對中小城市依法管理建設工程檔案的淺述

曾春梅

（福建省永安市建設檔案館，福建 永安 366000）

社會的飛速發展使社會各項建設活動日新月異，城市的各項新建、改建、擴建工程也不斷涌現，在工程建設進行的同時，逐漸形成了大量的建設工程檔案，這些檔案材料對于工程的建設有著重要的作用。在這個城市建設事業飛速發展的時代，如何依法加強建設工程的檔案管理，確保檔案管理事業的不斷發展，是每一位建設工程檔案管理人員必需思考的問題。

1 依法管理工程建設檔案的影響因素

1988年《檔案法》和1990年《城市規劃法》的實施，以及后來頒發的《檔案法實施辦法》、《科學技術檔案工作條例》、《建設工程質量管理條例》《城市建設檔案管理規定》等等，這些法律法規為建設工程檔案的管理提供了足夠的法律依據。近些年來，我國不斷加強和完善城市建設檔案的相關規定，因此檔案的管理逐步由經濟的制約管理轉向國家法律進行管理，這是建設工程檔案管理工作的一大進步。通過這樣的管理，人們對于建設工程檔案管理的認識也逐漸加深。然而，建設工程檔案的管理仍然不很樂觀，特別是在一些中小城市對工程檔案的管理存在著有法不依，違法不究的現象，這些現象主要包括以下幾點：

1.1 檔案管理人員的法制意識不強

法律法規是規范人的行為，但是如果相關人員對于法律法規了解不深刻的話，就會很容易造成法制意識薄弱，不依法辦事的結果。隨著城市建設的不斷發展，即使有了國家依法設立建設工程檔案管理的相關法規，但是很多檔案管理人員本身對于建設工程檔案管理的性質和地位都不甚了解或了解不多，建設工程檔案管理部門的存在感低，很難與其他部門并肩而立，再加上一些建設單位對檔案工作本身不重視，導致了工程檔案管理工作的難度大的狀況。

1.2 由于相關部門交叉管理，導致工作難以統一

《城市建設檔案管理規定》明文規定：城市建設行政主管部門應當設置城建檔案工作管理機構或配備城建檔案管理人員，負責全市城建檔案工作，...建設單位應當在工程驗收后三個月內，向城建檔案館報送一套符合規定的建設工程檔案,..但是，由于城市建設相關部門如規劃、房產、建設部門各不相干，業務互不協調，僅憑檔案館理部門的管理力度又不夠，導致對這些相關部門工程技術檔案材料難以收集，很多工程檔案還流落在外，甚至有的部門只顧得上自己的利益，經常和建設工程檔案管理部門發生爭執，造成檔案收集困難的現象。

1.3 法律設立得不到有效的確立

根據《建設工程質量管理條例》第五十九條，建設工程竣工驗收后，建設單位未向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案的，責令改正，處以一萬元以上十萬元以下的罰款。然而，這項明文規定也沒得到具體的落實，因為該條例的主要實施者是建設主管部門，而不是負責管理工程檔案的部門。因此，這容易導致檔案的依法管理上出現真空地帶。很多工程建設檔案都存在著過期未交、缺交、漏交等現象，而工程檔案管理部門沒法進行有效的管理，間接影響了建設工程檔案管理的職責。

1.4 某些檔案管理人員的素質不高

除了上述幾點客觀原因之外，建設工程檔案管理人員自身的素質也存在著一些問題。主要的是工程檔案管理人員對于檔案工作本身就認識不夠，對檔案及其相應的法律法規了解不深不透，導致不能夠準確地掌握檔案管理的相關準則和要求。另外，由于檔案管理人員人手不夠，檔案人員大部分時間精力放在對建設工程檔案審核、接收上，對其它檔案和各項工作顯得力不從心，尤其是近年來，隨著建設項目工程的不斷增多，檔案管理人員的工作大多還只停留在層面上，依法管理建設工程檔案工作沒有得到具體的落實，造成有法不依，執法不嚴的現象。

2 中小城市依法對建設工程檔案管理的對策

由于客觀和主觀原因，導致了目前一些中小城市建設工程檔案管理工作開展存在著以上問題，為了使工程檔案更好地服務于城市建設，更好地為城市規劃建設管理提供利用服務，與飛速發展的城市規劃建設活動相適應，必須加強中小城市建設工程檔案工作管理，給工程檔案管理設立一個良好的平臺。下面本文將依法對建設工程檔案管理工作提幾點建議：

