高校學(xué)生檔案統(tǒng)計的現(xiàn)狀與對策

郭登權(quán)

（四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院成教處，四川遂寧 629000）

高校學(xué)生檔案統(tǒng)計的現(xiàn)狀與對策

郭登權(quán)

（四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院成教處，四川遂寧 629000）

本文分析了高校學(xué)生檔案統(tǒng)計工作的現(xiàn)狀，闡述了存在的主要問題，并提出加強(qiáng)高校學(xué)生檔案統(tǒng)計工作中的四點(diǎn)對策：1、高度重視高校學(xué)生檔案統(tǒng)計工作；2、著力提升檔案統(tǒng)計人員的職業(yè)素質(zhì)；3、建立檔案統(tǒng)計工作的現(xiàn)代化信息平臺；4、充分發(fā)揮統(tǒng)計結(jié)果的價值，使高校學(xué)生檔案工作能夠更科學(xué)、合理.

高校；學(xué)生檔案；統(tǒng)計；利用

1 高校學(xué)生檔案統(tǒng)計工作的涵義和意義

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用是檔案工作的六個環(huán)節(jié).而統(tǒng)計應(yīng)該是一個關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，它既是檔案綜合管理的基礎(chǔ)，還起著承前啟后的橋梁作用.

檔案統(tǒng)計是以檔案的數(shù)據(jù)信息為元素、以數(shù)學(xué)統(tǒng)計為方法、以數(shù)學(xué)模型為基礎(chǔ)、以現(xiàn)代化信息平臺為載體來反映檔案工作的真實(shí)情況,揭示檔案管理活動的一般規(guī)律.是對檔案工作中的大量現(xiàn)象進(jìn)行觀察、分析和抽象，以定量的角度來揭示檔案和檔案工作中眾多現(xiàn)象的現(xiàn)狀及其發(fā)展規(guī)律.

高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的重要組成部分,對大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活及參加各種社會實(shí)踐過程,以及學(xué)生家庭社會關(guān)系、經(jīng)濟(jì)狀況等重要信息做了全面客觀地記錄.它是大學(xué)生從學(xué)校走向社會的履歷,也是今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據(jù).重視學(xué)生檔案統(tǒng)計工作，不僅可使大學(xué)生檔案工作更加系統(tǒng)化、科學(xué)化、信息化，還能對學(xué)校人才培養(yǎng)工作提供必需的信息支持.

2 高校學(xué)生檔案統(tǒng)計工作的現(xiàn)狀

目前，大學(xué)生的檔案統(tǒng)計工作的現(xiàn)狀不容樂觀，還存在著一些普遍性的問題，具體表現(xiàn)在以下幾個方面:

（1）對檔案統(tǒng)計工作重視不夠.很多高校對學(xué)生檔案統(tǒng)計工作不夠重視，甚至認(rèn)為這個工作可有可無.對學(xué)生檔案統(tǒng)計工作僅僅對檔案工作的一些現(xiàn)象作一點(diǎn)點(diǎn)膚淺的定性分析與定性結(jié)論，工作形式也僅限于填報數(shù)字，應(yīng)對上報的經(jīng)驗(yàn)型階段，忽視數(shù)據(jù)的采集，更缺少運(yùn)用數(shù)學(xué)統(tǒng)計思想方法進(jìn)行合理分析；對檔案統(tǒng)計的意義作用不夠明確，缺少必要的制度、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作要求，甚至缺少該項(xiàng)工作的工作人員，造成該項(xiàng)工作膚淺落后，嚴(yán)重影響高校檔案工作的良性發(fā)展，甚至影響到學(xué)校人才培養(yǎng)水平的提升.

（2）對統(tǒng)計方法的數(shù)學(xué)化方法不夠，缺乏科學(xué)合理性.很多高校的檔案管理中統(tǒng)計意識淡漠，工作人員、管理人員的統(tǒng)計方法機(jī)械原始，缺乏數(shù)學(xué)性例如無法做到統(tǒng)計對象的合理選取，無法對采集數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)收集與整理，缺乏數(shù)據(jù)的處理方法，缺乏結(jié)論獲取的數(shù)學(xué)模型，不能將結(jié)論成果進(jìn)行數(shù)學(xué)化呈現(xiàn)等，造成檔案統(tǒng)計工作的科學(xué)化水平偏低導(dǎo)致統(tǒng)計結(jié)論不夠精準(zhǔn)，甚至誤導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)決策，給高校學(xué)生檔案工作造成不好影響.

