淺談加強檔案信息化建設若干問題的研究

郭荷

摘 要：檔案的信息化管理是檔案事業發展的必由之路，這是由檔案的特點和價值決定的。只有充分發揮其信息作用，才能充分體現檔案收集、保管的意義。檔案信息管理的深度和廣度，體現了不同的服務質量和服務水平。所以，檔案資源信息化程度的高低，反映了服務水平的優劣。筆者就如何進一步加強檔案信息化建設若干問題進行了分析研究。

關鍵詞：檔案； 信息化建設

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1006-3315（2013）09-167-001

一、檔案信息化建設的重要性

1.加強檔案信息化建設，是提高檔案服務社會的必然要求

隨著時代發展和人民對檔案信息需求量的不斷增長，原有檔案管理模式已經很難適應當下人民群眾對檔案工作需求，檔案管理體制機制存在著的問題凸顯，例如社會檔案資源部門分割散存、各自為政、管理無序、檔案信息難以共享，檔案工作全面融入社會各項事業不深，檔案人員考核激勵機制不健全，檔案現代化管理滯后等問題。在實施檔案信息化之后，通過對創新意識的強化，根據信息化所帶來的改變，創新檔案工作的發展途徑，逐漸的建立起歸屬明晰、運轉協調，門類齊全、結構合理、管理科學、服務高效的檔案資源管理利用新模式。檔案信息化對于解決檔案服務中意識不強、范圍不廣、形式單一、手段落后等問題有著十分重要的作用。

二、檔案信息化建設的內容

1.檔案信息化資源建設

檔案信息化資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，也是檔案信息化建設成敗的關鍵，檔案信息資源建設主要內容為：將現有館藏檔案的數字化和采集、接收的各種形式的電子文檔，集成到統一的檔案數據庫中。

2.檔案信息化標準規范建設

是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規范并指導實施的過程。

3.檔案管理應用系統建設

應用系統建設主要內容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，這是檔案信息資源開發利用和檔案信息網絡建設的技術保障。

4.檔案信息化基礎設施建設

主要指檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。其核心是計算機網絡。只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。

5.檔案信息化人才隊伍建設

檔案管理人員除了應具備廣博的知識外，還要有一個結構合理的人才群體，要加強檔案信息化管理人才、檔案信息化技術應用型人才和青年檔案信息化人才的培養，堅持以人為本，始終把提高人的素質放在第一位，這是檔案信息化的成功之本。

三、檔案信息化建設的保障措施

3.1加強與檔案信息化相關的政策法規標準體系的建設。檔案信息化的應用和發展離不開政策法規標準體系的支持，要逐步研究和完善發展相關政策法規標準。

3.2制定信息化標準體系，為檔案信息化建設奠定有利基礎。檔案信息化建設必須要在統一規劃的基礎上，采取統一的數據格式，統一的軟件程序，統一的技術標準，統一的工作規程。

3.3建立檔案信息資源數據庫，加強檔案信息資源建設。檔案業務工作信息化的前提是建立起資源配置合理，特色突出，利用方便的檔案信息資源數據庫。只有做好檔案信息化建設的基礎性工作，加快檔案數據庫建設，盡快形成數據規模，使計算機檢索系統實用化，才能把館藏檔案信息進一步深入開發出來，使檔案工作的服務水平和服務能力得到提高。

3.4進一步加強檔案信息化基礎設施建設。檔案信息化基礎設施是檔案信息化建設以及各項檔案應用系統建設的基礎和前提，并制約著檔案信息化建設的發展水平，為此要進一步增強對檔案信息化建設的重視和支持，加大投入，購置設備。

3.5加強檔案信息安全保障體系建設。在加強檔案信息化建設的同時，應把檔案信息安全放在突出位置，確保管理系統和數據的安全、可靠，防止檔案信息失密、泄密和丟失。

3.6優化專業結構，加強人材隊伍建設。培養大量既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才，建立復合型、多層次的專業隊伍，優化人員結構，這是進一步推動檔案信息化工作的人力保證。

四、使檔案工作適應社會和時代發展的需要，并能將檔案信息化建設落到實處，還應注意以下四個方面

4.1制定計劃，避免重復建設。在信息化實施過程中，在極其有限的財力前提下，要深入調研，科學論證，制訂完善的工作計劃，將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位，避免出現各自為政，互不兼容，重復轉換等現象發生，盡可能避免資源的浪費，有計劃分步驟地分期實施。

4.2突出重點，提高工作效率。在進行數字化建設時，要以用戶的需求為導向，做到按“需”數字化，只有這樣，才能突出重點，提高效率，增加效益。

4.3加強協作，確保建設順利。檔案信息化建設在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。無論是檔案人員或計算機技術人員，獨立完成這些項目都存在相當大的難度。因此，只有堅持協作的原則，加強與各個部門的溝通、協調與配合，主動爭取各級領導的支持和各部門的配合，才能保證這項工作在各階段的順利實施。

4.4注重實用，滿足利用需求。檔案信息化建設不僅在量，更在于質，在檔案信息化建設中，應堅持實用的原則。

檔案信息化建設是一項長期、艱巨而又繁瑣的工作，涉及到檔案工作的方方面面，檔案工作者要充分認識檔案信息化建設的重大意義，提高檔案管理人員素質，加強部門間合作，有計劃分步驟組織實施，加快推進檔案的信息化建設步伐，促進檔案工作邁向新的臺階，為新時期檔案事業的發展做出新的貢獻。

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