有效實(shí)施實(shí)驗(yàn)室管理體系內(nèi)部審核的思考

羅友明

(云南省環(huán)境監(jiān)測中心站，云南 昆明 650034)

實(shí)驗(yàn)室建立管理體系的目的是對可能影響結(jié)果的各種因素和環(huán)節(jié)進(jìn)行全面控制、管理，使這些因素都處于受控狀態(tài)，使檢測結(jié)果始終保持可靠，因此實(shí)驗(yàn)室管理體系的有效運(yùn)行是保證檢測結(jié)果可靠的前提;而實(shí)驗(yàn)室管理體系內(nèi)部審核就是一項(xiàng)對實(shí)驗(yàn)室管理體系運(yùn)行的符合性進(jìn)行自我評價的手段。現(xiàn)就如何有效實(shí)施內(nèi)審并使之真正成為促進(jìn)質(zhì)量管理體系得到持續(xù)改進(jìn)和不斷完善的重要手段談幾點(diǎn)思考。

1 領(lǐng)導(dǎo)重視

實(shí)驗(yàn)室管理體系內(nèi)部審核活動涉及實(shí)驗(yàn)室的各個部門，如果實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)不重視，實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部間不配合，內(nèi)審就不能很好地發(fā)揮作用。這就要求領(lǐng)導(dǎo)對實(shí)驗(yàn)室內(nèi)審不但要有很高的認(rèn)識，而且還要有足夠的重視。具體體現(xiàn)在實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)是否將內(nèi)審作為一項(xiàng)重要工作列入年度工作計(jì)劃;實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)是否擔(dān)任質(zhì)量負(fù)責(zé)人，質(zhì)量負(fù)責(zé)人是否真正參與內(nèi)審活動;實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)是否重視和加強(qiáng)內(nèi)審員的培訓(xùn)和再培訓(xùn)等方面。

2 配備稱職的內(nèi)審員

內(nèi)審員在實(shí)驗(yàn)室管理體系內(nèi)部審核活動中起到監(jiān)督實(shí)驗(yàn)室管理體系運(yùn)行，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以解決，針對發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)幫助受審部門分析原因提出改進(jìn)措施和建議，同時在審核中與各部門員工廣泛交流和接觸，起到宣傳解釋、聯(lián)絡(luò)和溝通等作用。為此內(nèi)審員必須經(jīng)培訓(xùn)取得資質(zhì)，在開展內(nèi)審活動時嚴(yán)格按照審核所使用的評審準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)、管理體系等文件的要求，不僅能客觀、公正、實(shí)事求是地反映審核現(xiàn)狀，而且對所承擔(dān)的審核質(zhì)量負(fù)責(zé)。所以配備稱職的內(nèi)審員是實(shí)驗(yàn)室有效實(shí)施內(nèi)審活動的重要因素之一。

3 精心策劃

實(shí)驗(yàn)室管理體系內(nèi)部審核是一項(xiàng)系統(tǒng)化、文件化的復(fù)雜驗(yàn)證過程，涉及實(shí)驗(yàn)室所有與檢測有關(guān)的部門，工作量大面廣。在開展此項(xiàng)工作之前，做好策劃準(zhǔn)備工作，編制詳細(xì)內(nèi)審計(jì)劃能為有序高效實(shí)施內(nèi)審活動打下基礎(chǔ)。

3.1 審核方式

審核方式主要有按體系要素審核和部門審核兩種。按體系要素審核主要針對要素要求展開審核，會涉及多個部門，例如《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》中的“人員”這一要素幾乎涉及實(shí)驗(yàn)室所有檢測部門。按部門審核主要針對部門職能所涉及到的活動進(jìn)行審核，應(yīng)該包括審核部門涉及到的每一個要素，例如一般情況下實(shí)驗(yàn)室的分析部門均涉及《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》中的“記錄”、“人員”、“設(shè)施和環(huán)境”、“檢測和校準(zhǔn)方法”、“設(shè)備和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)”、“量值溯源”、“結(jié)果質(zhì)量控制”和“結(jié)果報告”等多個要素。在實(shí)際的審核活動中往往是按要素審核和部門審核相結(jié)合的方式進(jìn)行。

3.2 審核對象和內(nèi)容

在策劃實(shí)驗(yàn)室管理體系內(nèi)部審核活動時，應(yīng)將實(shí)驗(yàn)室內(nèi)所有與檢測有關(guān)的部門均納入審核對象，審核的內(nèi)容應(yīng)覆蓋《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》中的19 個要素和實(shí)驗(yàn)室管理體系的全部工作。當(dāng)然，如果年度審核計(jì)劃不止一次，在保證全年的審核對象覆蓋所有與檢測有關(guān)的部門，以及審核內(nèi)容覆蓋《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》中的19 個要素的前提下，審核對象和內(nèi)容可以分解在每一次的內(nèi)審活動中，實(shí)行區(qū)域?qū)徍撕蜐L動審核。但是對于部門少、人員少的實(shí)驗(yàn)室來說采取一次審核覆蓋檢測部門和全要素是最佳方案。

