論交通安全設施項目管理信息系統建設

祝凱　侯小娟

摘 要：本文旨在針對交通安全設施項目的特點，結合計算機信息管理技術，提出一些交通安全設施項目管理信息系統建設方案，以提高企業項目管理水平。

關鍵詞：交通安全設施；管理；信息；系統

1 前言

交通安全設施是指為保障行車和行人的安全，充分發揮道路的作用，在道路沿線設置設施的總稱，包括標志、標線、護欄、隔離柵、防眩板、信號、監控、卡口、電子警察等。其項目管理涉及到項目的組織、成本、進度、質量、安全、合同、信息等，包括采購、生產、倉儲、施工、銷售等諸多環節。

管理信息系統是一個以人為主導，利用計算機硬件、軟件、網絡通信設備以及其他辦公設備，進行信息的收集、傳輸、加工、存儲、更新和維護，以增強企業戰略競爭力、提高效益和效率為目的，支持企業高層決策、中層控制、基層運作的集成化的人機系統。將信息管理技術應用于交通安全設施項目管理，能極大地提高工作效率，提升項目管理水平和企業管理水平。本文旨在針對交通安全設施項目的特點，結合計算機信息管理技術，提出一些交通安全設施項目管理信息系統建設方案，以提高企業的項目管理水平。

2 系統的架構

2.1 開發及運行環境

交通安全設施項目管理信息系統包括前端操作系統和后臺數據庫系統，其操作系統可以用java、.net等平臺開發，數據庫軟件可以采用Access、SQL server等。服務器端的硬件環境為P4 3.0以上CPU、2G以上內存、40G以上硬盤空間，軟件環境為Windows 2003 Server操作系統、TCP/IP 等網絡協議、MS SQL SERVER 2005等相關軟件?？蛻舳说挠布h境為PIII 1G以上CPU、2G以上內存、20G以上硬盤空間，軟件環境為Win 2000、Win XP、Win Vista 等操作系統，IE6.0等相關軟件，1Mbps以上網絡環境。

2.2 系統登陸

系統通過IE瀏覽器輸入局域網或因特網網址進入登陸界面，界面顯示企業名稱或LOGO圖案、工程項目管理信息系統以及版本號等信息，用戶需正確輸入用戶名和密碼才能進入系統。

2.3 信息共享平臺

用戶登陸系統后，首先進入信息共享平臺頁面。其左邊從上至下依次顯示系統管理、文件管理、工程管理、生產管理、采購管理、倉儲管理、成本管理、個人設置等各子系統鏈接接口以及系統退出接口。信息共享平臺右上部分為信息發布窗口，滾動顯示發布的共享信息，如通知、最新動態等。右下部分根據公司各職能部門分成若干板塊，分別按時間先后逐條顯示各職能部門發布的信息。

2.4 系統管理

該子系統僅對系統管理員開放，其他人員登陸界面不顯示該信息。該子系統包括用戶設置、工作流設置、資料密級設置、材料數據庫設置、定額數據庫設置等。用戶設置主要是設置用戶登錄名、初始密碼、用戶姓名、部門、職務、各類功能使用權限等信息。部門、職務、各類功能使用權限可建立數據庫以便勾選設置。若某人無某項功能使用權限，則其登陸界面均不能顯示該項功能信息。用戶設置好后，自動生成用戶數據庫。工作流設置是建立各種工作流程的計算機模型，確保按照設定的規則自動傳遞文檔、信息或者任務。資料密級設置分別將資料密級賦予絕密、機密、秘密、無密四個等級。材料數據庫設置是將所使用的材料按品名、規格型號、單位分別分類、編號。定額數據庫是將企業內涉及的各種生產、施工定額分別列明、編號。每種材料、每種定額分別賦予唯一編號。

2.5 文件管理

文件管理系統顯示各個部門往來文件信息，以及用戶待處理和已處理文件信息。用戶可編輯文件，填寫文件名稱和內容，可選擇文件類型、密級，選擇是否發布，文件類型與工作流對應，可自動生成接收及流轉對象，也可從用戶數據庫中增選接收及流轉對象。用戶可查看文件流轉狀態及用戶在線狀態，發布短信提醒或跟催通知；可處理流轉到自己的文件，包括退回、批注、轉閱等，處理完成后文件自動流轉至下一個環節。文件管理系統還應有“文件夾”或“檔案柜”管理功能，以便使用者管理文檔。系統將根據文件密級及使用者權限情況確定使用者是否具備瀏覽、下載、打印、轉移功能。

