數據式審計模式下信息利用的常見問題及解決

方新麗

（淮南聯合大學，安徽淮南232038）

數據式審計模式下信息利用的常見問題及解決

方新麗

（淮南聯合大學，安徽淮南232038）

信息技術的發展促進了審計信息化的發展，信息是由各種原始數據構成的，對應于審計領域，審計業務涉及到各類電子數據.以往的傳統審計模式已不能滿足審計需求，數據式審計模式就是在此形勢下出現的一種新型審計模式，是審計在信息化條件下的發展必然.相對于傳統審計，數據式審計有其高效、全面、直接、徹底等多方面優勢.但因數據本身或其他原因，審計過程中會遇到各種問題，本文針對數據式審計模式中遇到的各類情況進行探討，并提出相應的解決辦法.

審計；電子數據；數據式審計模式

1 數據式審計模式的產生及其涵義

在信息技術環境下，常規審計無法揭露電子化條件下的經濟犯罪和會計信息失真問題.利用被審對象所使用的財務軟件和ERP系統本身去做分析，也不能很好的提高審計效率或滿足審計要求從而發現問題，例如對醫院的收費系統或商業銀行的信貸業務等進行審計，傳統方式將已完全無法工作.這時就必須跳出固有模式，把審計內容和重點轉向電子數據本身及其信息系統的內部控制上來.

數據式審計模式分為兩種：數據基礎審計模式和數據式系統基礎審計模式.數據基礎審計模式定義為：以數據為審計對象的審計方式.把數據式系統基礎審計模式定義為：以系統內部控制測評為基礎，通過對電子數據的采集、轉換、整理、分析和驗證等，來實現審計目標的審計方式.數據式審計模式直接區別于帳套式審計模式，其審計對象主要有兩個，一是系統的內部控制，二是電子數據本身.

2 數據式審計模式遇到的常見問題和解決途徑

我們在數據式審計模式概念指導下進行了歸納總結，例如在對醫院進行審計時，將數據庫管理系統的業務數據與財務軟件的財務數據進行對比找到差異而確定問題所在.在對證券公司、商業銀行等單位的審計中，更是要對其信息化環境下的內部控制和電子數據進行詳細分析.但是，在實際工作中體現出數據式審計模式優點的同時，也發現了該模式下信息利用時遇到的各類問題.

2.1 審計人員跨專業的工作獨立性較差

審計人員大多具有專業財會審計背景和審計經驗，但可能缺乏計算機應用技能.為改變這種局面，近年來充實了許多計算機專業人員到各個審計領域，但他們缺乏系統的審計業務知識.在進行復雜的計算機審計項目時，往往要計算機技術人員和審計業務人員同時配合，才能運用數據式審計模式完成工作，兩類人員在業務和技術的溝通上又會存在理解偏差與溝通障礙，這就降低了審計的效率.

要解決這個問題，需要對審計業務人員加強計算機專業知識尤其是數據庫知識的培訓，如此以來,那些普通的、常見的技術問題就不再需要計算機專業人員幫助.目前，審計署和省、市等各級審計機關都舉辦了多期計算機審計中級培訓，參學人員從各類電子數據入手，用數據式審計模式進行計算機審計實務操作，取得了一定的成效.

同時，我們也要認識到，如果計算機專業人員不加強審計業務知識和相關法律法規的學習，同樣也會阻礙數據式審計模式的發展.

2.2 距真正意義的數據式審計模式仍有差距

目前，國內外軟件公司開發的商品化財務軟件和ERP系統種類繁多.但這些軟件所依存的操作系統平臺、使用的數據庫管理系統和數據結構可能完全不同，具體工作中很難直接讀取軟件中的信息并按統一模式組織并存儲，更無法進一步分析和審計這些信息數據.

這個問題在目前審計工作中表現的比較突出，單純的審計業務人員在工作前期基本無法發揮作用，必須要計算機專業人員花費大量時間和精力進行數據采集、轉換及初步分析，不斷在數據庫中進行轉換、導入導出、結構整理、去除臟數據，才能為審計業務人員的下一步工作做準備.計算機對于審計業務人員來說，只是一種存放電子數據的工具，在實際審計時往往只對數據進行簡單的計算和核對，未借助現有的先進信息技術去發現數據中的問題，進一步去挖掘數據背后隱藏的、有用的知識，為審計工作提供決策支持.

