如何做好新規定的人事檔案收集歸檔工作

王志麗

（赤峰學院 人事處，內蒙古 赤峰 024000）

干部人事檔案是對干部個人經歷、活動、表現等的記載，是全面地了解識別干部和正確選用干部的基礎，是做好干部工作的必備條件之一，直接影響到干部工作的效率和質量.收集是干部人事檔案管理工作的基礎.只有將干部檔案完整齊全的收集起來，科學的整理和鑒別，干部檔案的信息資源才能得到充分的開發和利用.因此收集工作的質量，直接制約著各項業務工作的開展和管理水平的提高，檔案管理工作人員必須下大力氣做好歸檔材料的收集工作，只有豐富的檔案材料才能為檔案管理打下堅實的基礎.為了規范干部人事檔案材料收集歸檔工作，確保為公道正派地選人用人提供真實、全面的檔案信息，根據相關法律法規，2009年12月中央組織部出臺了《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（以下簡稱“新規定”），這為人事檔案管理部門收集檔案材料提供了新依據.

1 新規定的特點

干部人事檔案材料的收集工作即是干部人事檔案中最重要的一項基礎性工作，同時也是一個比較薄弱的環節，自新規定出臺之后，增加了新檔案材料收集內容，下面介紹一下新規定的特點：

1.1 符合時代發展的要求和社會發展的需要.隨著社會的發展，新事物的不斷出現，人事檔案必然也應填充新的內容.新規定中增加的新內容，更加注重社會經濟發展和組織工作的需要，如新增加的“人事爭議仲裁決書”、“再生育子女申請審批表”、“解決待遇問題的審批材料”等材料，這些材料是隨著社會法制的不斷健全及干部隊伍管理的逐步發展而新增加的內容，賦予了人事檔案新的血液，其更具生命力.

1.2 收集范圍更詳細、全面.干部的婚姻狀況、財產狀況等材料的歸檔，對更全面更深刻地考察選用人才提供了幫助.反映干部現實表現的材料如“領導干部個人有關事項發生變化的報告表”納入歸檔范圍.此外，還將“聘任專業技術職務審批表”、“工資停發及恢復通知單”等納入了歸檔范圍，使檔案更全面細致地反映了個人的發展狀況.

1.3 材料收集更具時效性、規范性.新規定要求存檔材料在形成之后一個月內必須送交干部人事檔案管理部門歸檔，一年內整理歸檔.有效克制了以往材料歸檔的拖拉、滯后現象，杜絕了材料積壓成堆現象.對于填寫不規范，手續不完備，或材料上姓名、出生時間、參加工作時間和入黨時間等與檔案記載不一致的，要求材料形成部門應重新制作，或者由組織人事部門審改并加蓋公章，體現了人事檔案材料的規范性.

1.4 收集內容更真實.新規定中第四類有關學歷學位的材料中，不僅將學習期間的學生登記表、成績表、畢業生登記表及授予學位的材料放入人事檔案，還要求必須將畢業證、學位證原件，經工作人員鑒別真偽后予以復印，將證書復印件加蓋組織人事公章后存入本人人事檔案，證書上不僅有個人的基本信息，更加直觀真實，使人更加信服，大大增加了人事檔案的權威性.

1.5 紀律嚴明、監督有效.新規定嚴禁涂改、偽造檔案材料，嚴禁將規定之外的檔案材料入檔，嚴禁將虛假材料和不符合歸檔要求的材料入檔，嚴禁抽取、撤換或銷毀檔案材料，對違反紀律的工作人員，明確了處罰規定.

2 如何做好收集歸檔工作

干部人事檔案材料產生于不同的部門，渠道繁多，涉及面廣.只要我們檔案管理工作人員勤于思考和善于觀察，認真調查研究，摸清檔案材料的來源，知道從什么地方去獲取，才能保證干部人事檔案材料收集工作的預見性和計劃性，爭取收集工作的主動權，減少被動性.

2.1 做好經常性收集工作.即是干部人事檔案工作自身發展的要求，也有效手段，應采取一切措施盡快的將所形成的、新發現的干部檔案材料收集起來，及時歸入本人檔案.這就要求檔案管理人員要有充分認識檔案材料收集工作的長期性和艱巨性.其次要結合本部門的實際情況，必須與材料形成部門密切配合提出切實可行的具體要求，使收集工作長期化、制度化.

