探析基層電大收費管理服務問題與對策

楊洪容

（重慶廣播電視大學九龍坡分校 重慶市九龍坡區成人教育發展中心 重慶市 400000）

電大遠程教育利用現代網絡教育資源和先進的信息技術手段多層次、多規格、多學科、多途徑、多形式地培養人才，在實現教育公平、增強國民知識、構建終身教育體系和學習型社會中起到不可替代的作用。這既對統籌規劃、分級辦學、分級管理的電大系統管理提出了更高的要求，也迎來新的機遇和挑戰。基層電大應從實際情況出發，努力提高自身管理和服務水平。基層電大財務作為一個窗口部門，其財務管理收費服務，既要面對電大、網院、職業培訓的學員，也要面對下面三級辦學點和各大高校的網絡學院，涉及面廣、層次多、要求高。需要增強管理能力、服務意識，更新服務觀念，轉變工作作風，提高工作效率，以良好的服務質量來展示學校的良好形象，促進電大教育事業持續、健康、協調發展。

目前收費存在以下問題：

一、非稅收入管理更加嚴格。實行績效以后，非稅收入的管理也越來越嚴格，要求預算和實際收費的非稅收入要一致。達不到預算不行，預算多了要收繳。

二、收費量大、程序復雜、統計方法陳舊。電大和網院收費絕大多數還是面對學員收取現金。網院學員需要將費用代收后全額付出。財政實現非稅系統收繳軟件后，并沒有減少工作量，反而加重了收費負擔。目前非稅軟件只能開學費，代收費又屬于教育代收費，只能開“非經營收據”，一個學員開兩張票。就算同樣多的學員，票據都多出一倍。何況隨著規模擴大，學員逐年增加？這是量的變化。就算學校開啟POS機刷卡以方便學生繳費，打印緩慢、程序復雜，只能交學費刷卡，且不能刷信用卡。所以并不能提高收費速度、緩解壓力。

繳費之后，將學費、代收費分賬戶進行、進行分班登記核對，又是一項曠日持久的工作。本來，非稅收費系統要求輸入班級學號等信息，票據能打印這些信息，但系統能導出的繳費信息，只是為了銀行繳費、財政入庫方便而設計，對學員收費登記卻只有少數信息，如時間、姓名、學費金額等有用。不能導出班級信息，且不能實現按班級學號排序等要求。大量分類和統計工作要Excel人工完成，并在各個表格之間實行鏈接。當然，對手工開票的教育代收費登記，更是手工操作了。對學員收費信息，一般要在三個表中完成，按班級學號排序的收費明細表及匯總表，按發票日期、票據信息排序的非稅、代收費收費統計表，銀行分賬戶進行統計表。要把每一個表的相應的各項數據完全核對清楚，才能說收費登記準確無誤。

電大收費工作還沒完成，網院收費、登記、匯出工作才剛剛開始。網院工作才告一段落，對三級辦學點費用的收取又接踵而至。可以說，基層電大的收費，就是一年四季連續不斷的。具體、瑣碎、一刻不停。這實在是要求財務人員要有十分熟練的計算力操作能力，要有高度的責任感和事業心，要甘于枯燥，要有細心、耐力和韌性。

三、對上交費用的管理有待改進。收費不光是財務人員的事情。學校其他部門，應該協調配合，相互支援，保證收費的順利進行。因為，沒有學校的收費工作，學校五辦學經費，一切事業的發展，從何談起?學校財務與班主任、招辦、教務等基礎信息不共享，上交上級電大費用十分辛苦。業務部門核算相關費用滯后、緩慢、有時候不準確。收取三級辦學點費用零星、不及時，導致費用上繳運轉不暢。

