長慶油田物資存貨管理的問題與制度創新

□ 武永革

一、 目前存貨管理中的問題

1.物資出庫時間太長，影響內控審計。長慶油田物資供應處有八個一級站庫主要負責陜甘寧蒙地面產建及地下油氣鉆探所需的石油專用管材及普通鋼材的倉儲供應，公司業務重組以來平均每年的物資吞吐量300萬噸左右 ，其中70%的資源先貨后合同，有的物資長達一年才能完成合同，造成物資使用方不能及時合算成本，按照油田公司存貨管理辦法以及內控流程規定，在公司每年的內控審計中整個存貨管理業務從到貨、出庫均不符合內控體系中的物資到貨驗收及物資出庫要求，特別是ERP系統的運行使得原有制度中的規定無法執行，后續業務處理麻煩增加保管員業務重復處理，業務不順只能通過協調會對無法運行的環節進行臨時補充通知或要求來彌補。

2.測井工序繁雜，影響工作進度。石油專用管大多根據公司核定的井位計劃、井深等來確定每口井的套管用量，按照公司石油專用管單井發放管理規定，油田用套管出庫前要進行十道工序檢驗，氣田用套管要進行五道工序檢驗，進入生產黃金期，每個站庫每天平均發十口單井，每口油田單井平均井深1800米左右，約180支、45噸，平均每天發單井1800支450噸，崗位保管人員平均八人，一口井單純對每根管子進行編號、長度測量、平直度檢驗后逐項記錄，僅此一項工序需時至少四小時，其工作的節奏效律可想而知何談一天能發出十口井，況且靜水壓力根本無法做，又何談其它工作是否能同時開展，因為制度有此項要求，雖然沒有具體實施但必須相關資料齊全，這是一種尷尬。

3.裝卸物資受損標準不清，無法統計。對于石油專用管以及普通鋼材，從到貨卸車、倒碼、碼垛、出庫裝車大多要經過三次機械作業，大型機械作業歷來在操作的過程中總會出現個別外觀受損或變形，由于沒有制度規定合理損傷標準，目前站庫對于外觀受損、變形嚴重的不符合出庫要求物資采取“自行消化”來解決。不符合內控管理規定，審計中不能合理解釋只能避開此環節。

二、問題存在的癥結

1.“部門墻”林立，各管一段。2008年油田公司重組后，物資供應工作形成兩個部門，供應鏈業務按單位職能進行劃分，存貨管理的辦法由職能部門出臺，出現了鐵路警察各管一段的局面，容易出現部門之間互相扯皮現象，只關注各自孤立的活動，只關注上級領導的感覺，只關注自己部門的效率，跨部門協調難度增大。

2.管理層級過多，審批環節過多。公司內部層級過多，物資從需求計劃到合同的生成審批環節過多，給予主流程上工作人員授權不夠，使得很多業務審批時間過長，使得信息傳遞緩慢，流程運行效率低下。

3.流程開發缺乏統一協調。例如在ERP設計流程時，將不同流程分別給開發部門中不同的程序員進行開發編制，最后導致分別在不同的信息平臺上運行，割裂了流程內在的必然的聯系，從而使得流程運行效率低下。

4.文件發布，萬事大吉。把文件的發布當做管理工作的結束，而具體業務管理辦法、業務流程只有運作才會產生價值，只有在運作中才會發現問題。

5.將流程管理與其它管理體系隔離開來。建立以流程為核心的內控體系與企業的其它管理體系并不矛盾，如與ISO9000質量管理體系，安全管理體系，風險控制體系，標準化管理體系等是一個相互包容、相互補充的關系，但目前沒有有機的融合。

6.期望過高。任何一個事物和管理體系要產生效果都需要時間，以為有了管理辦法和內控體系文件，開始運行機制后所有問題就都能解決了，這種曲解，經常使得實際操作時會存在相當大的隱患。

三、創新管理制度完善管理環節

企業內部的管理制度缺一不可，如果缺失哪一方面的制度，就會造成管理制度上的空缺，形成經營管理中議事無規則，一部分人就會鉆無制度的空子而做出影響企業形象的行為，要健全制度，一方面要向制度的縱向深入，另一方面要向制度的橫向拓展。縱向深入是指在制度的深度、廣度、內涵上提升，橫向拓展是指在制度與制度之間的制衡和關聯上展開。

1.提高對持續改進重要性的認識。持續改進是企業各項管理體系的精髓和靈魂，企業建立、保持各項管理體系的首要問題是積極預防，防止問題發生，其次是一旦問題發生能及時采取糾正措施，防止問題再發生。不存在十全十美或最好的管理制度或辦法，因此，一個能自我完善執行有力的管理辦法是每一個組織的追求。

2.營造一個主動持續改進的氛圍。企業的任意過程和活動，都存在著改進的機會和持續改進的可能。企業的每一位員工在具體的實踐中都可能提出制度改進和持續改進富有成效的意見。所以，管理者應該投入必要的資源，開辟可行的渠道，調動每個員工的積極性，為其展示改進的才能和參與改進活動機會。

3.在管理制度的有效性和可操作性上創新。有的制度在定性定量上比較模糊，或者隨著時間推移，已不合事宜；有的制度涉及部門較多，主責部門、牽頭部門不明確；還有的制度就制度本身而言有一定的合理性，但在實踐操作中難以實施，這樣的制度就需要創新。面對不斷發展中的長慶油田要在適應性和快速反映上進行制度創新，要使制度符合本企業的實際，在制訂制度時，既不能定得過高，又不能定得過低，只有這樣，才能保證制度的最大功效。

4.建立持續改進機制，不斷完善管理環節。對于一個追求卓越的企業而言，一套適宜的管理文件，不但能夠符合標準的要求，更應當滿足自身管理的需要。所以應結合企業的實際情況，在企業的業務流程、技術標準、業務增加或運作方式發生變化后，必須根據變化后的實際情況，修訂原有的管理辦法，應該根據業務的不斷優化和崗位工作手段的不斷提升，不斷優化和調整文件，不斷完善崗位的操作類文件。比如我們現在運行的ERP系統，其流程要求的業務與現行制度不符合的方面應該如何進行優化，合同的審批能否優化等而不是通過打補丁的形式。

5.建立數據收集分析機制。通過每一次的管理評價分析，數據的定期收集與分析，及時掌控各類分析數據資料，查找、確認內部管理方面存在的隱性缺陷，建立缺陷管理工作流程，確認內部對不適宜的指標，通過規范的程序進行調整，做到及時修正責任目標，適時調整對標目標，定時評審，完善制度。比如針對急用料的處理如何理順、普通鋼材的除銹保養具體操作辦法及標準、機械作業合理損傷處理辦法等實際運行中存在的不可避免的矛盾，可以研究出臺或修訂相關管理辦法，確保各環節有章可循、受控。

6.圍繞核心業務對業務流程優化。一是取消所有不必要的工作和內容；二是合并必要的工作，如工作環節不能取消，可進而研究能否優化；三是合理重排程序，將所有的程序按照合理的邏輯重排順序，在這一過程中還可以進一步發現可以取消和合并的內容，使作業更有條理，工作效率更高；四是簡化所必需的工作環節。

管理是企業永恒的主題，一流的管理基礎。具體體現在高度標準化、制度化、流程化和信息化，同時堅持主觀與客觀相統一的原則，一切從實際出發的原則。所謂實際就是管理和環境的客觀情況，包括管理體制、管理制度、管理環境。在當前油田公司快速發展的環境下，一套完善符合實際的管理制度是實現創新管理的催化劑，將會更好地形成完善的秩序。