3.3 內(nèi)審組成員及分工

實(shí)驗(yàn)室管理體系內(nèi)部審核活動由質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織和實(shí)施，內(nèi)審組長最好由質(zhì)量負(fù)責(zé)人擔(dān)任，或者由其指定人員擔(dān)任;內(nèi)審組成員必須是熟悉實(shí)驗(yàn)室管理體系的稱職內(nèi)審員。內(nèi)審員應(yīng)獨(dú)立進(jìn)行審核的活動并且不帶偏見，沒有利益上的沖突，因此無論采取哪種審核方式，審核組長在工作分配時應(yīng)確保內(nèi)審員與其審核的部門或工作無關(guān)。

3.4 審核時間

實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部審核時間除應(yīng)當(dāng)考慮準(zhǔn)備工作是否充分之外，還應(yīng)當(dāng)考慮安排在工作不是很繁忙的時間段進(jìn)行，盡量確保各部門人員能全員參與，以便使實(shí)驗(yàn)室管理體系文件和標(biāo)準(zhǔn)得以再次宣貫。內(nèi)審的日期一旦確定下來，就要通知各有關(guān)部門和人員做好相關(guān)的準(zhǔn)備工作。

4 有效實(shí)施計(jì)劃，客觀、真實(shí)反映問題

實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部審核應(yīng)嚴(yán)格按計(jì)劃開展。由于內(nèi)審工作大多由兼職人員完成，因此內(nèi)審員應(yīng)結(jié)合各部門的特點(diǎn)，在有限時間內(nèi)高效率地完成工作。在安排審核要素時，盡量將各要素審核穿插進(jìn)行，減少重復(fù)審核;可以將實(shí)驗(yàn)室上一次內(nèi)審以來采用的新標(biāo)準(zhǔn)、新設(shè)備、新近人員以及新制定或修改的程序作為重點(diǎn)審核內(nèi)容。審核員根據(jù)檢查表，采取聽、查、看、問、議等方式收集客觀、真實(shí)的證據(jù)，并認(rèn)真記錄;對發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)應(yīng)仔細(xì)核對，并且在審核范圍內(nèi)提出。不符合項(xiàng)的描述應(yīng)具體、可追溯，如將某一不符合項(xiàng)描述為“使用非現(xiàn)行有效的標(biāo)準(zhǔn)方法”，不但問題描述不具體而且無法查證，應(yīng)描述為“xx 號監(jiān)測報告中xxx 同志2012 年xx 月xx 日，氨氮分析標(biāo)準(zhǔn)方法GB 7479-87 為非現(xiàn)行有效方法”。

對實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部審核不符合項(xiàng)進(jìn)行原因分析時強(qiáng)調(diào)客觀原因，不查找主觀原因，如“未按要求對記錄的更改加蓋條章”的原因分析為“無條章”或者“條章丟失”，而不是找主觀原因，思想上不重視，未按相關(guān)程序文件要求對記錄進(jìn)行更改。有些不符合項(xiàng)的糾正措施停留在表面，未進(jìn)行深層次的糾正，如使用非現(xiàn)行有效方法，在整改時只是簡單將標(biāo)準(zhǔn)號進(jìn)行更改，而不是按相關(guān)程序?qū)Ψ椒ǖ淖兏M(jìn)行確認(rèn)。

5 跟蹤驗(yàn)證

跟蹤驗(yàn)證是實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部審核的后續(xù)工作，是為了促使受審部門針對實(shí)際存在或潛在的不符合項(xiàng)采取糾正和預(yù)防措施，并對改進(jìn)后的實(shí)際情況進(jìn)行再次檢查和評價，驗(yàn)證其有效性，向?qū)徍私M長及時反饋糾正效果。

6 人員和部門的積極配合

人員和部門的積極配合也是有效實(shí)施實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部審核的因素之一。部分實(shí)驗(yàn)室人員或部門質(zhì)量意識淡薄，未認(rèn)識到實(shí)施內(nèi)審工作的重要性和必要性，存在內(nèi)審工作是在雞蛋中挑骨頭，與自己過不去的想法，因此工作不予配合;有的還認(rèn)為內(nèi)審工作可有可無，與己無關(guān)，應(yīng)付了事，使內(nèi)審工作不能得以有效實(shí)施。

實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部審核作為開展內(nèi)部管理的有效性審核，在于發(fā)現(xiàn)問題并致力于改進(jìn)，促使實(shí)驗(yàn)室全體人員更加重視管理，形成相互激勵、相互制約的工作機(jī)制，使實(shí)驗(yàn)室的活動處于良性運(yùn)作的狀態(tài)，管理工作更加科學(xué)、高效、嚴(yán)謹(jǐn)。