（3）現(xiàn)代技術(shù)參與度不高，手工成分大.隨著我國高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校學(xué)生檔案增長很快，檔案管理信息量很大，因此檔案統(tǒng)計的工作必將繁重，如果僅憑手工或者簡單的表格處理很難做好該項(xiàng)工作.根據(jù)我們的調(diào)查，大多數(shù)高校無專門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)上報網(wǎng)頁，無統(tǒng)計軟件，無操作人員或操作人員的計算機(jī)水平偏低，多數(shù)不能使用軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)信息處理，不能及時反映學(xué)院檔案的現(xiàn)狀和規(guī)律，造成學(xué)生檔案工作信息化程度差，系統(tǒng)化程度不夠.

（4）對統(tǒng)計結(jié)果的作用不夠重視.多數(shù)高校承擔(dān)有學(xué)生檔案管理任務(wù)的部門不重視統(tǒng)計結(jié)果價值的發(fā)揮，不重視招生信息檔案、學(xué)生學(xué)習(xí)過程檔案學(xué)生頂崗實(shí)習(xí)檔案、學(xué)生德育成長檔案、學(xué)生就業(yè)檔案等的統(tǒng)計結(jié)果的價值發(fā)揮，不能對學(xué)校的招生就業(yè)、人才培養(yǎng)方案制定、學(xué)生檔案管理的系統(tǒng)化科學(xué)化信息化管理提供依據(jù).

3 對加強(qiáng)高校檔案統(tǒng)計工作的建議

3.1 高度重視檔案統(tǒng)計工作

加強(qiáng)檔案統(tǒng)計工作是提升學(xué)校檔案管理綜合水平的重要條件，學(xué)校決策層要充分認(rèn)識到檔案統(tǒng)計工作的歷史作用、憑證作用以及參考價值，要認(rèn)識到它對學(xué)校、地方與社會所起的服務(wù)作用，這是檔案管理工作的根本所在.檔案統(tǒng)計工作還能反映檔案管理工作的規(guī)模、水平、發(fā)展速度，為檔案工作加強(qiáng)和管理提供重要的依據(jù).為了更好的發(fā)揮檔案統(tǒng)計工作的作用，提出以下建議：

（1）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到檔案統(tǒng)計的重要性，通過檔案統(tǒng)計全面掌握學(xué)校學(xué)生檔案管理的量與質(zhì)，以及檔案管理的科學(xué)程度與現(xiàn)代化管理水平，了解檔案人員的素質(zhì)能力水平，從檔案統(tǒng)計中收集學(xué)院發(fā)展信息，把該項(xiàng)工作有效納入學(xué)院發(fā)展規(guī)劃之中.

（2）為保證學(xué)生檔案統(tǒng)計工作的良性健康發(fā)展，務(wù)必要科學(xué)制定該項(xiàng)工作的管理制度規(guī)定與工作制度，例如檔案統(tǒng)計人員的職責(zé)、檔案信息報送制度、檔案統(tǒng)一編碼辦法規(guī)定、電子檔案統(tǒng)計辦法等等，使該項(xiàng)工作有章可循、有制可遵.

（3）積極開展各種檢查評比活動，有效提升學(xué)生檔案工作水平.對各部門的檔案統(tǒng)計人員進(jìn)行統(tǒng)計知識競賽、計算機(jī)知識達(dá)標(biāo)評比、定期評定其工作效果，促進(jìn)該項(xiàng)工作水平的穩(wěn)步提升.

3.2 提高人員的統(tǒng)計素質(zhì)

（1）培養(yǎng)求真意識.采集真實(shí)的檔案數(shù)據(jù)是檔案統(tǒng)計工作的生命.為了確保統(tǒng)計數(shù)字準(zhǔn)確性，在平時的工作中，就要以“真”為要求，完善規(guī)章制度，建立檔案統(tǒng)計臺賬，采取切實(shí)有效措施，從檔案基礎(chǔ)環(huán)節(jié)抓起，從工作人員的求真意識做起，真實(shí)做好該項(xiàng)工作，是檔案工作規(guī)范化、制度化的基礎(chǔ).

（2）提高業(yè)務(wù)素質(zhì).提高學(xué)校學(xué)生檔案統(tǒng)計工作的水平關(guān)鍵是提高檔案統(tǒng)計人員的素質(zhì)能力水平.要從政治素質(zhì)、職業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)與心理素質(zhì)等幾個方面入手對檔案統(tǒng)計人員實(shí)施培養(yǎng).重要的是讓檔案統(tǒng)計人員充分認(rèn)識檔案工作的重要性，站在學(xué)校發(fā)展與對學(xué)生高度負(fù)責(zé)的角度培養(yǎng)政治素質(zhì)與職業(yè)素質(zhì)；提高檔案統(tǒng)計人員運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)與數(shù)學(xué)方法來做好檔案統(tǒng)計工作的業(yè)務(wù)素質(zhì)；培養(yǎng)檔案人員高度的歷史責(zé)任感、淡泊名利的心態(tài)與寬容平和的心態(tài)等心理素質(zhì).積極開展定期檢查評比送培、自培等方式提升人員的素質(zhì)能力水平.

