企業人事檔案管理的問題與對策

謝美霞

（山東水利工程總公司，山東 濟南 250014）

企業人事檔案管理的問題與對策

謝美霞

（山東水利工程總公司，山東 濟南 250014）

隨著經濟社會的快速發展，企業內原有的檔案管理方法越來越不適應形勢的發展，主要表現為內容不充實、人員不專業、管理體制不暢通等。究其原因，主要涉及企業工作人員思想認識不到位、相關制度不落實、管理人員責任心不夠3個方面。鑒于此，本文從轉換觀念意識、落實規章制度、構建責任考評工作機制3個方面切入，對解決當前企業人事檔案管理工作存在的問題提出了探討性建議。

人事檔案；建設管理；水利企業

企業人事檔案管理工作不僅是人事管理工作的重要組成部分，更是發現人才、使用人才和管理人才的重要依據。改革開放以來，我國企業人事檔案管理工作雖然取得了一定的成績，但是隨著經濟社會的快速發展，原有的檔案管理方法越來越不適應新形勢的發展。如何使當前的人事檔案工作順應當今經濟社會的發展要求，已成為檔案管理人員面臨的重大課題。

1 存在的主要問題

1.1 內容充實性問題

現代企業管理制度最明顯的特征是“產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學”，人事檔案管理制度作為其中的一項重要內容也要完善起來，他能夠正確反映出一個人的個人經歷、德才情況等。但是，由于檔案管理意識薄弱，許多企業的檔案管理人員在搜集檔案信息時隨意性較強，不能定期督促相關人員上交近期材料；干部職工大多不懂人事檔案管理的具體要求，并且過于信賴單位檔案管理人員，認為相關工作不需個人操心。因此，許多員工檔案袋內僅保存著一些學生時代的原始材料，干部履歷表、入黨志愿書、工資套改表、學歷、培訓、獎懲、晉升、職稱等反映員工基本情況、使用率較高的材料沒能及時收集歸檔。相關材料的缺失，易導致檔案管理工作相當被動。

1.2 人員專業化問題

許多企業沒有專職檔案管理人員，在整理檔案時經常機動安排兼職人員突擊完成工作任務；有的雖有專職人員，但要么人手不夠，要么缺乏專業技能。這樣就造成了一些問題：一是工作質量低下。由于部分企業的檔案管理人員屬于兼職人員，處理自己業務內事情的同時再兼顧檔案工作，責任感不強，工作效率和質量往往不高。二是歸檔不及時。由于兼職工作人員精力有限，很多時候往往會忽略檔案材料的收集整理工作，很多檔案材料散落堆積于檔案室，從而導致個別同志的檔案材料缺失，給以后的職稱評定、職位升遷、績效考核、綜合考評等工作帶來麻煩。三是操作硬件設備的能力較低。許多企業工作人員的人事檔案仍然保留著手寫材料的狀態，對掃描儀、電腦等設備操作不熟練，從而導致單位檔案缺乏電子版。

1.3 管理體制的問題

隨著企業用人機制愈加靈活，越來越多的企業根據本單位的實際需求，不斷調整用人策略，采用各種方式的勞務合作，企業與新進員工之間往往不采用人事檔案的約束手段，而是采用協議、合同等方式固定雙方的勞務關系。對員工來說，他們的就業思想非常靈活，員工為求個人發展，跳槽現象成為相當正常的事情，但是舊單位為維護本單位利益而不放棄人事檔案的情況也時有發生，于是社會上就出現了“死檔棄檔”、“人檔脫節”、“人質檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”等情況，不能充分發揮檔案管理為經濟社會發展服務的社會職能。

2 主要原因分析

2.1 思想認識不到位

關于檔案管理工作，許多企業存在一種認識誤區。認為企業的主要任務是贏利，是創造更多的經濟效益，所以，企業的工作重點只有一個——抓好業務生產，而檔案管理工作，可有可無。正是在這種思想引導下，許多企業檔案管理意識淡漠，缺乏基本的檔案管理知識。干部員工在填寫檔案時不重視、不認真，書寫不規范，填寫不標準；書寫用筆也是五花八門，涂抹嚴重，辨認不清。

