關(guān)于高職專科院校畢業(yè)生檔案管理

葉小平

一、引言

高校畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成國家教育部或者就讀高校所規(guī)定的學分或者學時的學生的個人檔案，檔案應包括的內(nèi)容：學籍材料、社會活動表現(xiàn)情況、、黨、團材料、獎懲情況、體格資料、畢業(yè)材料等。

畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學生在校期間德智體等方面的真實歷史記錄，是反映大學畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)，也是大學生就業(yè)及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。以創(chuàng)新的思路認真做好畢業(yè)生的檔案管理工作，充分挖掘檔案管理在促進人才培養(yǎng)過程中的積極作用，特別是服務大學生成功就業(yè)的推進作用，從而進一步提升高校檔案管理的整體質(zhì)量和效益，是十分重要而又具有現(xiàn)實意義的。

二、高職畢業(yè)生人事檔案管理的現(xiàn)狀及問題

高校畢業(yè)生檔案的重要性決定了我們應該對其進行全面的規(guī)范管理，然而目前，就高職院校而言，檔案管理還存在諸多問題。以我校為例，學校實行多層次、多形式、多種學制辦學，學生來源不一，學制有三年，有五年，形成的學生檔案材料也不一致，因此我們的畢業(yè)生檔案管理仍存在很多問題，呈現(xiàn)出服務被動化、管理不規(guī)范、管理模式陳舊等管理現(xiàn)狀。

服務被動化。學生檔案的管理觀念陳舊，還停留在只是匯集學生在校的政治表現(xiàn)和畢業(yè)階段的終端學習成績，僅供查閱等單純的學籍資料歸檔作用上。對學生就業(yè)所需的推薦材料，也只是一些基本情況的介紹，與用人單位錄用需要的信息要求存在嚴重脫節(jié)現(xiàn)象，內(nèi)容單調(diào)、缺乏個性，既不能反映市場對人才所需求的綜合素質(zhì)，也無法起到為用人單位提供完整準確的人才信息的載體作用。

檔案管理不夠規(guī)范。高職專院校在檔案管理上還沒有形成符合自身特點的實施細則和制度，在執(zhí)行過程中存在不夠嚴格的現(xiàn)象，使檔案管理流于形式，僅是充當了檔案“保管員”的角色。

（1）檔案材料片面、不完整。這主要有兩個方面的原因：一是學生檔案來源的廣泛性。有來源于教學管理部門的，有來自系部的，有來自學生本人的，還有來自校外相關(guān)部門的，這些材料數(shù)量龐大，單從人事或教學方面考慮學生檔案的歸屬，很容易造成檔案材料收集的片面或重復，不利于學生檔案的完整和統(tǒng)一。二是檔案形成時間具有階段性。學生檔案一般是有季節(jié)性的特點，有的材料是在學生進校時形成的，有的是按學期形成的。到了畢業(yè)生集中離校期間，時間緊，工作任務特別重，往往到了要即將轉(zhuǎn)寄檔案材料時匆忙安排幾個學生幫忙整理，他們沒有經(jīng)過專門的培訓，經(jīng)驗缺乏，責任心不足，導致各種問題層出不窮。

（2）檔案材料用紙、書寫不規(guī)范。從學生檔案中發(fā)現(xiàn)，有的材料用紙是8k，有的材料用紙是32k，尤其是《學生學籍成績單》，各個系基本不統(tǒng)一，影響檔案的利用質(zhì)量。還有一些檔案書寫隨便，用圓珠筆書寫，但是用圓珠筆書寫的材料一般幾年后就開始模糊，給檔案保存帶來很大的困難。

管理方式落后。我校仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，即以單一的紙質(zhì)檔案管理為主，導致學校檔案占用空間大，查閱不方便，容易出現(xiàn)脫頁或字跡不清晰等問題。作為用于服務大學生就業(yè)的高校學生檔案，具有材料的豐富多樣性，收集材料過程的系統(tǒng)集中性和檔案材料服務就業(yè)的實用權(quán)威性等特點，這些特點對高校的學生檔案管理方式提出了新的要求，特別是對大學生在校期間成長成才的行為表現(xiàn)形成的檔案材料要實行全過程的動態(tài)管理，才能為用人單位提供客觀詳盡反映畢業(yè)生整體情況的檔案材料，其歸檔的信息量很大，工作量也很大，這樣的工作要求靠現(xiàn)行的以手工操作為主的管理方式是無法承擔的。