2.1 從法律法規上增強相關部門領導對工程檔案的管理意識

《城市建設檔案管理規定》第三條：城市建設行政主管部門應當設置城建檔案工作管理機構或配備城建檔案管理人員，負責全市城建檔案工作，...建設單位應當在工程驗收后三個月內，向城建檔案館報送一套符合規定的建設工程檔案,..因此城市建設檔案館是城市建設工程檔案收集和保管的重要基地，它面向全市，收集和保管建設系統各專業管理部門（包括城市規劃、設計、施工、監理、園林、風景名勝、環衛、市政公用設施等）形成的業務管理和技術檔案，各類城市建設工程檔案以及有關城市規劃建設管理的方針政策法規計劃等方面的基礎資料，因此，工程檔案管理首先是從思想上增強相關部門領導的意識，并且是從法律、法規的角度，只有提高了有關領導對工程檔案工作管理認識，才能從根本上改善檔案管理工作，從而構建科學嚴密、分工明確的檔案管理體系，上致領導或部門負責人，下致工程技術人員、監理人員、還是檔案管理人員，對工程檔案管理規定都有一個正確的認識，積極地配合檔案管理工作的進行，在每項建設工程主體結束之后，按有關工程檔案管理的規定，各職責部門將有關工程應該歸檔的文件和資料、圖紙等收集完整、齊全，然后移交檔案管理部門集中統一保管。

2.2 確立檔案執法主體資格，保證行政執法的效率

行政執法主體資格主要是指能夠行使行政職權的社會組織。根據《檔案法》《科技檔案工作條例》、《建設工程質量管理條例》、以及《城市建設檔案管理規定》等，城市建設的行政部門要設置檔案工作管理機構和配備檔案管理人員，做好城建檔案的管理工作。城市的建設行政主管部門也可以委托城建檔案館負責城建檔案工作的日常管理工作。因此城建檔案部門行使全市城建檔案管理工作的執法主體資格，通過確立了建設工程檔案管理的執法主體資格，保證工程檔案管理工作行政執法的有效性和合法性。從源頭上強化工程檔案的行政執法，落實了管理人員的執法責任，有效地實現檔案的依法管理。

2.3 依法做好工程檔案的歸檔、保管工作

《城市規劃法》、《建筑工程質量管理條例》對建設工程檔案的報送歸檔都作了規定，《城市建設檔案管理規定》第六條：建設單位應當在工程竣工驗收后三個月內，向城建檔案館報送一套符合規定的建設工程檔案，..,工程檔案案卷質量標準必須符合《建設工程文件歸檔整理規范》的有關規定，在向檔案館移交報送之前，同時要求檔案管理人員對工程檔案進行科學的維護，保證其完整性和安全性，最大限度地對保護檔案不受外界環境的損壞，消除一些不利因素，延長歸檔后工程檔案的壽命，以最大限度地為城市建設提供優質服務。

2.4 落實檔案管理人員對相關法律法規及業務的學習培訓

要依法管理好建設工程檔案，檔案管理人員首先要認真學習熟悉掌握好與工程檔案管理相關的法律法規，包括一些檔案管理制度，收集范圍，整理規范，報送歸檔要求等相關業務知識，因此，加強工程檔案管理人員的培訓工作至關重要，檔案人員只有熟練掌握各項業務知識，工作上才能得心應手，同時還要加強理論與實際結合，善于總結工作中遇到的問題，通過相關的規定給予解決，提高工程管理的法制觀念，提升建設工程檔案管理水平。

2.5 落實激勵和懲戒制度，對建設檔案實行報送公示制

《檔案法》以及《建設檔案管理規定》中規定，對在檔案的收集整理保護等方面成績顯著的單位和個人由各級人民政府（或建設行政主管部門）給予表彰和獎勵，同時對于無故延期或者不按規定報送檔案，檔案人員玩忽職守造成檔案損失，涂改或偽造檔案等行為，由建設行政主管部門對直接負責人員或者其他直接負責人員依法給予行政處分，構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任，因此建議相關部門可以借助單位宣傳信息網絡平臺對工程檔案的管理情況進行公示，進一步宣傳督促工程檔案的收集報送保管工作，表彰獎勵檔案工作先進的單位和個人，對檔案工作不負責任，工作成績差的單位和個人，予以通報批評，并督促他們履行法律指責，違反檔案工作規定的，無視檔案法律法規，造成檔案損失的，按照有關規定進行處罰。

3 結束語

關于建設工程的檔案管理工作，相關部門應該加大力度實行監控，不斷完善相關的法規，同時要積極配合工程檔案管理部門的工作，給檔案管理人員的工作提供一個好的平臺。同時政府要建立一個適應我國社會體系的檔案管理模式，進一步完善工程檔案管理工作，為城市的規劃建設和管理工作發揮更大的作用。

[1]莫斌建設工程檔案管理研究與思考[J],科技資訊，2009

[2]宋可可.加強我國工程項目檔案管理有效對策分析[J],科技創新導報，2009

[3]劉忠瑞.袁訓英.淺議依法管理建設工程檔案[J],科技信息,2009