（3）提高數(shù)學(xué)統(tǒng)計能力.由于檔案統(tǒng)計工作的重點(diǎn)是檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的綜合分析研究，因此加強(qiáng)人員對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的收集、整理、分析水平，非常的重要.所以要對檔案統(tǒng)計人員進(jìn)行數(shù)學(xué)統(tǒng)計方法的學(xué)習(xí)提高.例如對檔案進(jìn)行合理的數(shù)學(xué)編碼、運(yùn)用軟件進(jìn)行檔案的動態(tài)統(tǒng)計，定期對檔案統(tǒng)計結(jié)果進(jìn)行分析并寫出分析報告等.還要加強(qiáng)檔案統(tǒng)計人員的計算機(jī)水平的提升，如e x cel中的查找功能、統(tǒng)計功能運(yùn)用，報表制作等.使學(xué)校學(xué)生檔案統(tǒng)計工作更上新的臺階.

3.3 建設(shè)檔案統(tǒng)計的現(xiàn)代化信息平臺

目前，我國高校學(xué)生人數(shù)增長較多，高校管理更加科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，因此學(xué)生檔案的種類增多，數(shù)量也增多，再用手工操作很難收集并處理大量浩繁的數(shù)據(jù).因此應(yīng)該明確檔案統(tǒng)計的重要性，充分了解檔案的增速和發(fā)展趨勢，有目的、有計劃地安排經(jīng)費(fèi)采購用于檔案統(tǒng)計工作中數(shù)據(jù)采集、整理加工的必須的現(xiàn)代的軟硬件設(shè)備，并認(rèn)真做好工作人員的培訓(xùn)工作，開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)學(xué)生，服務(wù)學(xué)校服務(wù)地方，服務(wù)社會.

要努力使學(xué)生檔案統(tǒng)計工作達(dá)到系統(tǒng)科學(xué)的現(xiàn)代化信息化水平.要建立網(wǎng)上檔案信息系統(tǒng)，突出時效性與價值最大化.同時，也要保證數(shù)據(jù)的安全，防病毒攻擊，防惡意非法篡改、增刪，定期做好備份.

要做好統(tǒng)計手段的數(shù)學(xué)化與現(xiàn)代化工作，建立便捷快速操作性強(qiáng)的檔案信息數(shù)據(jù)傳送系統(tǒng)，建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，研發(fā)先進(jìn)科學(xué)的軟件實(shí)現(xiàn)對檔案自動編碼、自動統(tǒng)計、自動預(yù)測、自動生成統(tǒng)計結(jié)論報表等功能，提高工作效率，提升學(xué)校學(xué)生檔案管理綜合水平.

3.4 發(fā)揮檔案統(tǒng)計結(jié)果的價值與效益

高校學(xué)生檔案統(tǒng)計工作的目標(biāo)就是運(yùn)用統(tǒng)計結(jié)果服務(wù)學(xué)生、服務(wù)學(xué)校發(fā)展、服務(wù)社會，充分體現(xiàn)檔案統(tǒng)計的價值發(fā)揮.要建立檔案增長的數(shù)學(xué)模型，檔案壽命的數(shù)學(xué)模型、檔案快速搜索的數(shù)學(xué)模型.要通過現(xiàn)代化信息平臺并運(yùn)用模型進(jìn)行預(yù)測給學(xué)校檔案工作的近期規(guī)劃提供依據(jù)，充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計結(jié)果的價值.

要在做好檔案統(tǒng)計基礎(chǔ)工作上入手，使高校學(xué)生檔案更科學(xué)、更合理地被利用，使檔案管理更加科學(xué)有序高效，充分發(fā)揮其效益.還能確保檔案保持的完好，延長檔案的壽命，充分發(fā)揮檔案的作用.

[1]杜智慧.通過檔案利用統(tǒng)計加強(qiáng)檔案開發(fā)與利用[J].大觀周刊，2011，(02).

[2]陳書華.試論檔案人員素質(zhì)對檔案工作的影響及對策[J].蘭臺世界，2006，（03）.

[3]田紹軍.論高校檔案管理人員應(yīng)具備的幾個素質(zhì)[J].四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2012，（08）.

[4]王俊杰，何強(qiáng).完善高校人事檔案管理淺議[J].四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2012，（08）.

[5]魏宗舒.概率論與數(shù)理統(tǒng)計教程[M].高等教育出版社1983,（10）.

[6]姜啟源，謝金星.數(shù)學(xué)模型[M].高等教育出版社，2003,（8）

責(zé)任編輯：鄧榮華

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1672-2094(2013)03-0164-0

2013-04-24

郭登權(quán)(1970-),男,四川遂寧人,四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館員.主要從事高校學(xué)生檔案管理.