淺析高職院校教學秘書工作

摘要：本文闡述了教學秘書的工作職能、工作內容，和新時期高職院校教學秘書應具備的素質。分析了教學秘書在工作中存在的問題，提出了對教學秘書工作的改進方法。

關鍵詞：教學秘書；教學秘書工作；素質；存在的問題；途徑

中圖分類號：G712 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）44-0186-03

高職教學工作是教學管理的重要組成部分。教學秘書作為教學管理最基層的管理者和執行者。在教學管理中發揮著重要的作用。教學工作干得好與壞，是教學質量的主要保障。文章闡述了教學秘書的工作職能、工作內容，和新時期高職院校教學秘書應具備的素質。分析了教學秘書在工作中存在的問題，提出了對教學秘書工作的改進方法。

一、高職院校教學秘書的工作職能

1.服務職能。教學秘書從事的是教學行政管理工作，事務繁多，涉及面廣。教學秘書工作的主要對象就是老師和學生，主要工作就是為教師服務。所以教學秘書始終扮演服務領導、服務教師、服務學生的角色。這就要求教學秘書必須時時加強與教師、學生溝通交流，及時如實的向系主任反映教學信息，確保日常教學活動的正常開展。

2.檢查監督職能。教學質量和教學水平的提高，離不開教學秘書的監督檢查。教學秘書應定期和不定期地檢查教師的教學情況和學生的學習情況，及時發現問題，能處理的就處理，不能處理的及時向相關領導匯報，讓教學中存在的問題得以及時解決，保障教學工作順利進行，進一步提高教學質量。

3.協調職能。教學任務由多個部門共同完成，教學秘書起著承上啟下，合理安排的作用。一方面，教學秘書要將上級下達的教學任務和各種通知、文件傳達給系主任、老師和學生。另一方面又要協助系主任完成日常教學管理工作，協調好系主任與教師之間、教師與教師之間、教師與學生之間的關系。

4.管理職能。教學秘書承擔了各種教學資料的整理和收集工作。鑒于教學資料的重要性，教學秘書必須重視保管，采用分類歸檔，以便查找，為迎接各種檢查做好準備。

二、教學秘書的工作內容

教學秘書的工作總的概括為上情下達、下情上達。教學秘書須及時地傳達上級下達的各項通知，協助系主任完成各項教學管理任務。

1.收集資料。教學檔案資料的收集是教學秘書的又一重要任務。規范教學資料是教學管理的措施之一，教學秘書按照教學檔案管理的要求，在每學期的不同階段收集教學檔案。首先，開學初期，收集教學計劃、授課計劃、教學大綱。這是搞好教學管理最基本依據，只有這樣才能保證教學管理順利進行。其次，收集教學日歷、教學進度表、教學課表等，為系主任提供日常教學信息，便于系主任安排聽課，對教師的教學情況起督導作用。再次，學生名冊、學生檔案、學生成績等的收集，便于教師全面地了解學生，因材施教。真正做到教書又育人。最后，整理試卷、畢業實習材料、畢業論文、教師的試卷分析表等資料。將以上資料整理完畢并有序歸檔，便于以后教學評估、領導查閱。

2.監督調課、教學計劃的執行。調課是教學管理中經常發生的事情，有的教師在上課之后才打電話說因病、因事不能上課，這給教學秘書的日常管理造成了極大的困難。為杜絕此類事情的發生，建議相關領導制定相關管理制度，使調課規范化。計劃是未來行動的方案。教學計劃的執行離不開教學秘書的監督，教師上課也必須嚴格按教學計劃進行，周學時與總學時必須與教學計劃吻合，平時的上課形式必須按教學計劃中的考核方式授課。

3.學生的成績管理。教學秘書負責管理學生成績。學生成績由任課教師錄入教學系統。補考和重修成績由任課教師交教學秘書，再由教學秘書錄入教務系統。學生通過教務系統查詢各科成績。