三、實行畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理的對策思考

加強畢業(yè)生檔案宣傳與教育，提高畢業(yè)生檔案意識。

由于檔案管理人員的宣傳不到位，使得學生檔案意識嚴重缺乏。根據(jù)近期我校開展的一項抽樣調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有極少數(shù)的同學認為自己比較了解，而超過七成的學生表示自己對檔案不了解，不知道檔案有什么用甚至認為檔案根本沒什么作用，也不清楚畢業(yè)后檔案到底該放到什么地方。對檔案知識的匱乏使學生不關(guān)心自己檔案的去向，對檔案丟失也不理不睬。在這種情況下，就采取不要檔案或者把檔案存于學校的方式，導致大量的畢業(yè)生檔案滯留學校，給本來就緊張的檔案庫房和匱乏的人力物力帶來巨大的壓力。因此必須加強對學生的宣傳和教育。在新生入學上交檔案時就對他們進行宣傳教育，及時、完整地將檔案上交。大學期間，在填寫檔案內(nèi)容時要規(guī)范、準確、真實，不能弄虛作假。在學生畢業(yè)時，高校應把該項工作納入畢業(yè)生教育工作之中，讓畢業(yè)生知道畢業(yè)生檔案的形成規(guī)律與作用，畢業(yè)生檔案運轉(zhuǎn)的一些過程等，讓畢業(yè)生對自己的個人檔案有比較全面的了解，認識到畢業(yè)生檔案的不可或缺性，是自己生命中的不可分割的一部分。

更新服務觀念，樹立創(chuàng)新意識。

真正從服務大學生實現(xiàn)成功就業(yè)的要求來實施管理，杜絕畢業(yè)生檔案管理中存在的信息不全、信息失真、信息滯后等問題。

（1）工作中主動與畢業(yè)生檔案來源地多聯(lián)系與協(xié)調(diào)，及時收集、整理學生檔案。力求畢業(yè)生檔案來源內(nèi)容與來源渠道的安全。學生檔案的收集是保證檔案完整性的主要渠道，尤其是入團、入黨志愿書、申請書、轉(zhuǎn)正報告、政審材料等，檔案管理人員要及時到所形成材料的部門收集材料，及時進行鑒別整理。

（2）定期做好館藏畢業(yè)生檔案的管理情況統(tǒng)計，熟悉所藏的畢業(yè)生檔案的所有情況，以便能及時提供利用。

加強高素質(zhì)和復合型檔案管理人才的培養(yǎng)

目前的檔案管理主體多為兼職人員，專業(yè)素質(zhì)不強，因此，首先要轉(zhuǎn)變管理人員的管理理念，提高畢業(yè)生檔案服務于就業(yè)的意識，將檔案管理納入學校整體的規(guī)劃之中；其次，要加強對管理人員的培訓，并定期考核，不僅包括業(yè)務知識的熟悉情況，還有掌握與時代相適應的電子信息管理技術(shù)；再次，要提高管理人員的職業(yè)道德水平，增強工作責任感和積極性。

有步驟、分重點推進畢業(yè)生檔案信息化管理

在信息化時代，對畢業(yè)生檔案管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)，原有的單一的管理模式已經(jīng)很難適應現(xiàn)時檔案工作的發(fā)展要求，因此畢業(yè)生檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。

（1）建立和完善畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。沒有信息化的操作平臺，談論信息化建設只是空想。因此要對各類操作設備進行升級換代，加快對軟件系統(tǒng)的升級更新，建立一套完整的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。

（2）加強檔案信息基礎(chǔ)建設工作。在畢業(yè)生檔案信息化管理中，數(shù)據(jù)庫尤為重要，它以檔案為原始依據(jù)，是檔案信息化管理的核心。學生入校時，應著手建立學生檔案數(shù)據(jù)庫，并以網(wǎng)上招生錄取時學生的電子檔案為基礎(chǔ)，入學后學生學籍卡制成標準式的電子文件格式，同時必須及時維護和更新，把學生在校期間的德、智、體、美等動態(tài)地記錄每個大學生的成長歷程。

（3）開放畢業(yè)生檔案信息發(fā)布平臺。以學生檔案數(shù)據(jù)庫為載體，建立一套為用人單位招聘畢業(yè)生所需了解的相關(guān)信息發(fā)布平臺，通過網(wǎng)絡技術(shù)快速傳遞，使畢業(yè)生檔案利用社會化。

（作者單位：安徽省桐城師范高等?？茖W校）