長期以來，學校沒有完善的基本數據共享平臺，收費信息交流不暢通，相關部門之間理解、交流、協調不夠。以九龍坡電大為例，對于開放教育課程注冊費、學分費，教務部門使用的是中央電大的“教務系統管理系統”進行管理；招辦使用中央電大招生管理軟件，財務部門目前沒有軟件，仍然采用人工鍵入Excel表格進行收費管理。班主任沒有軟件，學員學習使用學員管理軟件，但不能查閱學分注冊、學費繳納情況等。大家各自為政，數據沒有通用的接口，不能實現共享，導致學校與下級辦學點，以及同一電大學校內部各部門之間信息流通不暢，造成學員注冊、學籍管理、收費管理等相互脫節。不僅增加了出錯的幾率，就管理和銜接來說也有相當的難度，上交各種費用大費周折。而且每次上交費用的時候，由于教務占用了很多核對的時間，留給財務核對數據的的時間就少得可憐。由于付清費用的時間要影響市電大考核分校的等級，有時候就慌忙付出，往往后一步才來核對清理。這時候，往往發現，學員未交費用，但注冊了，交出了管理費。問到班主任，可能登記費用有誤。如果學員還要讀書還好，可以在當期或下期追回。如果學員中途退學，無法追繳，只有學校經濟損失了。這時，財務與教務、班主任，可能就出現了相互的抱怨、推諉。所以，有一個基礎數據資源共享平臺，能實現相互的信息共享，加強雙方的溝通、協調或交流，是十分重要的。

從上述目前收費的各個環節來看，雖基本上保證了學校收費進行，但其中不乏艱辛與疲憊，不乏矛盾和困惑，不乏需改進之處。在逐漸增大的工作量和日益精確的服務質量的要求下，財務人員處在一種精神緊張、強大壓力之下。為了更好地搞好收費管理服務，筆者認為應從以下幾個方面努力完善。

一、前提：領導高度重視、統一管理，各部門明確職責

電大系統的特殊性，要求上下統一口徑和標準，明確各自職責，加強溝通與協作，密切配合，共同完成好系統收費管理服務工作。

收費管理服務工作是一個系統性和針對性很強的工作。從全局來看，涉及學員注冊、學籍管理、學員管理、教務考務管理服務等很多內容，與學校招辦、教學教務、班主任都緊密聯系，涉及到電大管理的很多方面，而且政策性強、難度高。從中央到地方電大、基層電大分校、工作站直至下面三級辦學點，每級電大都應成立專門的收費管理服務機構。由各級電大校領導親自督導，促使電大收費工作政策統一、機構統一，各項工作環環相扣、暢通無阻。從基層電大職能部門來說，首先是要有專門的財務人員，主要負責收費項目審批年檢、收費文件的管理、收費政策的詳細掌握、收費信息的核對通知、收費到賬情況登記、欠費情況催繳等工作。其次，招生部門應做好學員招生注冊工作，對未經批準的欠繳學費學員不予注冊，并及時將招生注冊信息通知教務、財務等相關職能部門。再次，班主任負責登記費用、報到注冊、欠費催繳、發放教材等，教材處憑班主任發教材情況統計教材費用。教學教務管理部門應做好在校生學籍管理和專業調整、課程注冊、考試考務工作，及時將各分校注冊、考試、領取教材等信息通知財務部門，同時做好學員畢業審核相關工作，對惡意欠費的、未繳清費用的學員不予領證畢業。最后，財務部門是學費收取的中心部門，具體負責收費工作的組織，開具票據、發放催款單等。積極推行工作倒推機制，主動聯絡上下級電大，加強業務之間的溝通與協作；同時提高服務質量，以感情聯絡系統，運用現代辦公手段，及時向下級電大傳遞欠費情況通知，分析欠費原因，并幫助協調解決。如此這般，就便于學費收繳管理工作的順利開展。實踐證明，只要領導重視，各部門密切配合，就一定能把學校的學費收繳工作做好。

二、環境：開發基本數據平臺，暢通基礎信息共享

如果能夠開發出一套軟件，使得一次性輸入學員的基本信息，姓名、年級、專業、收費項目、費用、發票號之后，系統可以自動處理收費數據，并能按各種方式進行查詢整理，那么就可以大大提高收費管理服務速度和質量。該系統可以自動按各種方式排序，如有按班級專業學號排序的收費明細表，有按時間順序繳費的收費表，有按發票號排序的發票登記表等。學員繳費總可能不一致，或者少交多交，或者休學復學，又有專門一欄備注。該收費系統還具有連續性，輸入學員的學號或身份證號等標志性信息，就可以查找學員的所有繳費信息。這個軟件還可賦予學校各個部門不同的領域，讓大家去發揮所長，為工作所需，去增刪自己的內容，建設自己的平臺信息。財務人員從中可以看到學員的基本信息、注冊學分等，其他部門也能從中找到自己需要的信息，并可隨時下載。學員也可查詢。這樣，加強基礎信息共享，暢通交流渠道，以此改善財務管理服務能力。