三、高職教學秘書應該具備的素質

教學秘書是最基層的管理者，工作任務多而復雜，責任重大，難出成績。沒有良好的心理素質和熟悉的業務水平，難以勝任。為保障教學質量和教學水平的提高，教學秘書應具備以下素質。

1.健康的心理素質。日常的教學服務是教學秘書的主要工作，作為教學秘書經常與形形色色人打交道。因此，教學秘書必須要正確認知不良情緒，還要學會控制不良情緒。在工作中始終保持積極向上、熱情誠懇的心態，保持一種從容不迫、不卑不亢的風度，做到認真仔細，心胸坦蕩，豁達大度。

2.良好的職業道德素質。教學秘書由于所做工作復雜，有的教師無理請假或先斬后奏，就很容易使教學秘書在工作中因沖動而指責教師，這樣就會影響工作效率。因此，教學秘書必須具有高尚的道德素養和較強的責任意識。

四、教學秘書工作中存在的問題

1.教學秘書的作用沒有得以充分的發揮。教學秘書崗位是一個行政管理崗位，直接接受教學系主任的安排。在實際工作中，教學秘書經常做的煩瑣的行政事務，有責無權，造成有些教學事故無法得到及時的處理，加之作為基層的教學管理工作者，長期以來，被人們錯誤地認為其工作就是排課、調課、統計成績、學籍等簡單重復的內容，這導致教學秘書工作的難度進一步增大。

2.教學工作未受到充分重視。部分領導和教師對教學秘書的工作認識不足，認為教學秘書工作就是一個簡單的事務性工作，打打電話、傳達通知，什么人都可以干，干好干壞對教學工作沒有什么影響，干多干少也沒有什么關系，反正都是些不需要動腦筋的事情。這嚴重挫傷了教學秘書的工作積極性。

3.教學秘書知識單一，缺乏專業培訓。教學秘書長期以來得不到現代高等教育教學管理方面的培訓，導致理論知識和技能嚴重欠缺。目前，教學秘書對教學管理工作仍以經驗管理為主，根本談不上教學管理的科學化、規范化、專業化。

五、教學秘書工作改進思路

1.加強思想政治教育，提高服務意識。教學秘書的思想政治素質是教務工作的基本保障。面對煩瑣的教務工作，教學秘書要有高度的責任感和強烈的事業心，全心全意為教學服務。所以，加強教學秘書的思想政治教育，使教學秘書明確為教學服務是自己工作的宗旨，真正擔負起服務育人、管理育人、組織育人的重擔，圓滿地完成本職工作。

2.轉化觀念，正確認識教學秘書在教學管理中的作用。首先要認識教學秘書的重要性，重視教學秘書工作。有些領導輕視教學秘書在教學管理中發揮的重要作用，進而導致教學秘書的工作積極性不高。加之平時教學秘書工作量大，責任大，辛苦付出的勞動得不到尊重和理解，導致教學秘書出現情緒不穩定的現狀。因此，相關領導應常與教學秘書溝通，時時關心教學動態，關心教學秘書的工作，鼓勵教學秘書利用休息時間，學習相關的業務知識，真正讓教學秘書為教學服務、為教師服務、為師生服務。

3.嚴格按制度辦事，重視教學工作。管理工作的依據是制度，制度也是完成各項工作的依據和標準，依據制度管人管事，就可以避免各種因素的干擾，杜絕執行者因人處理事情。處理教學事務必須要有一套完整的規章制度，這套制度只有在相關領導密切配合與支持下才可以得以較好的實施。人管人，與制度管人是兩種截然不同的效果。因此，教學秘書工作舉足輕重，必須加以重視。

總之，了解教學秘書的工作特點，正確認識教學秘書在教學管理工作中的重要作用，明確教學秘書應該具備的素質，才能保障教學的順利進行，促進教學質量的提高，才能使教學工作更上一個臺階。

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