高校檔案管理的教育功能和價值分析

袁 曼

(湖北師范學院 語委辦，湖北 黃石 435002)

0 引言

高校檔案是保存學校歷史風貌的主要憑證，在制定學校發展計劃和教育規劃過程中發揮著舉足輕重的作用，同時也是加強政治思想工作及學校管理工作的重要依據。高校檔案保存了高校發展的核心價值，是學校寶貴的財富積累。從招生、專業設置、學生學籍等教學檔案及教學活動檔案資料的管理都需要進行全面系統地記錄，因而需要在有序的管理組織體系下，如實地進行記錄，強化檔案管理工作的科學性。在提高檔案管理組織體系的情況下，教學工作的組織體系得到了有效的加強，全面系統的教育教學體系的建立，有利于強化管理功能的發揮，能夠更加全面和細致地記錄和規范學生學習和生活。

1 高校學生檔案管理工作的現狀和價值分析

一般來說，高校學生檔案管理工作從根本上反映了學生的在校學習情況，并且對于學生的品德表現和身體狀況等都進行整合記錄。例如：在考試過程中，學生因為舞弊受到處分，在檔案管理過程中，學生的這一處分將被歸檔，作為對學生的綜合評價。

1.1 學生檔案管理的內容

就當前高校來說，學生檔案的管理工作具有多樣性，具體的歸檔材料十分豐富，主要包括軍訓材料、畢業生登記表、報到證和實習材料、獎懲材料等，另外學生鑒定表也是檔案管理中的一項重要內容，可以通過定期對學生自身各方面的表現進行總結和分析，多方面記錄學生的學習表現、思想品德和課外實踐情況等，有序地對學生檔案進行歸檔和處理，能夠更好的充實學生的檔案材料，科學地對學生進行綜合評價。而用人單位通過對學生檔案的檢閱，能夠對學生思想品德和學習情況進行全方位的了解。

1.2 學生檔案管理的特點

一方面，檔案管理并不是一成不變的，可能隨著時間和管理對象的變化而具有一定的靈活性，學生可能由于考試作弊受到處分，但是后來又具有比較良好的表現和品德，就可能將處分不歸檔，還有的學生由于自身的條件發生變化，從休學到復學等，但是這些記錄都要具有一定的過渡性從而保障檔案的最終形成。另外高校的學生檔案并不是長期保存的，而是隨著學生畢業就業而去，具有一定的流動性，學生的學制對檔案的周期管理具有決定作用。 另一方面，學生檔案管理工作具有私密性和針對性，高校檔案特別是學生檔案記載了學生的個人情況、成績、獎懲等個人隱私，因此必須具有私密性，做好保密措施。另外根據學生的實際情況，高校檔案中的學生檔案利用比較頻繁，學生報考研究生、出國留學、報考公務員和參軍等都需要用到。

1.3 學生檔案管理的模式

就當前高校檔案管理的模式來說，主要有校、院級管理模式、部門聯合管理模式和學生處集中管理模式等。 新疆石河子大學從2008年開始就采用了校級、院級檔案管理模式，由學生處統一進行宏觀的管理和調控，負責對檔案材料的歸類，再由學院對檔案進行分院集中管理，從而促進檔案管理工作的系統化。

新疆農業大學則采取的是部門聯合管理模式，主要由學生處進行檔案材料歸檔工作，而檔案的調取和服務等則由各部門各司其職。

昌吉學院和新疆財經學院的管理模式都趨向于學生處負責，由學生處統一對各類檔案材料進行歸檔和管理。

1.4 學生檔案管理的價值分析

學生檔案管理是高校檔案管理的一個重要內容，是對學生個人成長和教育記錄的重要承載工具。學生檔案以其獨特的形式和內容將學生隊伍的建設工作越做越好。高校的學生檔案真實地記載了學生在校期間的德智體美勞，反映了學生在校期間的成績和水平，有利于對學生資料繼續統計和分析，在學生就業方面提供了比較科學準確的依據，有效避免了憑印象和靠關系等不良風氣。同時高校學生檔案的管理，能夠充分調動學生的學習積極性，培養競爭意識。用學生自己累計的成果和經歷激勵學生不斷進步，提高學生隊伍建設的整體素質。

2 高校檔案管理中教學檔案的價值分析

教學檔案同樣作為當前高校檔案管理中的重要內容，對于提高教學質量和改進教學方式等有很大的促進作用，能夠為教學管理提供科學的參考依據，為校史編寫和人物傳記等提供素材。

2.1 教學檔案管理能夠為改進教學方案提供依據，有效提高教學質量

高校的主要任務是培養人才，教學質量的好壞都能夠從教學檔案中進行分析，通過教學檔案獲取較多的培養人才的經驗，能夠更好地完善教學模式，為教學活動提供科學的借鑒。另外教學方式的好壞直接影響到課堂質量，好的教學方式能夠使教師更加輕松愉悅，同時使學生在快樂中學習。通過教學檔案的分析，對比教學方法，并加以改進，能夠提供更多適合學生的教學方案。

