公路竣工文件資料的歸檔探討

謝 嵐

（唐山交通建設工程監理咨詢有限責任公司，河北 唐山 063000）

0 引言

21世紀的中國，各級公路迅猛發展，竣工資料的整理也逐漸規范起來，本文就公路工程資料整理中應注意的問題談談自己的一點體會。

1 預立卷

1.1 預立卷的必要性

各級公路特別是高速公路項目，各種原始記錄內分項工程到分部工程直到單位工程，紛繁復雜。但看似的亂象，可通過預立卷做到有條不紊，整齊劃一。從工程一開始，各施工單位就依據 《公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》（交辦發[2010]382號）和《交通檔案管理辦法》（交辦發[2005]431號）等有關規范，建立健全項目文件材料平時收集歸檔制度和預立卷制度，按照公路建設項目建設程序的不同階段文件材料產生的自然過程，分別做好預立卷工作，相當于一個的骨架，在工程進行當中，再向里填內容，就能心中有數，忙而不亂。

1.2 預立卷中的要點

預立卷的方法，是在工程前期準備階段時，將工程按 《公路工程質量檢驗評定標準》（JTG F80/1-2004）（這里說明，筆者從事土建工程施工監理，因此以第一冊土建工程為例。本文以河北省某項工程為例，B標起止樁號為K54+000～K63+000，一級公路）。工程劃分見表1。

表1 工程劃分情況表

表1 （續）

劃分成若干單位工程、分部工程、分項工程，將劃分好的工程卷分步建立檔案盒，檔案盒的要求按《河北省高速公路建設項目文件材料立卷歸檔整理規范》中附件4~附件9的相關格式和樣式準備就緒。

這里要強調指出：一是原材料及產品合格證明文件，在相關的公路橋梁部位可能會同時用到，這里作這樣處理：如證明文件是同一單位工程共用的，則按單位工程集中收集，入到這一單位工程文件相應位置；如果是某一分部工程專用的證明文件，則應歸入相應分部工程檔案中，按產品種類分別進行預立卷；二是施工單位與項目執行機構、監理往來的文件，則按相關問題所針對的相關單位、分部和分項工程分別歸檔。如屬于監理指令、停工令等針對某個分項工程，就都歸放在這一分項工程的資料即過程控制資料內，一并收集預立卷。

2 文件材料的整理

項目竣工文件材料立卷歸檔工作納入工程合同管理并納入監理工作內容，按“誰形成誰負責”原則，項目監理單位負責對施工單位竣工文件材料形成、收集和整理歸檔工作進行監督和檢查，并在交工驗收前向項目法人單位提交項目檔案質量審核意見。

2.1 卷內文件材料的歸檔，本著單位—分部—分項的原則，各單位、分部、分項工程質量評定表及匯總文件按照匯總及各單位、分部、分項工程評定工作程序依次進行排列。合同段交工驗收文件按照交工驗收證書、交工驗收報告、各項工程總結依次進行排列。

2.2 計量支付文件及計劃進度報表以合同段為單位，按時間依次進行排列。這方面內容監理無須組卷，根據各項目不同要求，可由業主進行組卷，監理單位備考表內注明“見互見號××即可”。

2.3 案卷頁號編寫，是以有效內容的頁面為一頁，雙面書寫文件材料，在其正面右下角、背面左下角，單面書寫的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯數字逐頁編寫頁號；已裝訂成冊的文件材料，如自成一卷的，則需重新編寫頁號，如與其他文件材料組成一卷的，將該冊文件材料排列在其他文件材料之后，并將其作為一份文件編寫冊號，不需重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數。卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。

2.4 施工文件中的第二部分：工程質量控制文件，整理歸檔時要注意以下幾點。

一是“過程控制”中的各類文件，包括（工程質量往來文件；工程質量自檢報告及工程質量檢驗評定資料；安全質量事故及處理情況報告、補救后達到要求的認可證明文件；橋梁竣工驗收荷載試驗報告；橋梁基礎、梁的預制等強度、完整性檢驗資料；施工中遇到的非正常情況記錄、處理方案、施工工藝、質量檢測記錄及觀察記錄、對工程質量影響分析；機電、監控設備安裝調試及性能考核記錄；交工驗收施工單位的試驗、檢驗、評定資料；其它文件材料等），參與評定的資料才組建這些文檔;裝訂時按正常報驗程序反著組裝。

二是材料及標準試驗資料，包括各種原材料、外購成品、半成品抽檢試驗報告及資料；外購材料（產品）出廠合格證書、檢驗報告及質量鑒定報告；各種標準試驗、配合比設計報告等，這是指所有分部、分項工程的資料都歸入此處。

三是施工工序資料，這是施工單位所有資料的重點部分，也是關鍵部分，這里組卷時也是按工程報驗的順序反著來進行組裝，這里面有不參加評定的資料，如：防護工程中各工序施工記錄，此處不是原始記錄，如每層的基礎資料。其它每個分部分項工程中的試驗資料，都歸入此處，并參與評定。

2.5 第四部分的進度計劃控制文件，包括進度計劃（文件、圖表）、批準文件；進度執行情況（文件、圖表）；有關進度往來文件等，只要是在施工中涉及到的進度文件，都歸在此處。

2.6 第五部分的施工原始記錄。這部分內容和第二部分的施工工序資料里的內容類似，但卻是不一樣的，這里要注意原始兩字，是指在施工過程中未匯入施工質量控制文件的部分，是最初始的記錄表格，如張拉、壓漿、灌注砼和錐護坡等的資料。

2.7 監理單位的文件歸檔。監理單位的交竣工文件資料相對施工單位來說較少，但也不可不或缺，是整個監督過程的完整記錄，一旦發生什么問題，監理抽檢記錄資料顯得尤為重要。

這里主要注意兩點：一是組卷時應按工程施工單位所劃分好的單位、分部和分項工程的順序進行歸檔，不能隨心所欲；二是質量控制文件中的平行檢測和獨立試驗都是指監理所做的平行試驗；交工證書一般在施工單位的控制文件中都有，因此，監理單位在此可不歸檔，但在備考表內應將互見號標注出來，以便查詢。

3 結語

每一個工程檔案都不容忽視，各單位在施工過程中注意隨時跟上進度，隨時整理好原始資料，以節省后期的人力物力，給單位帶來更大效益。

[1]河北省高速公路建設項目文件材料立卷歸檔整理規范[EB/OL].http://www.docin.com/p-476579997.html#documentinfo,2010-06-03.

[2]DA/T 28—2002，國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規定[S].

[3]GB/T 11822—2008，科學技術檔案案卷構成的一般要求[S].

[4]JTG F80/1—2004，公路工程質量檢驗評定標準[S].