2.6 工程管理

工程管理子系統頁面為一覽表格式，頁面縱向條目依次為序號、工程名稱、工程編號、工程類別、建設單位、監理單位、開工日期、計劃工期、工程款情況（合同總額、完工總額、回款總額、催款總額、決算總額、成本總額、利潤總額等）、工程進展狀態（施工準備、在建、已完工、已驗收、已決算、已結清等）、資料管理（招投標文件、圖紙、中標通知書、合同、變更簽證、驗收報告、審計報告等），用戶可以根據需要勾選“顯示”或“隱藏”設置某列信息。頁面橫向按項目輸入時間逆序逐條顯示，若項目較多，可分頁瀏覽。一覽表上部設置檢索窗口，可根據項目所在年份、起始時間、工程類別、建設單位、工程進展狀態等關鍵詞檢索到同類信息內容。

工程管理子系統頁面設置鏈接接口用于新建工程項目。新建工程項目時彈出窗口包括四部分：一是填寫項目基本信息，包括但不限于工程管理子系統頁面一覽表中所有內容，其內容填好后自動在工程管理子系統頁面一覽表中顯示。二是項目各子項工程完成統計表，其縱向條目依次為序號、子項工程編號、子項工程名稱、規格型號、單位、合同工程量、合同單價、合同金額合計（此列各子項累加為合同總額）、累計已完成工程量、完成金額合計（此列各子項累加為完成總額）、剩余工程量、剩余金額合計（此列各子項累加為剩余總額）、單項成本、成本金額（此列各子項累加為成本總額）、決算工程量、決算金額合計（此列各子項累加為決算總額）。各子項工程可采用新建子項工程方式逐項輸入，包括子項工程編號、子項工程名稱、規格型號、單位、合同工程量、合同單價、合同金額等內容，也可兼容EXCEL表格批量導入。每個子項工程編號是唯一編號，應該注意有時合同子項與日報表完成子項或成本統子項不一致，因此應在首次輸入子項時將合同子項拆分成與日報表、成本統計表、原材料表、定額數據庫對應的二級子項。例如，合同子項是標志桿（含基礎），因此應拆分成標志桿成品、標志桿安裝費、基礎混凝土、基礎鋼筋、基礎施工費等二級子項，這幾項材料、產成品、生產施工定額名稱、單位應與日報表、成本統計表、材料表、定額數據庫中一致。三是工程款收支統計表，其縱向條目依次為序號、收支項目、收支時間、收入金額、支出金額等，橫向按照時間順序依次填寫各項收支項目，最后分別匯總統計收支金額，收支差額。四是工程款催收情況，分別填寫預付款、進度款、驗收款、決算款、質保金比例等信息，勾選項目待建、在建、已完工、已驗收、已決算、已結清狀態，根據項目各子系統工程完成統計表及工程款收支統計表自動生成合同總額、預付款金額、進度款總額、催款總額等。

工程管理子系統頁面設置鏈接接口用于日完成工程量統計上報，日完成工程量統計上報窗口包括兩部分：第一部分是日完成工程量上報，由統計員填寫項目名稱、項目編號、子項目名稱、子項目編號、二級子項目名稱、二級子項目編號、規格型號、單位、數量、單價、合計金額、施工隊伍、統計員、審核員等信息內容，其中項目編號、子項目編號、二級子項目編號、施工隊伍可在下拉框數據庫中勾選，項目名稱、子項目名稱、二級子項目名稱、規格型號、單位、單價、合計金額則自動生成。統計員和審核員由系統管理員在系統設置中設定，統計員用戶名自系統登陸后自動生成，數據通過工作流流轉通過審核員審核后自動生效，相同子項目完工工程量累加，其結果直接鏈接到項目各子項工程完成統計表、成本管理表及工程管理子系統一覽表中，數據實時更新、系統共享。第二部分是日完成工程量統計臺賬，根據上報時間先后逆序逐條登記，并可根據日期、項目名稱、項目編號、子項目名稱、子項目編號、施工隊等關鍵詞檢索到同類內容，以便于數據分類統計。同時，數據統計表還具備轉換成EXCEL表格下載和打印功能。

