檔案管理人員的職業倦怠與解決途徑

姜雪 王玉琪

摘要：由于檔案管理工作繁瑣、工作量大、重復性強、缺乏挑戰性，致使一些長期從事檔案工作的管理人員出現職業倦怠的癥狀。這種癥狀的出現由社會、組織和個人三方面的原因造成，對檔案工作的發展、個體身心健康都有嚴重的影響。解決這一心理狀況可以從組織干預、個體調節、社會援助等三方面努力。

關鍵詞：檔案管理職業倦怠檔案解密

一、職業倦怠的含義及影響

Freudenberger（1974）年提出，由于工作本身對個人能力、精力過度要求，從而會導致個體的情緒衰竭。隨后Maslach等人把對工作上長期的情緒及人際應激源做出反應而產生的心理綜合癥稱為職業倦怠。職業倦怠是員工工作壓力長期得不到緩解而產生的一種不良反應，一般集中在工作重復性強、工作壓力大的人群，眾所周知的職業倦怠的高發群體是護士、醫生、教師、警察等。然而，還有一種職業倦怠群體容易引起人們的忽視：檔案管理人員。由于其工作內容與社會交往相對較少，工作性質以默默奉獻著稱，其工作人員所受關注較少，檔案管理人員在日復一日重復機械的作業中，漸漸會產生一種疲憊、困乏，在工作中難以提起興致，打不起精神，只是依仗著一種慣性來工作。加拿大著名心理大師克麗絲汀·馬斯勒將職業倦怠癥患者稱之為“企業睡人”。

亞洲人一向較為欣賞默默無聞、堅忍不拔的品格，這使得職業倦怠的壓力主要由個體來承擔。職業倦怠的個體往往工作態度消極，對前途不抱有什么希望；對自己工作的意義和價值評價下降，傾向于消極地評價自己，感到自己的工作能力不足，成就感降低，嚴重者甚至身體會出現亞健康狀態等等，這些狀況嚴重影響了檔案部門的工作效率，也影響了檔案管理人員的個體發展。

研究檔案管理人員的職業倦怠，有助于提高社會及有關部門對檔案工作的重視，激發工作人員的工作熱情，提高檔案部門的工作效率，創造良好的工作環境，對工作人員個體的身心健康有非常重要的意義。

二、檔案管理人員產生職業倦怠的原因

（一）社會原因

圍繞檔案教育，一些國家一直以來爭論不休，其中一個問題就是檔案學學科狹窄，理論知識淺顯，要建立獨立的檔案學位教育希望渺茫。我國的檔案專業從建立至今發展已有幾十年的歷史，然而與社會上曾經的熱門或現存的熱門相比，檔案專業一直默默無聞，猶如館內的檔案資料靜靜地觀望世界的迅猛發展與變化卻很難占有一席之地。在社會地位上，檔案工作由于歷史和現實的原因，至今仍帶有比較強烈的保密性、神秘性和封閉性，阻隔了與大眾個人和現實生活的聯系，無法為大眾了解和理解，這就自然無法獲得社會準確的認知和公正的評價。在經濟利益方面，長期以來檔案部門被視為“清水衙門”，從事檔案工作的報酬通常要比機關實權部門、公司少很多，經濟待遇相對較低，特別是在市場經濟的沖擊下，當人們的思想觀念、價值取向更加務實時，這一職業在物質上的吸引力大大降低。

（二）組織原因

檔案工作不是各單位的重點對象，檔案部門相應的也在組織排名中靠后，一般都被定位為組織的輔助部門，更有甚者一些檔案館成為組織安排家屬和閑散人員的基地，這樣的人力配制結構使檔案部門難有作為。大部分領導不指望檔案館工作有什么成就，只求平穩，別出問題，這種指導思想導致檔案工作被動與思想保守。

檔案工作一般是只限定在組織的內部，以收集和保存組織的歷史軌跡為主要工作目的，為組織的中心工作提供服務的，其工作特性決定了檔案工作不太可能為組織帶來快速的、直接的利益，在當今以物質利益為第一和主要衡量標準的社會里，檔案工作自然會受到輕視和冷落。

檔案工作的性質缺乏創新和挑戰。檔案工作有一套既定的工作規范，為便于保管和利用，檔案工作要將本單位每年在職能活動中產生的大量的文件資料進行分類整理鑒定、裝訂入卷，并要按照數字化要求進行掃描、拍照、著錄、編目等，這些文件資料門類眾多、形式各異、內容繁雜、工作量大而繁瑣，而從事檔案工作的人員少，掌握專業技能的人不多，工作疲于應付。加之每年工作模式、內容一樣，工作重復性強。

