行政事業單位檔案管理方略

張 莉

（呼倫貝爾市紀律檢查委員會，內蒙古海拉爾021008）

行政事業單位檔案管理方略

張 莉

（呼倫貝爾市紀律檢查委員會，內蒙古海拉爾021008）

檔案工作是各項事業發展的一個重要基礎.要提高檔案工作的現代科學化管理水平，須從檔案管理人員的政治素質、業務素質和技術設備、安全保護等方面全方位進行科學管理.把檔案工作提高到一個新水平.

檔案管理；政治素質；業務素質

胡錦濤同志在對檔案工作的指示中提出：“檔案事業是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業.各級黨委和政府，要加強對檔案工作的領導，幫助檔案部門解決各種實際問題，使檔案工作在現代化建設事業中發揮更大的作用.努力采用現代化的手段，不斷改善服務質量，把檔案工作提高到一個新水平”.在經濟全球化、社會信息化的時代背景下，研究信息技術在檔案管理中運用問題，確保檔案的質量，提高檔案的保存、檢索和使用效率，為各項管理工作服務，實現檔案管理的科學化、現代化，是擺在行政事業單位檔案管理人員面前的一項重要任務.對此，筆者結合工作實際，談幾點看法：

1 提高對檔案工作重要性的認識

檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的主要依據.借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現在，預見未來.檔案事業是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面.所以我們要本著“對歷史負責，替現實服務，為未來著想”的精神，增強做好檔案工作的使命感和責任感，必須充分認識行政事業單位檔案的價值、地位、作用和意義.同時，要充分認識行政事業單位檔案現代化建設的重要性.如果對檔案信息服務及檔案工作的重要性認識不足，勢必會嚴重影響檔案信息服務工作的深入開展.檔案現代化建設的好壞是衡量一個單位現代化水平高低的標尺.搞好檔案現代化建設，以促進行政事業單位的全面發展.要提高對檔案工作重要性的認識，不斷創新思路，全面貫徹實踐科學發展觀，逐步提升檔案工作水平，努力開創檔案工作新局面.在提高認識的基礎上，要切實轉變觀念，強化信息意識，以科學發展觀指導單位檔案現代化建設.加強檔案意識，增強服務意識，要使檔案工作與時俱進.認真執行檔案法，強化法制教育，增強法制觀念，把檔案法制建設納入普法宣傳計劃，在國家的檔案法規和本校檔案管理制度的貫徹執行過程中，努力做到“三納入”，即工作中，做到檔案工作納入單位的規劃和計劃、納入單位的各項管理制度、納入有關人員的職責范圍，給予檔案工作以各方面的支持.

2 提高行政事業單位檔案管理水平，做到依法治檔

在行政事業單位里,檔案的作用是很大的,一方面當我們選拔和考核一個人才的時候,需要用到檔案;另一方面,我們有時處理工作,也要查閱檔案,里面的信息往往能幫助我們去解決問題和安排工作.所以，建立健全檔案管理規章制度，提高行政事業單位檔案管理水平十分必要.

規章制度是檔案工作實現管理現代化的行為準則.依法治檔，依法護檔，依法用檔.努力提高檔案管理部門的責任意識，建立系統有序的管理體制.檔案的權威性在于其真實可靠性.真實是檔案的生命，也是檔案管理部門的神圣職責.檔案管理的最終目的是為了更好地提供利用.只有增強檔案管理職能部門的責任意識，在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖，執行標準不走樣，履行程序不變通，遵守紀律不放松，把好部門自身關,才能確保檔案的質量.

做好依法治檔工作，增強社會各界的檔案意識和檔案法制觀念，打好依法管理檔案工作的群眾和社會基層是前提.這就要求我們應該不斷加大檔案治理宣傳力度.“立足檔案，面向社會”是我國檔案宣傳工作的方針，不斷加大《檔案法》的宣傳，也是全社會的普法意識的體現.但目前檔案意識還很淡薄，檔案觀念模糊.就我們基層而言，要爭得領導的重視，把它納入到日常普法工作中去.除做好各部門工作宣傳外，還可通過宣傳周、宣傳月等定期宣傳形式，也可通過單位內部的網絡、公示欄等宣傳工具，通過研討會、座談會，舉辦展覽、知識竟賽等形式，使單位職工、群眾等真正了解檔案，自覺遵守《檔案法》.還可通過對違法案件的處理結果，以案說法，以警世后人，從而增強社會的檔案意識和法制觀念，為依法管理檔案工作奠定堅實的基礎.

同時，依法治檔工作，還應該積極取得上級檔案部門的理解和支持，加大對檔案管理工作投入和支持力度.建議從檔案工作的實際出發，會同檔案局及其他相關單位一起制定并及時修訂適合事業單位檔案管理要求的檔案管理試行辦法和檔案工作標準，加強統籌領導，宏觀管理，實行分類指導，有效監督，形成有關業務部門與辦公室配合對單位檔案工作齊抓共管的機制，促進《檔案法》實施在事業單位工作中落到實處.