2.7 生產管理

生產管理子系統類似工程管理子系統，其輸入是原材料、生產定額，輸出的是產成品。輸出的產成品同時也是工程管控子系統的輸入或銷售子系統的輸入。銷售項目可視為工程管理子系統中簡化的工程項目，不再另設銷售管理子系統。生產管理子系統頁面一覽表對應的生產項目為工程管理子系統某個工程項目，其生產項目下的子項目對應工程項目下的需加工生產子項目或二級子項目。該頁面同樣具有分頁瀏覽、關鍵詞分類檢索、新建生產項目、日完成生產量統計上報功能。新建生產項目中各子項應根據原材料、生產定額做進一步分解，確保與日報表、成本統計表、原材料表、定額數據庫統一。

2.8 采購管理

采購管理也是一個工作流和數據庫的管理。新建工程項目后，工程部可根據原材料和產成品情況分別向采購部和生產部下達采購申請單和生產任務單，生產部根據生產任務單進一步分解為材料采購申請單。采購部將材料申請單統計匯總，并進行詢價和預算，報上級領導審批，材料申請單批準后采購部方可進行采購。材料采購申請單其縱向條目依次為序號、原材料名稱、原材料編號、規格型號、單位、數量、單價、金額合計、采購日期、使用的工程項目名稱及編號等。其中序號按輸入順序自動生成、原材料名稱、編號可在原材料數據庫中勾選，應用工程項目名稱和編號可在項目數據庫中勾選，規格型號、單位、金額合計等內容自動生成，單價及采購日期由采購員手動輸入。材料驗收入庫后自動生成項目材料采購數據庫，材料采購數據庫具有材料名稱及編號、工程項目名稱及編號、日期等關鍵詞檢索功能。

2.9 倉儲管理

倉儲管理同樣也是一個工作流和數據庫的管理。材料經采購驗收入庫后，根據驗收入庫材料品種及數量生成材料倉儲數據庫，其縱向條目依次為序號、材料名稱、材料編號、規格型號、單位、入庫數量、出庫數量、剩余數量、單價、金額合計、入庫日期、出庫日期、使用的工程項目名稱和編號等。倉儲數據庫可根據材料名稱及編號、工程項目名稱及編號、出入庫日期等關鍵詞進行分類檢索，相同種類材料數量可根據出入庫情況進行匯總統計。倉儲管理子系統頁面有材料入庫和材料出庫兩個鏈接接口，材料入庫的輸入內容是經驗收確認的采購申請單數據中，如材料申請單內容與實際入庫情況有出入，應根據實際入庫情況進行調整。材料領用時領用人應填寫材料出庫單，經相應權限人員批準后倉庫管理員方能發放。出庫單縱向條目依次為序號、材料名稱、材料編號、規格型號、單位、出庫數量、單價、金額合計、出庫日期、使用工程項目名稱及編號等，其中數量和出庫日期由領用人填制，其余內容均在材料數據庫中勾選或自動生成，對于價格信息可按使用者權限進行隱藏。產成品入庫可視同材料入庫同樣處理。

2.10 成本管理

成本管理子系統是一個實時更新自動生成的子系統，當采購、倉儲、生產、施工每個環節發生相應的費用，在每個工程項目下均進行記錄和匯總，其數據輸入中數量來源于生產、施工日報表中數量，單價來源于采購、定額單價。成本管理人員根據工程項目特點及所分解的子項目和二級子項目內容進行成本預算，制定成本控制額和成本計劃，根據累計更新的成本統計表進行對比，顯示成本差異。成本管理子系統頁面為項目成本一覽表，其縱向條目依次為序號、項目名稱、項目編號、類別、計劃成本（材料成本、人工定額成本、機械定額成本、直接管理費用）、實際成本（材料成本、人工定額成本、機械定額成本、直接管理費用），橫向為按時間逆序排列輸入的工程項目。點擊各工程項目名稱，則鏈接為工程項目成本計劃及完成情況對比表，該表包括項目名稱、項目編號、子項目或二級子項目名稱（對應材料或定額名稱）、子項目或二級子項目編號（對應材料或定額編號）、單位、計劃成本（計劃數量、計劃單價、計劃金額）、實際成本（實際數量、實際單價、實際金額）、成本差異（數量差值、單價差值、金額差值）。

2.11 個人設置

個人設置子系統主要是為了修改姓名和登陸密碼，僅用戶本人可操作。如用戶名和密碼丟失或失效，可向系統管理員提出密碼重置申請，登陸密碼則重置為初始登陸密碼。個人設置系統中可記錄用戶登陸時間、工作痕跡等信息，以便系統管理員追蹤記錄。