三、途徑：建章立制、加強各部門的溝通、協調和配合

1.遵章守紀、陽光收費。嚴格按照國家有關規定收費，不巧立名目，不亂收亂罰。按照《收費許可證》進行收費。如有新的收費文件和標準，需要及時到物價局審核批準才能實行。各類收費均實行公示制度，實行“陽光收費”。公開收費項目和收費標準，方便電大師生查詢；主動與市電大、各網院高校、三級辦學溝通協調，做到客觀公正、一視同仁。嚴格執行“收支兩條線”管理規定，做到收費項目和標準、收費票據、賬戶開設、財務管理、收繳分離、資金使用“六規范”。

2.熱情服務，絕不推諉。班主任、招辦、教務等部門老師，在財務人員不在的情況下，可以且應該代學校收取各類繳費，但必須使用由財務處領取的財政、稅務部門等統一票據。代收人員應嚴格按照批準的項目標準收費，開據合法收費票據。

3.有責代收、及時上交。在寒暑假值班期間，老師及各部門代收取各類收費，一般費用應隨時結清上交；招辦在招生季節繁忙時代收取的費用，應在入學注冊工作完成后三日內，將款項全額上繳財務處。遠程辦公室老師負責網院學員平時的學費等代收，應在財務人員簽字結算后及時上交。

4.統一管理、統一核算。各類收費納入學校統一管理，統一核算，不得截留、隱瞞、挪用、私存、私分和坐支。

5.建章立制、加強管理。財務室、紀監審室或督導室應按職能將收費監督納入日常工作，定期對各類收費的管理、收費上繳情況進行檢查、監督。財務部門收費應接受監督檢查，并如實提供有關資料。建立健全財會收費資料的搜集、整理和保管制度，按照學校檔案室的要求做好全校的財會檔案工作。

6.科學分析、合理預測。收費為學校制定內部經濟政策提供參考依據，為學校經濟運行機制的完善提供合理化建議，負責統一管理和調度學校各項資金，努力提高資金使用效益。

7.考核考評、獎勵先進。可以將收費上交結算的職責明確下放到各個部門。比如，招辦負責新生注冊人數的準確，班主任和教務對未交費的不予注冊和考試。財務負責收費和欠費信息的準確、復核注冊信息和及時足額上交費用等。出現錯誤和問題層層追究，責任人負擔相應的經濟損失。評優評先首先要無差錯。考察教學點的辦學水平要充分考慮繳費是否及時準確等。職責明確、獎懲分明、賞罰適度，使收費工作形成一個良好的氛圍。

四、基礎：搞好收費服務工作

收費、登記、進行、核對、催繳欠費，這是一系列基礎性的收費工作。準確記錄學員收費信息，是上交電大費用的依據。學校要選用責任心強、財務和計算機業務能力強的財務人員專門負責收費工作的各個環節，以保證收費工作的順利進行，資金的及時到位、安全到賬、高效運轉。收費服務一般包括以下環節：

1.收費準備。在每期的結束，教務和財務部門一起，對學員費用進行再次核實，確定下期收費項目和標準，發出收費通知，以適當方式，或上傳網上，或張貼出來，予以公示。每期開學前，財務要做好充分的準備，以保證開學收費工作有條不紊地開展。

2.進行收費、登記。負責收取電大、網院、教學點各項費用，還要做好對社區教育、農民工培訓、園長培訓等各個短期培訓收費工作。收費類型分為大致三種：學員學費、培訓費、教學點課程管理費、網院的教學管理費、學費分成等事業性收費，開具機打發票“非稅收入一般繳款書”。現金直接入收入戶，轉賬經非稅過渡戶收轉收入戶。注冊建檔費、報名費、書資費、考務費、畢業證書審核費等學員各種代收費，開具教育代收費非經營性收據，進專戶管理，由教委統一支付使用。代收教學點各種代收費、往來款項，一律開具非經營性收據，進支出戶管理。做好收費、登記和進行工作，保證收費信息的準確、完整，以備查詢，并作為上交費用的依據。