（三）個體原因

社會整體素質的提高使得檔案館管理人員的整體層次也在提高。按照馬斯洛的心理需要層次理論，檔案管理人員同樣對自身的價值認同有著強烈的需求，這一需求的滿足一旦受到阻礙會極大地影響他們的積極性。研究結果證明，職業倦怠在付出性質的助人性職業中發生率更高、發生度更深。檔案工作從產生之日起就決定了其高度的助人性，這使得檔案管理人員在其工作崗位上很難有轟轟烈烈的作為。

在檔案館的人員配置上，也容易產生集體的職業倦怠。檔案館的工作人員多數是年齡在35歲到54歲之間的“中年期員工”，中年期由于家庭、事業的壓力本身就容易出現沮喪與困惑。見到經歷和能力與自己相似的人只是因為工作崗位的不同而獲得高職位與高薪酬，往往會心里失衡，抱怨自然增多，逐漸失去工作熱情又缺少正常的渲泄途徑。

三、檔案管理人員職業倦怠的解決途徑

（一）組織干預策略

1.適當調整檔案工作的組織制度

當一個組織內的成員普遍存在職業倦怠的時候，這個組織就要特別注意了，需要反思一下組織、制度是否出了問題并及時做出調整。中國檔案工作的觀念和制度在不斷進步之中，但有些問題至今沒有得到根本解決，如經費問題。更重要的是在保密的戒律下，檔案館（室）很難實現自身的職能，檔案工作的價值也就很難體現。國外檔案館的經費，主要靠向社團申請基金，而獲得批準的一個重要指標是檔案的利用率。“檔案利用得越充分，說明社會效益越好，來年申請資金就越多。”國內檔案館的經費主要來源是撥款，這種計劃性撥款遠遠不能滿足檔案館發展的需求。缺少效益的單位從根本上會造成檔案管理人員的職業倦怠。

如果從提高檔案的利用率入手又涉及另一問題：解密工作。目前我國的檔案館既要負責解密工作，又要負責利用工作。這使它既承擔了重大的保密責任又承擔了為研究者提供服務的責任，這兩者顯然是有矛盾的。在一般發達國家，檔案解密是由一個專門機構負責，那里有一批經過專業訓練并掌握國家政策的工作人員。凡是不影響國家安全和涉及個人隱私的檔案，到期都會得到解密。而檔案館只負責保管和為研究者提供服務，他們的目的就是使盡可能多的學者在那里使用盡可能多的檔案，實現其工作職能。利用者到檔案館（室）利用到了所需要的檔案，能使得檔案工作者對自己所從事的工作具有很強的使命感與成就感。

檔案解密工作面臨的另一問題是，法律依據及相關的檔案意識不足。“怎么解除利用的限制？最好的辦法是依法辦事。”檔案利用工作還有很大的空間可以挖掘。提高檔案館的社會效益需要解決檔案解密工作與利用工作之間的矛盾、法規的完善與執行等等一系列體制上的問題。

2.加強檔案學科建設與提供培訓

檔案學不是一門孤立的學科，與之相關的學科很多。“檔案教育既是學術的也是專業的，因此，它既包括理論知識也包括實踐經驗。”美國檔案工作者協會教育與專業發展委員會于1994年6月頒布了《檔案學碩士學位課程設置準則》（以下簡稱《準則》），要求學生必須掌握全面的檔案知識，深入了解與之相關的社會、管理、行政、法律以及文化背景。《準則》指出，鑒于檔案學的交叉學科性質，檔案學碩士學位站可設置在大學的圖書信息學院（系）、歷史系、法學院或工商管理學院，或作為上述兩所院系的聯合項目。但無論如何，必須保證檔案學專業自身的連貫性、內聚性和獨特性。當前，我們國家要注重培養本科學歷的檔案專業人才，這些畢業生要真正能充實到各個行業的檔案部門中，改變那種無專業理論知識和專業技能的人員從事檔案工作的狀況。同時，檔案教學要堅持把相關學科的知識作為教學內容，豐富檔案學科的內涵。

檔案館需要為管理人員提供新培訓的機會。現在的單位培訓往往厚此薄彼，主要是針對年輕人和高潛質員工。這種想法并不完全正確。終身學習這一概念的提出并獲得社會的普遍認同已經很多年了，終身學習沒有年齡的界限。職業倦怠很多情況下是一種“能力恐慌”，營造一種學習的氛圍，讓每個人都有加油、充電的機會，會讓許多人的職業能力有所提高。