2.2 教學檔案的管理為強化教學管理提供了有效的依據

在高校教學管理過程中，教學管理水平很大程度上依賴于學校的教學檔案管理，通過對學校檔案的分析和總結，從宏觀上確定學校的教學發展方向，并擬定科學的教學計劃，合理安排教學，從根本上制定學校的長短期規劃。根據教學檔案中的師生獎懲材料和思想匯報材料，調整思想教育工作，使其能夠全身心地投入到教學工作中來。

2.3 教學檔案為校史編撰提供豐富的素材

高校校史體現了一個學校建立到發展的全過程，反映了學校的教學成績和科研能力，也是體現學校形象的重要依據。而教學檔案則積累了豐富的教學足跡，為校史的編撰提供依據。教學檔案將學校的發展歷程和要素按照類別明確地分類和管理，每一個類別都有其標注的檔案盒，根據檔案盒上的標注文字，便可以找到相應的資料，也是教學檔案管理的一個便捷之處。

3 高校檔案管理的教育功能分析

高校檔案管理具有顯著的教育功能，及時地記錄了高校發展成長過程，凝聚了校園文化形成的長期軌跡和表現形態，是校園文化的核心價值。這些檔案管理內容都是高校文化教育的基本藍本。

3.1 檔案管理起到“以史為鑒”的教育作用

在當前高校的檔案管理工作中，包含了高校理念的資料匯集和發展歷史，記錄了學校由小到大的篳路藍縷過程，學校的建設過程和創業情景對于當前高校師生具有非常典型的教育作用。能夠有效提高師生對于學校的使命認同感。例如，湖南某技師學院的教學理念“憑良心辦教育”就是通過五十多年的教學積累而形成的教育理念，通過檔案管理，記載五十多年學校的興衰歷程，到今天凝聚成“憑良心辦教育”的理念，就體現了檔案管理以史為鑒的教育價值。

任何高校的成長過程都不是一帆風順的，總要經歷一些挫折和失敗，高校的檔案管理就為后人提供了很多成功的典范和失敗的教訓。例如世界知名高校哈佛大學、劍橋大學和牛津大學就是我國國內很多高校的借鑒和學習對象。

在當前我國高等教育不斷發展的前提下，學習和借鑒高校檔案管理中的成功案例，結合現代教育的發展具有劃時代的意義。但是在利用檔案管理的教育功能過程中要突出關注如果利用好檔案，從中汲取成功的教育管理方式和教學手段，使其充分發揮積極價值。

3.2 高校的檔案管理具有校園文化的教育功能

高校的檔案管理往往蘊含著這所學校所包含的重要的文化和核心價值，是校園文化建設的有效載體。當前高校的檔案沉淀著學校代代相傳的師生追求理念，體現了學校的核心價值。例如，分析北京大學五四時期的學生社團檔案，就能夠很明顯的從中看到北大師生對于愛國主義、民主科學追求的精神風貌，這些風貌后來逐漸發展成為北京大學的校園文化核心，影響著五四時期的北大人，也影響著現代的北大人。校園文化和核心價值往往都蘊含在檔案管理中，通過不斷的學習和借鑒，在歷代師生中進行流傳，于是逐漸形成了學校統一的校園文化和價值理念，凝聚學生對于世界、對社會和對人生的理解。因此說，高校的檔案管理有校園文化的教育作用。

3.3 高校檔案管理有校園歸屬感和職業歸屬感的教育功能

著名心理學家馬斯洛曾經說過，歸屬和愛的需要是人的一種非常重要的心理需要，歸屬和愛能夠強化一個人對于自我價值和自我定位的認識，提高其生活和學校的積極性。而學校的歸屬感以及職業的歸屬感就很大程度給予學生心理上的安全感，才能夠跟好的去承擔相應的責任和義務，積極參與社會和學校的活動。而利用高校檔案管理，就能夠很好地教育學生形成既定的歸屬感，使其形成對學校的認同感，提升其榮譽感。例如，湖南第一師范就可以充分利用檔案管理過程中的毛主席學校成長經歷，激勵一代又一代的學生，使其形成吃苦耐勞的良好品格，培養遠大的人生抱負，形成對學校的認同感，強化其愛校愛國的思想意識。

而對職業的歸屬感一般都是指學生對于自己未來人生的一種規劃，通過學校檔案管理過程中的優秀人才分析，形成良好的現實教育題材，從而引導學生更好的規劃自己的職業道路和人生道路。

結 語：綜上所述，高校的檔案管理是一項非常重要的工作，對后期的教育和管理具有直接的的教育功能。學生檔案和教學檔案的管理，對學生的個人成長記錄和認識提高有推動作用，對教學質量的提高有促進作用。

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