如何做好人事檔案管理工作

摘要：人事檔案工作是人事工作的重要內(nèi)容之一，是記載和反映一個人的政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等原始材料。是歷史地、全面地考察了解人才的重要依據(jù)，本文闡述了人事檔案管理工作中存在的一些問題以及提出了幾點建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案 管理

1.人事檔案管理工作存在的問題

1.1對人事檔案管理重視程度不夠

在實際工作中，部分部門和個人對人事檔案工作的重要性認識不夠，尤其對人事檔案收集工作不夠重視，檔案意識比較淡薄，或者認為這是檔案管理員的事情，不注意對文件材料的保存積累，工作任務(wù)完成后就將其隨便放置一邊，還有些人為了自己以后使用起來方便，也出現(xiàn)不愿交檔案管理部門的現(xiàn)象，使人事檔案收集不全、收集難的問題得不到有效解決，給檔案管理工作帶來阻力。

1.2人事檔案收集力度不夠

由于有些單位和個人缺乏檔案材料及時歸檔意識，使部分檔案材料長期積壓和滯留在單位和個人手中，致使許多應(yīng)該歸檔的材料沒有及時歸檔，或沒有及時督促其他部門及時移交材料，造成職工檔案材料的缺失。

1.3人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟，管理手段落后

由于機構(gòu)調(diào)整、科室重組、人員競聘上崗等原因，原有的人事檔案管理人員難免崗位變動，接任的管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

1.4管理不嚴格，立卷歸檔不規(guī)范

隨著社會不斷發(fā)展，人事檔案在就業(yè)和職位升遷方面的憑證參考作用越來越受到重視，這就要求人事檔案中每份材料的來源和內(nèi)容必須真實可靠，必須經(jīng)過組織嚴格認真的審查核實。然而，在實際工作中卻發(fā)現(xiàn)不少問題，如檔案材料的內(nèi)容填寫前后不一；在檔案中將年齡、工齡填寫隨意，前后不符，使檔案資料缺乏準確性和真實性。還有些檔案材料有破損，或紙質(zhì)差，或字跡模糊，不利于檔案的保存和利用，管理手段仍以傳統(tǒng)的手工操作為主，已不適應(yīng)信息時代對檔案現(xiàn)代化管理的要求。

1.5人事檔案管理的信息化程度不高

在人事檔案管理上，計算機技術(shù)還沒有廣泛運用。即使利用計算機管理，也僅限于把個人信息、檔案目錄輸人計算機，其它如資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。

2.關(guān)于人事檔案管理的建議

2.1強化檔案意識

領(lǐng)導(dǎo)要進一加強對人事檔案工作的重視，只有領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作才能得到保證，將人事檔案管理工作納入單位的重要議事日程，加大投入，定期對人事檔案工作進行檢查指導(dǎo)。同時，針對當前檔案意識普遍不強的現(xiàn)狀，要加大《檔案法》的宣傳力度，讓大家充分認識到人事檔案關(guān)系到每個人的切身利益，使全社會真正認識到人事檔案的重要性。

2.2提高人事檔案管理工作水平

首先，進一步完善各項檔案管理制度，狠抓落實。要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案整理工作細則，使人事檔案的整理更加科學(xué)、全面、完整。其次，檔案人員主動與相關(guān)部門聯(lián)系，索要有關(guān)的各種材料，做到收集整理經(jīng)?；?，不拖延、不積壓，確保干部人事檔案材料完備，與實際情況同步。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，有效地提高檔案工作的準確性和工作效率。

2.3加強檔案人員的事業(yè)心、責(zé)任感

對收集的檔案材料要認真審核，把完整、真實、可靠的材料收入干部檔案，把好質(zhì)量關(guān)。檔案工作是細致入微的工作，應(yīng)杜絕粗心大意，在檔案鑒別過程中，管檔人員更要認真負責(zé)，確保檔案材料真實、完整。

2.4注重人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。

逐步由實體管理向信息管理轉(zhuǎn)變，檔案實行計算技術(shù)管理，可利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，逐步實現(xiàn)通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時，可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行人事檔案管理創(chuàng)新，對不屬于保密范圍的檔案信息實現(xiàn)有效共享，從而使庫房查找變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)即時檢索查詢，大大提高了管理人員的工作效率。

2.5提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

隨著社會的進步發(fā)展，信息社會的到來，對人事檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。首先要有較高的政治思想和良好的職業(yè)道德，這是做好人事檔案管理工作的前提。人事檔案管理人員一定要做到政治合格，忠于職守，淡泊名利，嚴守秘密，勤奮敬業(yè)，無私奉獻；其次要求人事檔案管理人員應(yīng)具備一定的科學(xué)理論知識和扎實的業(yè)務(wù)知識，同時還要具備較強的工作能力、文字表達能力和相應(yīng)的外語知識。面對現(xiàn)代化建設(shè)和信息時代的高速發(fā)展，檔案管理人員還要懂得現(xiàn)代信息的管理技術(shù)，加強科學(xué)文化知識學(xué)習(xí)，拓寬知識面，更新知識結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力使自己成為一種既熟悉人事檔案業(yè)務(wù)知識，又懂得計算機管理技術(shù)的復(fù)合型人才。

總之，檔案管理是一項復(fù)雜而又艱巨的工作，我們要培養(yǎng)勇于改革創(chuàng)新的精神，更新觀念，大膽探索現(xiàn)代化檔案管理新技術(shù).要掌握黨和國家最新的人事政策、人事制度，培養(yǎng)認真細致的敬業(yè)精神，以適應(yīng)人事檔案管理日益復(fù)雜逐步現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。做到與時俱進，為新時期人才管理和使用，為人事工作提供好的服務(wù)。

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作者簡介：何琴，女，大學(xué)本科，科技檔案管理專業(yè)。