淺談如何做好醫院檔案的管理工作

郭立娟

淺談如何做好醫院檔案的管理工作

郭立娟

醫院；檔案；管理

1 做好檔案管理工作的意義

在很多人眼中，醫院工作主要是醫療、藥劑、科研、教學、康復等項工作，檔案管理在醫院工作中無足輕重，被很多人認為是可有可無的，檔案工作所產生的效益是不易被人知曉的，檔案工作往往不被領導重視，往往忽視檔案工作的存在，影響了檔案的利用開發，在加上一些檔案人員缺乏對檔案工作的熱愛，責任心、事業心不強，片面地認為檔案工作沒有前途，不安心本職工作，這山望著那山高，也加重了人們對檔案工作的看法。其實，檔案管理在醫院工作中非常重要，它記載著醫院從建院到現在的不斷發展壯大的辛苦歷程，傳承著文明、服務醫院的重要使命。檔案是領導在解決諸多問題及許多重要決策中最原始最有力的證據，可以說，檔案部門也是在為醫院間接創造效益的部門，是醫院的重要部門。隨著醫院工作的全面發展，檔案管理人員要不斷更新管理理念，勇敢地尋求和嘗試新的檔案管理手段，因此，做好檔案的管理工作，對于促進醫院的全面發展和不斷提高醫院在醫療市場的競爭中的作用，具有重要和深遠意義。所以檔案工作要與時俱進，與醫院共發展。

2 建立健全檔案的管理制度，不斷拓展檔案的收集范圍

建立健全有效的科學的檔案管理制度，是保證檔案工作順利進行的保證，醫院檔案部門要根據本單位的實際情況，將醫院不同門類、不同載體的檔案統一管理，明確職責，根據不同責任制定行之有效的檔案規章制度和管理體系，檔案歸檔制度，查閱利用登記制度、保密制度、庫房安全管理制度、涉密計算機管理制度及建立專兼職檔案人員的培訓制度和年終獎罰制度，把檔案工作人員的業務考核和醫務人員同步進行，迫

使檔案人員不斷學習檔案業務知識，不斷進取，不斷更新檔案管理手段，嚴格遵守檔案管理制度。隨著醫院不斷擴大，醫院改革不斷深入，檔案工作不斷面臨新的課題，需要仔細研究，檔案部門的檔案收集工作也在不斷變化和拓展，檔案收集范圍不斷增加，加強檔案的收集工作是檔案部門面臨的重要工作，提出了更高的要求。對一些歸檔工作不重視的部門，對辦理完畢隨意處置、隨意放置的檔案材料，找出各種理由拒絕歸檔，總覺得放在自己手中用的方便，是非正規渠道收集檔案的難點。怎么讓檔案資料按時、齊全完整地交到檔案工作人員的手中，國家利益不受損害，需要檔案人員苦口婆心，軟磨硬泡，反復宣傳檔案歸檔的重要性，任何人無權也不能占為己有，通過不斷努力地做工作，想方設法把檔案資料收集完整。

3 做好檔案管理工作的前提

3.1需要責任心強、具有無私奉獻的精神 檔案管理工作看起來簡單，其實是一項專業性很強的工作，醫院檔案部門管理著財會、文書、照片、基建、職工死亡及臨床學院的學生檔案，還有二個撤并單位的移交的所有檔案。在部門人員少，任務重的情況下，它要求檔案人員具有很強的責任心，較高的檔案專業水平，有為檔案事業無私奉獻的精神，檔案工作者必須熱愛檔案事業，兢兢業業為黨工作，任勞任怨，不計較個人利益，愛崗敬業，樹立實事求是的工作作風。

3.2充分運用信息網絡管理檔案 隨著檔案工作的信息化管理，數字化軟件管理檔案已經在醫院全面運用，更新了檔案知識結構，為歸檔錄入提供了便捷，提高了檔案管理水平，為查詢利用大大提供了方便，提高了工作效率。也給檔案工作者提出了更高的要求，檔案工作者要參加數字化軟件知識的培訓和進修，還要有毅力堅持自學，邊實踐邊學習，盡快掌握電子檔案的管理技能，培養既能熟練掌握計算機軟件和數字化網絡人才，又是熱愛檔案事業的專門人才，也是檔案工作人員應該努力的方向。

4 做好檔案管理工作的關鍵

4.1增強服務意識，取到領導重視 檔案工作是一項服務性很強的工作，服務的好壞直接影響著檔案查詢利用工作，檔案工作人員必須站在利用者的角度，想利用者所想，急利用者所急，必須強化服務理念，積極為利用者提供檔案信息，做好利用前的準備工作，熱情周到的服務，百查不厭，不怕辛苦，為利用者提供優質服務。檔案工作是一項關系著醫院醫教研等項工作的發展，必須引起領導重視，向領導宣傳《檔案法》，宣傳檔案工作的重要性是必不可少的。檔案是社會的財富，也是國家的財富，讓更多的人懂得運用檔案來維護國家和個人的利益，只有領導重視了，才能保證檔案工作的順利進行。

3.4.2提高檔案管理人員的綜合素質 ①具備良好的政治修養 檔案工作者必須認真學習《檔案法》等法制法規，學習黨的路線、方針和政策，仔細研究，正確理解，認真貫徹執行，檔案人員的一言一行必須和黨組織保持高度一致，時刻維護黨和國家的利益，不斷提高政治覺悟。②忠實可靠，具有保密意識,檔案工作者要具備較高的保密意識，認真學習領會《保密法》，自覺遵守保密守則，并按條款認真執行，在工作中做到守口如瓶，在公共場所不談論國家機密，時刻保守國家秘密，認真履行借閱登記手續，不亂放檔案，涉密檔案一定要妥善保管，閑雜人員不準進入庫房，對涉密計算機要嚴加管理，確保檔案在利用和保管過程中安全完整。③檔案工作者要具有較強的專業水平,在檔案載體多樣化和檔案網絡科學化的新形勢下，檔案工作者要認真學習數字化和網絡化的操作技能，熟知醫院各種檔案的管理理論和操作方法，對醫院各項檔案進行科學收集、整理、歸檔、利用和鑒定等工作，逐步實現醫院檔案管理的數字化與網絡化。檔案人員除了熟悉掌握專業檔案相關知識，還要學習社會科學知識和自然科學和一些醫學知識，以便更好地為利用者服務。④檔案工作者要有良好的身心素質,檔案工作在別人看來是不起眼的工作，檔案工作者是默默無聞的幕后英雄，承擔著各種檔案的管理及對兼職檔案員的指導工作，工作強度大，工作繁雜可想而知，但檔案人員的地位比較低，往往需要檔案時想起他們。檔案人員的價值不被體現。檔案工作者自身要樹立信心，擁有平和的心態，努力工作，更新觀念、在工作中不計較個人得失，具有為檔案事業奮斗的高尚品德，為領導和各職能科室服好務，用事實行動體現自身的價值。檔案工作是一項特殊的工作，檔案員長期工作在辦公室和庫房中，檔案有毒有害的氣味多少也損害了身體，檔案人員要加強鍛煉身體，調節飲食結構，還要加強自我保護意識，做好保護措施，勤洗手，戴好防護用品，保護好自己的身體不被損害，保證檔案工作的順利進行。

130021 長春中醫藥大學附屬醫院