3 系統的優點

3.1 系統是一個信息溝通的平臺

通過信息系統發布平臺，使信息溝通成為點到面的發散式溝通，做到信息資源有效共享。通過引入工作流管理，使信息的傳遞變得可控。通過跟催督辦系統，極大地提高了信息溝通效率和效果。信息發布平臺與工作流的有效結合，共同構成了信息溝通的立體交互平臺。

3.2 工作流程及作業標準的導入

系統是基于交通安全設施項目管理特點針對性開發的，各子系統是根據項目管理工作流程和作業標準建立的。系統中各環節環環相扣、相輔相成、互為補充。工作流程和作業標準的導入，確保了項目管理的規范性、系統性、高效性。

3.3 PDCA循環的導入

PDCA循環是能使任何一項活動有效進行的一種合乎邏輯的工作程序，一個持續改善提高的過程。例如工程項目的輸入是計劃，工程日報表的輸入是執行，計劃和執行情況的對比、發現差距就是檢查，分析和解決存在的問題就是處理。項目開工日期和工期已設定，當某個項目超過計劃完工時間而未完工時，該系統會發出跟催提醒。當某個項目領用的材料超出計劃限額領料時，該材料領料系統將被鎖定，必須做出相應處理后方能超額領料。當某個材料采購數量、倉儲數量、領用數量、使用數量等不一致時，系統會顯示不一致信息，以便管理者盡快查明原因。當某個子項目的成本超過計劃成本時，系統會顯示差異信息，相應數據會自動匯總統計。引入PDCA循環，能使項目按照既定目標執行，并能及時跟進項目進展動態，及時發現并處理存在的問題。

3.4 辦公自動化

系統通過現代計算機信息管理技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使員工方便快捷地共享信息，高效地協同工作。其改變過去復雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。該系統能根據需要檢索、匯總各類數據信息，為發現問題、分析問題和項目決策提供依據。其工作流管理功能，降低了時空的局限，提高了工作效率，減少了管理成本。該系統支持文檔管理功能，使資料管理變得規范，使項目管理過程有章可循。該系統預留了諸多開放接口，如與財務系統接口、與建設單位的管理系統接口等，能使系統功能進一步擴大，做到資源充分有效共享。

4 系統的適用條件

項目管理信息系統的應用實施不僅僅取決于資金、技術、互聯網系統、應用軟件、軟件實施等硬環境，還取決于企業的管理基礎、文化底蘊等軟環境，而且這些軟環境往往起著更重要的作用。項目管理信息系統是一個人機管理系統，管理信息系統只有在戰略科學、管理規范、信息流通順暢的企業中才能更好地發揮作用。

4.1 要有明確的發展目標和合理的戰略規劃

管理信息系統的規劃是企業戰略規劃的一個重要組成部分，管理信息系統的建立、運行和發展必須與企業的發展目標、戰略規劃相對應，企業的發展目標和戰略規劃決定了管理信息系統的功能和實現這些功能的途徑。離開良好的戰略管理環境，管理信息系統的實施即使可以取得一時的成功，也不可能發展長久。

4.2 要有規范化的管理體制

管理信息系統的有效運行，需要設立科學的組織結構，做到管理工作程序化、管理業務標準化。沒有規范化的管理體制，管理信息系統建立、運行和發展也沒有科學合理的土壤。

4.3 要有熟練應用管理信息系統的人才

一個項目能否得到成功實施，在很大程度上取決于其人才系統運行的狀況和人才存量對項目目標、組織任務的適應狀況。要在企業中成功實施信息化管理，就要求企業配備相應的技術與管理人才。

4.4 要有健全績效考核體系

實施管理信息系統是一場管理革命，必須有與之配套的績效考核體系把改革成果不斷鞏固下來。通過科學合理的管理信息系統的應用實施，通過績效考核不斷鼓勵積極因素、懲戒消極因素，公司的發展會朝既定目標邁進，各項管理工作也會逐步規范化、合理化。

5 結束語

交通安全設施項目管理信息系統建設從技術上可行，從經濟上適用，從企業發展上必要，它能有效提高項目管理效率，提高企業管理水平。企業應該努力提高自身素質，為項目管理系統的建設、應用和發展創造良好的條件，要根據自身實際情況和發展需要，針對性地開發系統功能，同時也要不斷培養系統應用人才，確保項目管理信息系統的高效運行。