信息審計的理論與技術研究

曹彬

摘 要：信息審計從組織戰略層面保障了戰略的制定和施行，為組織目標的實現提供了基礎。從信息審計的項目運作、基本技術方法進行詳細的論述，并且提出了信息審計挑戰及發展趨勢，旨在保障信息審計過程清晰的落實。信息單位正朝著定制化和定期化兩個方向邁進。

關鍵詞：信息審計；項目運作；基本技術

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）08-0065-02

一、信息審計的定義及意義

信息審計是指通過對組織成員和現有文檔的查證，對信息使用、資源化和流動進行系統的考查，讓信息能夠更好地為組織目標做出貢獻。①該定義將信息審計定位在戰略層次，為信息戰略的制定和管理的改善提供基礎，在信息需求和信息供給間架起橋梁。

二、信息審計的項目運作

1.信息審計的內容和流程。信息審計主要包括組織的信息戰略、組織環境、組織結構、組織信息文化、組織信息需求、組織信息資源管理現狀、組織信息缺失、組織信息技術現狀等內容。而信息審計流程主要包括三類，其中TFPL流程宏觀完整，但對實施活動未加以展開；布卡南和吉布提出信息審計的具體操作步驟更實用；亨克澤爾模型強調溝通和交流在信息審計中的作用，并提出信息審計連續化概念。本文兼顧完整實用性提出新流程圖，見圖1。

2.信息審計的對象和范圍。信息審計對象包括兩類：一是組織的“靜態”信息，即組織的文件、檔案、內部讀物、電子數據庫，以及外界對于組織的描述等；二是組織的“動態”信息，即組織成員所掌握的尚未以任何形式存儲于組織中的信息。與“靜態”信息相比，“動態”信息需要下一番功夫挖掘，不但實用性強而且是信息審計的重點。信息審計將根據信息需求率、使用率及使用頻次，按優先順序強調信息。無論信息來自內外部，通過深度挖掘的資源，比公開資源價值要高得多。

通過信息審計獲得的信息首先應該聚焦一線的業務活動，力求寬度甚于深度。但經理們很少清楚自己缺乏哪些信息資源，且不能預測信息未來使用情況。在研究環境中，信息因具有很高的集中度和很強的專業性，很容易勾勒出信息需求的輪廓。而在市場環境中，因信息的需求很大程度上取決于外部影響從而不太清楚信息需求。然而，通過信息審計的結果，由于缺乏及時的相關信息而產生的任何問題和由于在數據不充分的情況下進行工作的諸多困難，都可以得到很好的描述和指導。

由于力求寬度甚于深度，所以要獲得最大利益，信息審計應該是一個全組織范圍的活動，盡管從審計中獲益的范圍可能更小一些，也許只是部門級別的。比如，在斯沃希（Swash）提供的一個案例中，英國的國王基金（King's Fund）的信息審計項目中就專門排除了與記錄管理（Record Management）緊密相關的領域。②在這個特定的項目中被排除在外的還有數據收集的成本和價值，還可能因為所要求的數據不易獲取和利用。但是要強調的是，信息審計必須緊密聯系本地的需求和充分考慮時間上的優先級。一般而言，信息審計的優先對象應該是對企業生存和發展至關重要的部門。

決定被調查人數的主要因素是組織的規模。斯坦納特（Stanat）在1990年提供的參考案例中，②對于一家年銷售額為60億美元、10 000名員工的企業而言，訪談60到70名關鍵員工是一個可以接受的樣本數量。參照此案例，可大致計算出訪談樣本的數量大約占組織總人數的0.6～0.7%。

3.信息審計的團隊和人員。一個信息審計團隊可由內部人員構成，也可由外部技術顧問構成。內部信息審計人員清楚組織的職能結構，他們能很快的識別關鍵的部門和有價值的人。但由于涉及相關部門利益，訪談可能會有阻礙。這時成立跨部門的團隊可能增加信息審計成功的機會。而外部專家不涉及組織的政治斗爭、歷史包袱和人際關系，他們可以對那些敏感的問題給出一個新穎的、客觀的看法。但外部專家必須獲得內部人員的積極的支持和指導，以幫助他們盡快適應組織的文化和風格，并根據每個成員的戰略地位和信息角色來指定調查的目的。然而大多數信息審計實踐中，信息審計項目團隊中包含了內外部成員。來自組織外部的成員能夠帶來一個公允的觀點和客觀的視角，保證信息審計的獨立性。來自組織內部的成員是具有信息相關背景的、具有代表性的資深人員，他們將分享其對于組織運作的了解。但是這些成員對于信息審計的理念和所需要具備的基本技能并沒有很好的把握，這就需要對他們進行培訓。