3.核對、催繳。收費工作基本完成以后，財務部門需要清理各班欠費、與班主任核實未交費學員情況，并由班主任負責催收。凡欠繳、緩繳費用的，應按有關規定辦理。班主任有催繳責任，對未繳費的學員不予注冊。對一些惡意欠費的學員，學校應制定相關的處罰措施，如不予評優、不予考試、已考的考試成績作零分、不能選修下一步學分等，從而降低學員欠費率。

4.上交、返款。按時足額上交電大、網院各項費用。及時核對收取各項培訓撥款，對網院學費分成及時返款。

5.調整收費表、打印、裝訂成冊。整理、調整收費表有特殊的意義。收費表是學員在校期間繳費情況的詳細記錄。收費表除了學員收費情況，還有領取招生宣傳費、注冊學分、交出考試費等說明。整理好學員收費表，便于結算學員各項費用。打印、裝訂好的學員收費表是一重要收費資料，應妥善保存，以備查詢。

五、保障：搞好收費預算、結算、決算工作

合理預算收費情況、及時結算各項費用、做好年底收費決算工作，這是一項完整的收費工作必不可少的環節。財務室應根據《預算法》和上級業務主管部門的要求，結合學校各項事業發展規劃，負責編制學校年度財務預算，并對預算執行過程進行控制和管理。

目前基層電大行政上屬區教委管轄，各項費用要先收進財政支付中心相應賬戶。收入戶資金要先上繳國庫，由教委根據學校預算下撥計劃指標，學校按月進行國庫集中支付網上計劃申報、教委計財科審批、財政支付中心撥款到支出戶后，學校才可使用。教育代收費專戶的資金，也是經由學校申請、上級教委計財科審批、財政支付中心或直接付款給上級電大，或者撥款到支出戶后使用。實行績效工資以后，對于非稅收入的管理和使用，愈加規范和嚴格。學校也根據預算來安排學校的各項費用。在每年年底12月決算工作前，就要預算第二年收費的情況。非稅收入預算的金額，必須要與當年實際收取的金額一致。年底的收入戶要基本為零，在一年中非稅撥款必須用完，否則上繳財政。要求很嚴格，預算須謹慎。因此，根據學員人數、專業、年級、教學點的學員信息等比較精確地預算非稅收入收費，尤其重要。

收費的結算主要是指與學員、三級教學點、上級電大、各高校網院等各項費用的定期結算。主要的處理方法是：對該收取費用，應收盡收；不該收取的費用，絕不違規收取；對代收費多退少補、及時結清；按時足額上交市電大及個網絡學院各項費用，結算三級辦學點課程管理費的比例，避免少收多付；對各網院學費分成及時返款。非稅收入收取復雜、申請困難、使用嚴格，鏈條繁多。因此財務人員需要與銀行、教委計財科、財政支付中心等各上級業務部門保持長期密切的聯系，暢通交流渠道。對非稅撥款要做到隨時關注、定期分析、及時核對，做好年底決算工作。

另外，隨著財務工作量的加大，學校還應該考慮將收費工作單列，由專人負責，以應對日趨復雜的收費狀況，可更有利于收費服務工作。

總而言之，電大系統收費管理工作是一個綜合、復雜的系統性工程。要做好這項工作，就必須建立起整個電大系統收費管理體制。只有建立規范、高效的電大系統收費管理機制，才能從根本上解決電大系統收費管理、服務中存在的問題，從而使電大系統之間以及電大各職能部門之間建立起一個公共的溝通平臺，使系統各方面都能保持有效的溝通和協調，為辦好開放大學，保證整個電大系統事業發展提供堅實有力的財務保障。讓學校財務工作以教育教學為中心，成為電大及今后的開放大學的堅強后盾，為遠程開放教育事業的蓬勃發展保駕護航，做出應有貢獻。

[1]孫素珍.淺談如何加強電大系統學分制收費管理工作http://beta.zjtvu.edu.cn/bmwy/cwc/dispArticle.Asp?ID=192.2006-7-18.

[2]云南電大積極創建規范教育收費示范高校http://jjs.yntvu.edu.cn/htm l/gzjb/20120523480442921.htm l：2012-5-23.

[3]關于電大系統辦學收費管理問題的思考http://www.xzbu.com/3/view-3762860.htm.

[4]江蘇廣播電視大學財務處工作職責http://cai.jstvu.edu.cn/jsddcaiwu/artical.aspx?articleid=452011-5-3.