要解決這類問題，長遠來看，較好的途徑是設計出用于輔助審計的數據倉庫系統.該系統可使用專用軟件利用數據挖掘技術從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的數據中提取隱含在其中的、人們事先不知道的、但又是潛在有用的信息和知識.通過對被審計數據進行全面分析，獲取核心數據，并對這些數據的結構進行規范化，建立相應的數據模型，對數據挖掘的結果進行解釋和評價，轉換成為能夠最終被用戶理解的知識，以供審計使用.

2.3 信息系統內控制度的不完善造成數據核實困難

在采集電子數據時，審計機關一般是提出需求，然后由對方人員進行提取.這一方面因為對方人員或軟硬件維護公司熟悉其系統環境，另一方面也可以規避風險.由于采集的數據僅來源于被審對象，但某些單位沒有專職系統管理維護人員，信息系統內控制度的不完善可能造成所取原始數據本身就不完全可信,存在缺失原始數據、未進行合法性校驗等情況.如醫院信息系統審計過程中，取得多個年度的數據中發現其收費項目在某個時間點只經過了單個操作人員的修改，錯誤的錄入沒有制度進行約束、沒有其他人員進行審核，造成了幾年來一直執行錯誤的收費標準.再如社保基金審計中發現大量人員的身份證信息不合法，存在如“aaa”、“000000”等形式的手工錄入的非法身份證號.

此類問題的出現，有的可以通過制度的完善和人員的細心來避免，但如果大量原始數據均存在異常，則會直接影響到審計的結果.解決這類問題時，審計業務人員和計算機專業人員要預留出足夠的時間先期取得數據進行分析，除了將整理過的數據借助輔助信息進行對比外，還要從信息系統內部控制制度、業務流程、數據異常產生的原因逐個進行分析.

另外，我們還必須認真進行信息系統審計，可以主要對應用程序進行審計.應用程序決定了數據處理的合規性、正確性.對應用程序的審計時，可以對程序直接進行審查，也可以通過數據在程序上的運行進行間接測試.間接測試時對不同的情況需要設計出不同項目、不同區間的數據進行代入，檢驗輸出的結果是否正確.這種測試數據可以是真實的數據，也可以是模擬的數據.

2.4 數據庫設計不完善造成獲取的數據有缺陷

軟件開發公司在對用戶進行需求分析時，可能與用戶交流時有理解差異，沒有考慮到未來的需求變化，軟件投入使用后發現實際使用和預期效果有一定偏差，數據量的加大引起運行效率急劇下降.有些開發人員對數據操作進行過度的簡化，在數據庫中不保存歷史數據而只記錄最新狀態的數據，也就是說，數據是動態的.審計所取得這類數據時只是該時點的內容，沒有歷史數據則無法查看數據變化的趨勢.

另外，在審計中，經常會發現有些單位雖然使用了計算機技術對財務數據及業務數據進行管理，但兩者之間卻是獨自開發獨自運行的，缺乏關聯性.這就會產生一個問題：當發現其中某一系統中的數據可能有問題后，再到另一套系統中進行驗證時就非常困難，我們稱之為數據間缺乏關聯.

對動態數據的常見的解決途徑有兩種，一是要求被審對象提供當時的備份數據，以便進行還原后再查詢；二是查閱以往的會計報表數據，但這樣際上就偏離了數據式審計模式.

對數據缺乏關聯的情況，只有在起初拿到兩套系統的數據后仔細分析查找，盡量取得各自的數據字典找到二者的對應關系，再適當根據關鍵字段生成中間表以進行輔助審計.

3 結論

通過實踐，我們發現了數據式審計模式中信息利用的幾個常見問題，并提出了相應的對策.現實中存在的問題可能遠不止這些，但這并不能掩蓋數據式審計模式的優點，數據式審計模式是信息化環境下的發展必然.在現有的條件下，只要將多方面信息進行綜合分析后再加以利用，就一定能使數據式審計模式下的計算機審計更好地發揮出明顯效果，提高審計工作效率，促進審計工作轉型，更好地為經濟建設保駕護航.

〔1〕石愛中，孫儉.初釋數據式審計模式[J].審計研究,2005（4）.

〔2〕張金城.信息系統審計[M].清華大學出版社，2009.

〔3〕譚建豪.數據挖掘技術[M].中國水利水電出版社，2009.

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1673-260X（2013）07-0058-02