2.2 掌握人事檔案材料形成的規律，主動上門收集.首先把握好時間規律，在一定的時間內，一些部門會形成一定內容的材料.如一些重要節日里單位表彰先進而形成的材料，年終干部考核、專業技術人員年度考核材料以及每年工資晉升審批表等這些固定時間的活動中，人事檔案管理人員要及時收集.其次是變化規律，即凡人事檔案記載的情況發生變化，相應形成反映變化過程的材料，如職務、職稱變動而形成的職務任免審批表、專業技術職務評審表等.再次掌握普遍規律，凡是具有全局性、普遍性的工作檔案管理人員要及時了解有關政策，向有關部門提出要求，不失時機地把有關檔案材料收集歸檔，減少工作環節，提高工作效率，這就要求檔案工作人員主動加強與各有關部門的聯系，積極主動、踏實細致，及時發現收集線索，及時收集.

2.3 建立健全收集工作制度.干部檔案管理部門應建設健全移交和轉遞制度，保證干部檔案材料能及時地、源源不斷的從形成單位獲得干部檔案的歸檔材料，干部人事檔案管理部門在總結實踐經驗的基礎上，制定具體的干部檔案材料歸檔范圍、時間質量要求和應履行的有關手續，轉發各單位執行，任何組織與個人不得以任何理由積壓、滯留應歸檔材料.對于示能及時遞交到干部檔案部門的干部檔案材料，要及時向所在單位發索要歸檔材料公函，限定時間或是主動上門索要歸檔材料，從根本上杜絕漏收干部檔案材料現象的發生.為了便于了解收集工作情況，必須對已收集的歸檔材料按照收到的時間順序逐份登記，避免材料遺失或散落.檢查核對制度與缺少材料補充制度相結合，發現漏交及時填寫《干部檔案缺少材料登記表》，同時向有關部門催要歸檔材料.

2.4 嚴格執行《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理辦法》中的有關規定，嚴把真實關.有些人在檔案材料中年齡越填越小，參加工作越填越早，學歷越填越高，這樣影響了人事檔案的使用價值.發現這種情況應按有關規定執行，認定出生年月應以檔案記載最早或出現次數最多的為準.認定參加工作時間，應以人事、勞動部門或人民武裝部門填寫的入伍、參加工作時間為依據.認定最高學歷應以國家承認的學歷且有完整的學籍檔案、學籍檔案中記載的學歷為依據.發現材料前后不一，應認真核實，并告知組織和當事人矛以訂正.

2.5 人事檔案材料手續完備.原則上只有手續完備的材料才能歸檔，（1）審查手續，指那些經過審查需辦理一定手續作為審查標記的材料，如干部履歷表、各種鑒定表、黨員登記表等應有審查手續.（2）簽署手續，凡外調、函調所取得的證明材料，應有證明人所在單位對材料來源、證明人的政治面貌及材料的可靠程度簽署的意見才能入黨.（3）批準手續，凡反映審批工作的人事檔案材料都需有批準機關的審批意見，否則不能歸檔，如干部任免審批表、專業技術職務評審表、處分決定、入黨入團志愿書等都需有批準意見.（4）落款手續，落款手續指的是該簽名的要簽名，該署單位的或部門名稱的要署上，該注明時間的要注明，這樣才能歸檔.（5）蓋章手續，審查批準須加蓋公章，這是手續完備的一個重要標志.

2.6 加強業務培訓.新形勢要求廣大人事檔案工作者應努力學習檔案管理的方針政策，每年組織工作者進行業務知識培訓，不改斷更新觀念、更新知識，在工作實踐中探索新路子，開創新局面，這樣才能適應新形勢下檔案管理工作的發變化.

干部檔案材料收集工作的最終目的是為干部服務、為經濟建設服務，有效的開發和利用檔案資源是干部人事檔案管理工作的生命所在.只有將這一時期的表現材料放入人事檔案，可以更全面、更系統、更深入地考察一個，從而可以有針對性地選人用人，更深入地開發一個的人的潛能，為黨和國家培養和選拔更優秀的人才.收集工作的質量直接制約著名項業務工作開展和管理水平的提高，檔案管理工作人員必須下大力氣做好歸檔材料的收集工作，占有豐富的檔案材料，才能為檔案管理打下堅實的基礎.干部檔案完整齊全的收集起來，科學的整理和鑒別，干部檔案的信息資源才能得到充分的開發和利用.

〔1〕中組部.干部人事檔案工作文件選編,2011(10).

〔2〕許向東.淺談高校檔案的保密與利用[J].機電兵船檔案，2008（4）.

〔3〕朱玉媛.現代人事檔案管理[M].北京:中國檔案出版社,2002.