖紙中應修改的地方均已在更改部位注明，并用補繪法在藍圖空白處繪成大樣，并用箭頭的引出線標明更改依據。所有設計變更聯系單及圖紙會審紀要中的圖紙變更內容按要求進行編制。編制完畢后所有竣工圖均加蓋竣工圖章，并由施工單位的編制人、審核人、技術負責人以及監理單位的現場監理、總監等簽字，注上編制日期?？⒐D章尺寸采用50×80的圖章，采用不易褪色的紅印泥蓋于圖標欄的上方空白處。所有竣工圖紙按《技術制圖復制圖的折疊方法》統一折疊成A4 幅面，盡量使圖標欄露在外面。

6 結語

水利工程從開工至竣工驗收前，監理部專人負責檔案資料的收集、整理、分類歸檔要符合規定程序，檔案資料要真實、齊全，要符合檔案管理規范要求和合同要求，才可以具備工程檔案驗收條件。檔案驗收是工程接近尾聲的工作，需要各參建單位通力合作，需要平時施工過程對檔案整理工作的重視，這樣才能順利通過工程檔案驗收，為工程竣工驗收打好基礎。

[1]建設工程文件歸檔整理規范.GB/T50328-2001

[2]水利工程建設項目檔案管理規定.水辦〔2005〕480 號

[3]水利工程建設項目檔案驗收管理辦法.水辦〔2008〕366 號

[4]科學技術檔案卷構成的一般要求.GB/T11822—2008

[5]中華人民共和國檔案法