3 努力加強檔案管理人員的自身建設

3.1 依法治檔的關鍵是嚴格檔案行政執法，所以提高檔案管理工作人員的法律意識是萬事之基.貼合實際的、有效力的、有權威性的法律制定后，必須要通過人來執行，只有做到依法辦事，才能維護好法律的根本秩序，否則，法律將形同虛設.依法治檔工作的關鍵、核心在于各級檔案管理工作人員在法定權限內，按照法定程序，依法履行法定職責.樹立堅定政治信念、公正清廉、業務精通、作風優良，能勝任新形勢下工作需求.

3.2 做好依法治檔工作，要提高檔案管理工作人員的業務素質.檔案管理是一門綜合性的邊緣學科，涉及的知識面廣，不僅要有檔案知識、歷史知識、情報學方面的知識，還要具備計算機應用、復印等技術方面的知識.目前，行政事業單位檔案管理人員對計算機及其網絡技術、英語、文史、攝影等知識的掌握尚嫌不足.我們知道，檔案事業有自己的科學體系，檔案工作也有自身的規律、性質、原則、特點.單位檔案管理水平的提高關鍵是要形成一支高素質的專業隊伍.為此，要補充計算機和現代信息技術專業人才.要為在職檔案工作者的知識更新、業務水平的提高創造條件，提供機會，加強在職培訓，適當安排脫產進修.建立人才培養、使用和管理的新機制.在配備檔案人員時，要注重性別、年齡、文化、專業結構層次的比例.要采取多種形式加強對檔案人員的業務指導和培訓，定期組織業務學習，并與工作實績一起進行考核.檔案管理工作專業性強，同時也是一門科學.作為學校的檔案管理者，必須努力研究檔案管理業務，深入系統地了解和掌握檔案學的業務知識，提高檔案工作者的文化水平.要有一定的超前意識，學習有關電子計算機等先進的科學技術，用多方面的現代化科學知識武裝自己，不斷提高檔案管理的現代化水平，逐步加強檔案的規范化管理.同時，檔案管理者要牢固樹立為一線生產服務的意識，克服重管輕用的思想，積極主動地想辦法，創造性地開展工作，充分發揮單位檔案在管理中的重要作用，不斷提高檔案的服務水平.

3.3 加強行政事業單位檔案工作人員的職業道德教育.檔案管理工作是一項服務性很強的工作，它要求檔案工作人員具有吃苦耐勞、無私奉獻的敬業精神，有高度的責任感和榮譽感以及正確的行為規范.要牢固樹立“服務第一”，一切服從、服務于單位中心工作，全心全意為各項管理工作服務的思想.服務過程中要做到態度熱誠，細心周到，百問不煩，滿腔熱情接待好每一個來訪人員.

4 實施科技興檔

檔案信息資源網絡化是實現檔案信息利用效益最大化的有效途徑.利用計算機管理系統，實現檔案的著錄與標引、編目、檢索、統計自動化替代所有手工抄寫工作，實現檔案的自動化處理和網上查詢.要充分利用計算機和網絡，探索檔案的現代化管理.通過構建網上檔案服務平臺，把已有的檔案目錄數字化，建成目錄查詢系統，為更多的用戶提供服務.把部分紙質檔案轉化為數字檔案信息，建成各類全文數據庫和多媒體數據庫.通過網絡向單位職工服務，可以大大地方便職工檢索和查詢資料，有利于查到、查全.從而更好地提高檔案的服務水平.應配備檔案密集柜、計算機和縮微設備.建立起一個門類齊全、結構合理、管理科學、設備先進，為單位和社會提供有效服務的單位檔案館.檔案是一種信息產品，又是人才信息資源庫，合理利用這種資源，使其最大限度地發揮作用及獲得最佳效益，這是檔案管理的宗旨.行政事業單位檔案室不僅要收集本單位內檔案信息，進行加工、整理、匯編，還要廣泛收集兄弟單位的信息資源進行加工利用.

5 加強檔案室的安全管理

檔案安全管理工作十分重要，需要工作人員不斷提高檔案綜合安全防范意識，將檔案安全工作堅持常態化，既要杜絕火災隱患對檔案的安全威脅，也要預防其他不安全因素對檔案安全構成的威脅.

5.1 提高檔案人員的安全防范意識

檔案工作的基本內容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計與利用等六個部分.安全使用這些設備也是檔案館管理工作的一項重要任務.建立嚴格的規章制度，對檔案室實行24小時監控.

5.2 杜絕火災隱患

定期檢查電器設備線路安全使用情況，做到及時維修，確保安全運轉.加大消防設備設置和更新力度.

5.3 科學儲藏保護，做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化

科學儲藏保護，防霉、防蛀、防塵也是檔案管理工作的重要任務之一.檔案室在安全防護和技術管理方面采用與之相適應的國內外先進技術設備，凈化檔案室的空氣，保證檔案的完整與安全.

〔1〕譚麗.論行政事業單位檔案管理思路創新[J].東方企業文化，2012（19）.

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〔3〕范記君.事業單位檔案管理信息化建設研究[J].現代商貿工業，2010（23）.

〔4〕程巧玲.事業單位檔案管理信息化建設問題[J].檔案管理，2011（4）.

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1673-260X（2013）12-0282-02