2.2 制度落實不到位

建章立制，是所有企業都會強調的重點，但是，在實際操作中，有令不行、有規不依、有章不循的現象屢見不鮮，規章制度成了擺設。企業領導很少撥付專項資金去建檔案室、購買專項設備，因為他們認為這樣做不會創造任何效益；對檔案管理人員來說，檔案隨處置放，缺乏責任意識；對檔案擁有者本人來說，少數干部人事檔案由本人保管，甚至有些干部對自己的人事檔案存放何處都不知道。干部檔案管理的相關規定落實不到位，導致檔案管理工作形同虛設。

2.3 工作責任不到位

責任心是一個干部思想品質、工作作風、精神境界的具體體現，更是做好干部檔案管理工作的本質要求。由于檔案管理部門長期從事一項反復性較強的工作，易使人煩躁或松懈，加上單位領導不太關注檔案部門，缺乏細化的績效管理，使得部分工作人員責任感淡薄，不關心人事檔案的內容完整性問題，既不會積極主動地把相關材料收集歸檔，也不會按照業務規范化要求對檔案進行分類，更不善于操作硬件設備，不學習現代化管理手段，工作中怕麻煩，圖簡省，不嚴格執行規章制度。

3 解決問題的建議

3.1 轉換對人事檔案的觀念意識

要采用多種宣傳手段，加強宣傳力度，讓企業內部，包括決策者逐漸了解檔案管理的一些基礎知識，提高職工對《中華人民共和國檔案法》的認識，讓每一個人都認識到檔案管理是反映員工基本素質的一個重要方面，是企業選賢任能的重要參考。在此基礎上，要將檔案管理工作納入企業戰略發展規劃當中，極力做好檔案管理工作與企業人才培養規劃相結合的大文章，提高人們對檔案工作的了解、認識和重視，切實轉換對人事檔案的觀念意識。

3.2 把各項規章制度落實到位

抓好制度落實，采取內外都要抓、內外都要硬的方法。所謂外，就是要建立科學的監督考核評價體系。具體來說，就是企業內部在制定年初計劃時，一定要把檔案管理工作的考核評價工作列為全年工作計劃之一，年中、年末兩次督查考核，用行政的方法提高全單位對檔案管理工作的重視程度。所謂內，就是要建立科學的動態管理體系。

1）檔案管理工作人員要主動爭取硬件配備資金，建好檔案室，購買專項檔案工具。

2）檔案管理人員要在及時歸檔的基礎上，對流動職工的信息采取定時搜集、定向搜集、跟蹤搜集、補充搜集等辦法，與流動職工簽訂相關協議，以契約的形式明確雙方責權利，確保流出或流進人員的檔案完整無缺。

3）要定期督促單位職工填寫當年個人取得的榮譽、證件等信息，以便及時歸檔。

3.3 構建責任考評工作機制

責任心的提高可以依靠自律，但更需要他律——建立責任考評工作機制。建議參考以下3種辦法：

1）把檔案管理人員的工作質量與個人年終考核掛鉤，工作質量的評定標準要公示，既要明白易懂，又要結合工作實際、量力而行，還要簡單易操作。

2）把檔案管理人員的服務態度與個人年終考核掛鉤，要在考核打分表中單列服務態度一欄，分為“優秀”、“合格”和“不合格”3個等次。

3）把群眾評價與檔案管理干部的升遷掛鉤，只要是超過30%的整體評價不合格，企業就要采取一票否決制，拒絕提拔任命。

總之，檔案管理工作關系個人切實利益，關系企業人才發展大局，企業理應上下一心，從“檔案強國、檔案強企”的戰略層面提高認識，著力把人事檔案管理工作做到位。

（責任編輯張玉燕）

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1009-6159（2013）-12-0065-02

謝美霞（1965—），女，副研究館員