提高公路檔案利用率的途徑探討

陳龍民

（青萊高速公路臨沂管理處，山東 臨沂 276400）

公路工程建設事業的飛速發展，使地方經濟更加活躍，也帶動了社會其他事業的蓬勃發展。檔案是公路工程建設和管理的重要依據，公路檔案管理工作是服務于公路建設事業的重要工作，但從目前的情況來看，公路工程檔案管理方面仍然存在很多不足，這在一定程度上阻礙了公路建設事業的發展，也阻礙了公路工程社會效益的發揮。如何提高公路檔案的管理水平，提高檔案的利用率，是目前公路工程必須重視的關鍵問題。

1 公路檔案的利用價值

1.1 公路檔案是工程項目建設合法性的依據

公路工程建設程序是否符合相關要求，項目建設是否具有合法性，是公路工程建設中的首要問題。由于公路工程需要經過立項論證、規劃、可行性研究、勘察及設計等幾個階段，才能進入到施工建設階段。其中的每一個環節和程序，都會生成大量的文件檔案資料，這些檔案資料便是工程檢查和驗收的依據，也是公路建設合法性的重要依據。

1.2 公路檔案是工程項目交竣工驗收的依據

公路工程項目交竣工驗收主要是依據已有的檔案資料，對建設施工企業、監理單位的工作完成情況進行驗收。驗收時除了需要進行現場的勘察檢測外，關鍵還是要通過各單位提交的經認可的檔案文件來對整個公路工程進行質量判斷和評價，進而來對相關的試驗檢測內容、隱蔽工程、施工技術等進行驗收。其中的檔案資料需要由相關的監理、業主和政府監督部門共同認可，方可成為驗收的判定依據。

1.3 公路檔案是財政審計等部門審查的依據

建設單位、監理單位、施工單位的計量支付文件檔案，是工程財務審計的重要依據。尤其是工程設計變更、合同變更、預算調整等都是審計檢查的重點環節。必須具有比較完整和充分的檔案資料來進行說明和解釋，以保證各種變更的必要性、合理性和合法性。在計量支付方面，計量文件檔案必須在業主和監理等均認可的條件下，才具備合法性，而支付文件檔案須建立在真實、合法及有效的基礎上。

1.4 公路檔案是判定工程質量安全事故性質以及運營養護的依據

在出現工程質量安全事故以后，事故調查部門必須對工程建設期間的相關檔案材料進行綜合分析，從而認定事故的具體性質。另外，公路檔案資料也能夠為公路后期運營養護提供必要的依據。公路在運營期間難免會出現各種質量問題，養護單位可以根據公路建設施工階段的檔案，制定相應的養護對策及維修方法，從而確保公路安全暢通。

2 公路檔案管理存在的問題

2.1 對檔案管理不夠重視

在公路建設項目中，部分建設單位對工程的檔案管理工作不夠重視，導致部分檔案資料不能在項目建設前期階段及時歸檔，檔案工作相對于項目建設明顯滯后。部分施工單位只注重工程建設工作，而忽視對工程檔案的管理，導致一些工程資料收集不夠齊全，缺乏準確性和合理性，嚴重影響了檔案后期的利用價值。

2.2 檔案管理缺乏有序性

通常公路工程的建設項目是按照合同段由各項目部實施施工建設，工程大量外包，承包人的檔案管理意識缺乏，且人員的流動性較大，相應的管理人員也很難到位，這自然會增加檔案管理的難度，無法保證檔案管理工作的有序進行。

2.3 工程檔案的完整性難以保障

由于公路工程建設項目較多，且歷時較長，其檔案涉及到包括立項、審批、征地、勘察、設計、建設、施工、監理和驗收等眾多環節，檔案內容非常復雜，相關的資料也很難保證其完整性和有效性。

3 提高檔案利用率的有效對策

3.1 正確認識公路檔案的利用價值

公路檔案管理工作主要包括收集、整理、保管、統計以及利用等環節。檔案的收集和整理工作是檔案管理的基礎性工作。檔案的利用是檔案管理的主要目的。如果不需要利用檔案，那么收集和整理工作就毫無價值可言。在公路工程建設的整個過程中，無論是任何單位和個人都應該認識到檔案的利用價值，只有認識到這一點，才能在檔案收集和整理的過程中，更加具有主動性和責任感。檔案管理應該將利用工作擺在工作的中心位置，充分發揮公路檔案的利用價值。只有通過有效的利用，才能衡量出檔案收集和管理工作的優劣，也能夠及時對檔案收集、整理工作進行反饋，及時發現檔案管理工作中的不足，并進行必要的改進和完善。

3.2 建立科學的管理體系

公路工程檔案普遍存在范圍大、數量多和種類雜的特點，因此檔案管理部門應該結合公路檔案的特點，建立符合公路檔案管理需求的檔案管理體系和完善的公路檔案室藏結構。在公路工程建設期間，應該由檔案管理人員對一切具有歷史憑證作用和利用價值的檔案進行分類收集。收集過程中應該根據公路工程不同階段的項目實施性質，對檔案成套保管，保證各種門類及各種載體形態的檔案都能夠被完整、齊全地收集在內，建立起內容豐富、結構合理的收藏檔案體系，嚴格履行檔案管理的職責，延續公路工程檔案的利用價值，進而保證檔案的社會效益。

3.3 創造高效的檔案利用條件

檔案管理者不僅僅是檔案資源的管理者，也應該是檔案資源的開發者和傳播者。檔案管理人員應該積極地開發檔案資源，為檔案利用創造更好的條件。檔案管理者應該主動對檔案信息進行編研開發工作。檔案編研工作不僅可以提高檔案的利用率，也可以為公路企業的主營工作提供服務，為企業的長期戰略發展提供服務。公路檔案管理者應該全面了解和掌握用戶的需求，對公路工程檔案進行深入的研究，將其編輯成具有較高利用價值和科技含量的二次、三次檔案信息文件，進而為公路建設事業提供重要的參考依據，在提高檔案利用率的同時，創造更多的經濟效益和社會效益。

3.4 創新檔案利用方式

檔案管理工作的服務水平決定了檔案利用率的高低。因此檔案管理者必須創新服務，將被動服務變為主動服務，轉變公路企業管理長期以來“重視施工建設，輕視檔案管理”的觀念。公路檔案管理應該積極主動地去適應檔案利用者的需求，對公路檔案資料的利用可能性進行深入分析和預測，主動、及時、準確地為檔案需求方提供服務。另外，檔案利用除了傳統的來室查閱、檔案借閱、復制服務、咨詢服務等多種服務方式外，公路檔案的數字化管理也是創新檔案利用方式、提高公路檔案利用率的最有效途徑之一。公路檔案的數字化管理能夠高效、準確、快捷地為用戶提供相應檔案，同時也減少了對原件反復使用所造成的損害。而且數字化檔案管理不僅提高了檔案信息收集、加工和利用的效率，還具有一定的統計分析功能，避免了人工統計工作中由于種類繁多、數量龐大而產生的工作失誤和信息丟失等問題。檔案的網絡化審批和審查，也提高了檔案審查工作的工作效率，進而提高了檔案的利用效率。

4 結語

公路檔案利用是公路檔案管理工作的根本目的，也是檔案管理工作為公路企業服務的直接體現。公路的檔案管理應該將檔案利用作為主要工作重點，轉變以保管為主的工作方式，采取先進的管理方式和管理手段，來切實提高公路檔案的利用率，進而實現公路檔案的利用價值。

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