人事檔案利用工作分析

王曉東 王世吉

當前，面對人事檔案利用率不斷降低的現狀，人們對人事檔案保存的必要性提出較大質疑，本文正視人事檔案利用現狀，客觀剖析了利用較少的原因，闡述了人事檔案保存的重大意義，形成了人事檔案保存與管理新理念。

一、人事檔案的利用現狀

人事檔案是以個人為單位，通過收集、鑒別、整理、立卷、保存起來的記述和反映個人在社會生活中歷史經歷、思想品德、知識才能、領導水平、獎勵懲罰、工作等情況的文件材料的總和。個人的轉正定級、職稱申報、各種保險的辦理以及出國、考研等有關證明的開具都會用到人事檔案。另外，人事檔案也是單位評聘、選拔、任命干部時的重要參考依據，利用范圍比較廣泛。

同時，人事檔案一直被認為是一種重要的信息載體，隨著各項檔案法規、方針、政策的宣傳、貫徹和執行，特別是將檔案管理水平納入對單位工作的重要考核內容之一以后，上至各級領導，下到單位個人對檔案更加重視。人事檔案由專職人員管理，其待遇和社會地位均有所改善。按常理說，諸多因素的改善，理應大幅提升人事檔案的利用率，然而，實際的情況卻并不盡如人意。主要表現為人事檔案在單位選人、用人中的參考作用不是日益加強反而逐漸被弱化；保存和管理人事檔案的人力、物力投入不斷提高，而利用人事檔案的人次和卷次仍然很低。

二、人事檔案的利用主要受其自身特點影響

1.機密性

人事檔案是一個人的履歷、身份及各種關系的真實記載，其中的很多內容涉及個人隱私甚至國家機密。《干部檔案工作條例》規定任何人不得泄露人事檔案內容，個人不得私自保管檔案材料。人事檔案的利用有嚴格的審批、借閱手續。根據相關規定，不允許本人及親屬查閱本人檔案，即使是人事檔案管理人員也不能擅自查閱自己的檔案材料。如確有需要應向檔案管理部門提出申請，填寫借閱審批單，經審批同意后，由人事檔案管理人員提供所需內容，并按規定進行復制，加蓋檔案材料證明章。

因此人事檔案的機密性導致人事檔案的利用率降低。當事人出于“怕麻煩”等因素的考慮，一般不到萬不得已是不會查閱人事檔案的。“只有在國家，社會組織和個人的權益受到影響、侵害、損失，或發生權益糾紛時，有關社會組織或個人才會對它們產生利用的需求。”

從這一層面講，人事檔案利用的少是正常現象。因為無論是國家、集體還是個人，誰也不希望權益受損的事情頻繁發生。人事檔案利用得少正是政通人和，社會安定、和諧的體現。

2.一次性

當事人在利用人事檔案解決問題之后，一般情況下不會再次利用相同的檔案材料。例如當事人通過查閱“報到證”時間來確認工齡的起算年限。類似問題一旦經過查閱人事檔案得以確認解決后，不會再次發生，所以同份檔案材料就沒有再次被利用的可能和必要。人事檔案的這一特性限制了人事檔案的利用次數。

3.專一性

由于人事檔案是以個人為單位來組織材料，其證明和參考作用一般情況下只與其所記錄的當事人發生利用與被利用的關系。因此只有與人事檔案材料內容相關的當事人或組織才會去利用，與其無關的個人或組織是不會利用的。這就限制了人事檔案的利用范圍。

三、人事檔案的利用價值分析

隨著經濟的發展，科技的進步，社會變革的深入，人們價值觀念的轉變，各種快捷高效的個人評價渠道和手段的涌現不斷挑戰人事檔案的“權威”地位。而人事檔案的內在特點限制了人事檔案的利用。利用率低，保存和管理代價高，造成很多人質疑人事檔案的保存意義。表面上看，人事檔案的保管價值似乎遠大于其利用價值。而一般來說，檔案的利用價值決定了其保存價值，即利用的越多保存意義越大。人事檔案的利用情況是否意味著人事檔案沒有必要繼續保存呢？答案自然是否定的。究其原因主要有以下兩點：

1.人事檔案的憑證價值決定其保存意義。

實際上，很多檔案的保存不僅僅是為了利用，像人事檔案這樣的檔案，其保存和利用是同等重要的，其利用價值并不能決定其保存價值，人事檔案被保存本身，無論被利用與否都具有重要的價值。這是人事檔案不可替代的憑證價值所決定的。

人事檔案的憑證價值是人事檔案最重要的價值，也是其優于其他個人評估手段的根本。作為我國人事管理制度的一項重要特色，人事檔案雖然利用有限，但它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是個人人生軌跡的真實記載。無論在什么樣的條件下，只要有人事檔案的存在就能夠充分證明各種人事信息的真實性。人事檔案的存在對于保障個人、集體和國家的利益，維護社會穩定起到了關鍵的“憑證”作用。

對于像人事檔案這樣具有憑證價值的檔案來說，存在是其主要作用，而被利用只是次要的。雖然偶爾人事檔案的憑證價值也會發揮勘誤的作用，但這不是其主要作用。因為一方面，出現問題的畢竟是極少數情況，另一方面同樣問題也不可能發生在每個人身上。所以這種檔案的利用也只能是少數。比如，“文革”后，利用人事檔案的憑證價值撥亂反正，平反了大批冤假錯案。這充分證明了人事檔案的保存意義。同時從側面說明對人事檔案的憑證價值利用的少才是正常現象，利用的多反而是不正常的，必定有礙社會的和諧發展。

2.人事檔案在現代社會中仍然發揮著重要的參考價值。

直接為現實工作服務是人事檔案區別于其他檔案的重要標志。首先，從個人角度來說，在求職、就業、升學、晉升、計算工齡、轉正定級、工作調動、職稱評定、調整工資、享受各種福利待遇、出國等各種社會活動中，人事檔案都發揮著重要的參考作用。人事檔案是伴隨個人一生的，是個人履歷和誠信的證明。現實生活中不乏因為人事檔案材料不完整而造成無法就業、升學、出國、轉正、享受各種福利等等的事例。其次，從人力資源管理角度來說，人事檔案是組織人事部門按照干部政策，在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現及業績等內容的文字材料，是組織考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。由此可見，人事檔案不是可有可無的，其參考價值在社會活動中經常發揮著不可替代的作用。

四、轉變人事檔案管理觀念，充實人事檔案內容，實施動態管理。

綜上所述，人事檔案的內在特點限制了它的利用率，然而人事檔案的保存價值并不與其利用成正比。如上文分析人事檔案利用率低反而印證了社會的穩定、和諧，是正常現象。同時，作為我國人力資源管理的重要手段之一，人事檔案在社會生活中無論對個人還是對集體、國家都發揮著不可替代的作用。這就是人事檔案的保存意義所在。因此，作為人事檔案管理人員，要正確認識人事檔案的自身特點，轉變以利用價值論保存價值的觀念，借助當下檔案管理發展的有利條件，掌握現代管理手段，提高工作效率，認真做好人事材料的收集、整理，保證檔案內容的真實、完善，改變人事檔案內容千篇一律，缺乏個體差異的現狀，及時更新人事檔案內容，使人事檔案不僅能真實記錄一個人的成長歷程，也能夠全面地反映一個人當前的業務水平，工作狀況，業績創新能力。在人事檔案內容更新手段和動態管理上尋找人事檔案管理的突破口，以便最大限度地發揮人事檔案的保存價值。

（作者單位：河北省地質調查院 保定市第一中心醫院）