3.組織激勵作用

人的行為背后，都存在著一種動力，心理學稱之為動機。動機具有激起、調節、維持行為的功能，它的產生和人的需要、興趣有密切的聯系。當人對所從事的工作沒有興趣或缺乏動機，卻又不得不為之時，就會產生厭倦情緒，工作績效將會明顯降低。建立激勵機制是調動群體和個體積極性的有效方法，通過管理、待遇、獎懲等手段，激發人們的動機，使個人目標與組織目標協調起來，提高人們完成任務的自覺性。堅持以人為本，尊重知識、尊重人才，多為檔案工作人員創造機會，為每個個體充分發揮才能提供平臺，用工作成果煥發人們的成就感和自信心。所謂成果可以是好的建議，也可以是工作成績，或者可以是學術論文、科研成果。

組織有義務滿足檔案工作人員提出的合理要求，這是調動積極性的根本途徑。組織還有義務提高組織意識，把大家凝聚在一起，把群體的內聚力變成提高工作效率的動力。

（二）個體認知行為的調整

在社會與組織尋求變革的同時，個體需要積極尋求應對方式，學會適應工作環境，善于保護自己的職業心態。

1.樹立正確的職業觀

檔案是人類文明的載體和結晶，是前人傳給后人的寶貴遺產，是歷史留與未來的無價資源。它記錄了機關、團體和個人的歷史發展軌跡，反映了厚重的文化沉淀，管好用好這些財富是檔案工作者的神圣職責和光榮使命。檔案工作人員的職業觀念是指個人在職業中所體現出來的態度。檔案管理人員的職業是高雅的，工作是繁重的，生活是清苦的。我軍優秀的檔案專家劉義權用生命踐行了檔案事業的工作價值，堅守平凡、創造平凡，這是在市場經濟大潮中每一個檔案工作人員都應當具有的職業操守與價值追求。檔案工作是平凡的，但平凡中依然可以創建偉大。

2.主動提高自身素質

由于提供檔案正規教育的大學不多及檔案專業學生畢業后很多轉型，導致檔案工作人員許多并非專業出身，因此，需要從事檔案工作的人員加強自身的專業知識與技術學習。為了保證檔案人員的整體素質和檔案工作的水平，美國SAA下屬的“教育與專業發展委員會”（CEPD）于上世紀80年代提出了一份“檔案學家”證書獲得資格標準草案，用檔案職業資格證書制度來促使從業者進行檔案專業知識的補充學習。職業資格證書制度是現代社會許多職業發展的必然途徑，這要求檔案從業人員必須有此緊迫感。檔案管理人員需要樹立終身學習的理念，積極主動參與繼續教育，參加各種學術研討會、社區實踐等，在理論與實踐中充實自己的職業知識，提高職業素養，不斷進行知識結構自我更新、自我調整，以應對社會越來越高的職業要求。

3.積極調整自身心理狀態

檔案管理人員在認識到本職工作的性質后，需要主動調整個人的心理狀態，將工作與興趣結合起來。很多人在選擇自己從事的工作時，過于看重自己的興趣和感受，其實工作往往是一種“快樂”和“痛苦”相結合的過程。開始檔案管理工作之前，既要了解自己的內心深處的追求、理念、個性、興趣等特點，也要綜合考慮自己的業務特長和其他方面的能力，對自己進行綜合定位。一旦已經定位在檔案部門工作，就應該扎扎實實地開始工作，甘于清貧與寂寞，堅守自己的人生價值準則。經濟效益固然重要，然而能夠在轟轟烈烈的社會發展大潮中保持波瀾不驚的心態才是人生的最高境界。堅持勞逸結合，閑暇時，可以發展有益于個人身心的興趣和愛好，做到動靜結合，讓自己的生活多姿多彩。

（三）尋求社會援助

在美國，職業倦怠有很多社會支持網絡。許多大企業都為工作5-7年的中層員工提供6-12個月的停薪留職假期，供其脫產休整。大學及大型慈善基金會則開發有不少所謂“跳出盒子”（OutofBox）的產學結合項目，為職業枯竭調整期的專業人士服務。但是這些項目在經費的問題上卻需要自己來解決，或者僅提供極少的薪酬。對許多需要還房貸、供孩子上大學的中年人來說有些可望而不可及。雖說如此，畢竟社會上已經較為廣泛的重視這一心理狀況。我國的心理健康狀況卻沒有得到社會的足夠重視，整個社會的心理保障體系不夠完整，有些即使有了心理問題也不會去看心理醫生，也沒有合適的社會援助系統救助，因此，導致許多患有職業倦怠的檔案管理人員生活質量較低。人們更關心的是事業成敗、工作績效等顯而易見的問題，往往忽略了心理困境。因此，關注檔案管理人員的職業倦怠需要社會對職場心理問題的關注，組織職業心理講座等等。我國職業倦怠的社會援助，還需要不斷努力與嘗試。

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作者單位：總裝備部檔案館

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