三、信息審計的基本技術

1.問卷調查。問卷調查是可以產生量化數據的信息審計技術。它適用于測度對現有信息服務的認知、收集有用的統計數據、調查競爭者的市場份額等。相反，在評估服務價值、識別服務障礙、尋找服務缺失等方面，問卷調查未必生效，并且還受限于被調查者所能夠花費的時間和精力。成功問卷的問題必須簡明扼要。能通過類似書籍、文檔等渠道獲得的信息，就不需在問卷中設置該問題。另外，對某問題已得知答案，或此問題的答案并不能改變你做事的方式，也不要設置此問題。如果問卷是由咨詢顧問設計的，則必須保證用詞的可理解性。使用“令人不滿意”、“滿意”、“很好”之類的詞匯，而不用”1、2、3”這樣的數字。因為被調查者極可能顛倒數字表達的意思。正式開展調查前要反復測試。請從來沒有參與過信息調查的人來做測試，判斷他們對問題的理解以及對問卷的操作等問題。紙質問卷比電子問卷調查效果好，但是花費多處理麻煩。電子調查必須確保答題系統正常工作。另外，在電子調查的首頁顯示總共有多少個問題，可防止被調查者中途放棄作答。

2.個人訪談。訪談因可獲取一手資料，從而是知識管理項目中追蹤信息流最有效的技術，適用于評估信息需求、員工的響應、對于信息中心和信息服務的態度。訪談是從一般問題開始，逐步深入，最終了解到客戶感受的全過程。訪談的具體問題和方向取決于信息檢查的目標。詢問一些開放性的問題。建議認真做筆記，而不使用一個錄音機。如果對方要求，則用匿名方式。訪談結束要立即檢查筆記，正確和清晰的。訪談成功的一個重要的因素是選對被訪問者。他們掌管著我們需要進入的“信息門戶”，或者是掌管著重要的數據，諳熟組織的運作。其他訪問對象的選擇將取決于信息檢查的目標。對于訪談的進程必須進行方向性的引導，否則訪談將遇到阻力。時間應控制在30～60分鐘。另外，還需關注總裁們的態度，這對于開展信息服務也很關鍵。

3.群體討論。在參與者的碰撞能夠擦出火花的情況下，群體討論就是一種很好的技術。群體討論的方法能夠為戰略計劃的討論達到很好的結果。一個人的發言可能會引發其他人的響應或批評，可能會引入新的方向。理想的討論群體應該在6～10個人。人數太少不能產生充分的碰撞，人數太多不能保證每一個參與者都能夠參與碰撞。一般情況下，由于不可避免的意外的缺席，建議選擇稍微多一點人。另外，參與者應該大致在組織的同一層面，盡量不出現具有領導和監管關系的參與者。與咨詢顧問認真研究討論提綱，以確保最重要的問題能夠在會談的最開始被討論。在一次群體討論會上，一般能談及三到四個主題，時間在60～90分鐘。咨詢顧問必須具備將討論話題從一個主題轉移到另一個主題的能力。在做討論的同時要注意參與者的肢體語言。如果認識這些參與者，這將有助于對他們談話內容的理解。群體討論會的最終結果既會記載達成一致的意見，也會記錄只被少數人持有的意見。

四、信息審計面臨的挑戰和發展方向

信息審計的理論和實踐走過了數十年的歷史。雖然它的發展歷程并非荊棘遍布，但也并非一帆風順。當今信息審計仍然面臨著諸多的質疑和挑戰，也正是在種種的質疑和挑戰中，信息審計的理論才得到不斷的修正和補充，才能獲得持續的發展。隨著信息審計理論的不斷完善和深入，信息審計正在朝著定制化和定期化的方向發展。

1.信息審計面臨的挑戰。就目前信息審計情況來看，質疑和挑戰主要包括兩方面：第一，缺乏實踐案例。理論上信息審計可以說發展得比較完善，無論是基本的理論還是實施的方法，都有了很多的研究成果。但是信息審計在實踐方面卻明顯滯后。第二，信息審計概念的外延不斷擴大，涉及的知識領域越來越廣。信息審計自始至終就沒有一個公認的定義，雖然這在的一定程度上促進信息審計概念的不斷完善，但是其負面的效應就是信息審計的概念也在不斷被模糊。

2.信息審計的發展方向。信息審計正在朝著兩個方向邁進：定制化和定期化。定制化又叫做個性化，是指根據具體的組織環境和特定的審計目標，在通用的信息審計實施方案的基礎進行裁剪和修改，從而得到根據組織定制的、符合組織個性的實施方案。指望從諸多的實踐中產生一個通用方案的想法顯然是不可行的。而唯一的途徑就是從理論上首先產生一個通用的工具箱和方案庫，然后讓企業從其中挑選合適的工具和方案來進行實踐，從而檢驗這幾個工具和方案的實際效果。而后隨著實踐案例的積累，逐漸就形成了一個具有可行性的通用工具箱和方案庫，企業就可以從中進行定制。

定期化又可以叫做連續化，是指不再將信息審計視為一個階段性的、一次性的非常規項目，而將其視為一個長期性的、連續性的常規工作。信息一個動態的概念，特別是對于當今信息飛速變化的社會，信息隨時都在流動和更新。既然信息審計的核心功能是在信息需求和信息供給之間架起橋梁，信息需求和信息供給不會是一成不變的，那么這座橋梁也必須隨時調整自己的定位，否則就成了一座兩頭沒落實的“懸橋”。