水利工程電子文件的歸檔及管理探討

唐海峰

摘要：基于計算機技術在水利工程設計行業中普遍應用的這一發展趨勢，對歸檔和管理水利電子文件的重要性和必要性進行了分析。在此基礎上，就水利工程電子文件的歸檔及管理進行了較為深入的探討，這可給相關部門提供一定的參考作用。

關鍵詞：水利工程 電子文件 歸檔 管理

1 概述

隨著計算機及網絡技術的快速發展，使得計算機技術在水利工程的設計行業中得到了極為廣泛的應用。當前，計算機技術主要廣泛應用于有關水利工程的出圖以及設計等方面。正是把計算機技術廣泛應用于水利工程設計行業，使得其設計工作效率和設計產品的質量均得到了大幅度提高，伴隨著設計工作效率及產品質量提高的同時，也產生了大量水利工程的電子文件；正是這些大量水利工程電子文件的存在，使得及時進行歸檔和整理這些電子文件，就顯得特別的重要和迫切；正是基于此，以下就水利工程電子文件的歸檔及管理這個問題進行一些探討。

2 歸檔和管理水利電子文件的重要性和必要性分析

早在“八五”期間，我國相關部門就明確指出，要把計算機輔助設計技術進行大力推動和廣泛應用，讓技術人員確實做到把圖版甩掉，不必再進行手工繪圖。當前我國很多省的水利設計勘測院已進行大量投入，確實做到把設計工作科技水平進行大幅度提高，真正促進了CAD輔助作圖替代了手工繪圖，大大提高了計算機作圖的效率。眾所周知，在水利設計這個行業，最為主要的生產產品就是這些設計文件；因計算機技術在其中的普遍應用，這就是在水利設計這個行業中產生了數量眾多的電子文件，從而給有關檔案管理帶來了一個全新的課題。因為在普遍應用計算機技術之前，水利設計行業在進行檔案歸檔工作過程中，主要是以紙介質作為其工作對象的，這不僅顯得直觀、而且也比較具體，更為主要的是，在檔案歸檔和管理方面已經形成了一整套相當完善的歸檔方法和管理制度。而歸檔和管理電子文件，因其載體為電子文件，具有一定的特殊性，當前我國也尚未出臺一套較為具體的電子文件歸檔方法和管理制度。當水利設計行業完成相關工程設計項目后，如果沒有及時歸檔這些電子文件，則極易散失于設計人員手中。隨著時間推移，將使很多有用信息因未及時歸檔、整理而日益被人們所忘卻，若以后需要再查找利用是很難的。因此，及時進行電子文件的歸檔和管理就顯得尤為重要和必要。事實上，對于電子文件信息記錄而言，不外乎是以往紙介信息記錄進行轉移的結果，對于那些要進行歸檔的電子文件，就一定要及時進行歸檔保存。就水利工程而言，因運用和管理建成后工程的任務相當繁重，其工程建成以后，進行相關運行、維護和管理的直接依據和憑證就是這些工程設計文件和圖紙。此外，對于水利工程而言，因其基本建設時間相當有限，故對于已有的設計成果必須進行有效利用，為把設計時間進行有效縮短，也一定要對已有的水利工程勘測設計成果進行重復利用。所以，從這個角度來看，也一定要對水利工程電子文件進行及時的歸檔和管理。

3 關于水利工程電子文件歸檔辦法的分析

有關水利工程計算書、項目報告書、說明書等這些工程圖紙和文字材料，就是水利工程設計所形成成果的主要表現形式。進行電子文件歸檔和管理，就是把以上這些具備一定保存價值的電子文件及相關支持軟件和數據等，通過數碼形式在光盤或者磁性材料上進行轉存，從而生成水利勘測設計的電子檔案，以達到長期保存的目的。有關CAD系統、操作系統、水利工程設計行業自主開發的、經專家鑒定可使用的軟件等，均為上述所提到的計算機軟件的范疇。通常，一份完整的電子文件應由這幾部分所構成：①文件之間的參見關系；②由操作系統、硬件環境、相關軟件版本及數據庫等所組成的設備環境數據；③文件實體；④在保管過程中用于數據效驗的數據轉載。因此，結合以上所述，對水利勘測設計的電子文件進行歸檔和管理，可從以下這些途徑來進行電子文件的歸檔和管理。

3.1 制定出電子檔案的歸檔范圍

進行電子檔案的歸檔范圍制定，主要是要實現完整歸檔、齊全歸檔。因為電子文件具有這幾大特性：①具有多樣的文件格式；②具有較為復雜的形成過程；③具有相當廣泛的內容；因此，對電子文件的歸檔范圍進行正確全面地劃定是非常有必要的，這是目前保證歸檔電子文件滿足完整齊全這一要求的有效途徑之一；因此，在對電子文件進行劃定歸檔范圍過程中，對以下這幾方面必須進行綜合全面考慮：①就檔案內容而言，結合傳統紙質文件的歸檔習慣，若是具備傳統歸檔范圍內容的電子文件，就一定要在電子檔案的歸檔范圍內列入；此外，基于電子文件的特性，還需綜合考慮電子文件的相應內容、價值以責任等方面。例如，凡是在設計、勘測、基建等生產活動中產生的、具備一定保存價值的技術文件，都要把它列入歸檔范圍，具體可參照我國水利相關部門所頒發的相關文件來進行執行；同時，為了確保能夠有效識別歸檔電子文件，對于硬件設置的相關程序以及配置參數說明，也必須進行歸檔。②就文件類型而言，對于水利勘測設計所得到的工作成果，主要包括這五種類型形式：a圖形文件；b圖像文件；c數據文件；d計算機程序；e文本文件。因而在確定歸檔范圍時，一定要涵蓋這五種類型形式。③就勘測設計文件的生成過程來看，通常包括這幾大環節：a草稿；b定稿；c定稿的若干版本。在進行歸檔時，一定要以最后進行定稿的文件及主要的修改版本為準。④結合電子文件光盤存儲、歸檔以及檔案管理的相關規定，要一并歸檔電子文件載體及與其相配的紙質文件；因為向客戶直接提供的正式出版稿通常是以紙質文件為主，諸如圖紙、文字報告等，故有關紙質文件也一起進行歸檔。

3.2 為做到隨時歸檔，有關歸檔要求一定要明確

通常，結合實際需要，可把歸檔的電子文件分為物理歸檔和邏輯歸檔這兩種形式。所謂物理歸檔，指的是基于脫機這種形式，把所歸檔電子文件在光盤或磁盤上進行歸檔儲存；所謂邏輯歸檔，指的是在網絡系統條件下，隨時歸檔、整理、檢索及收集電子檔案。由于水利工作的設計工作，通常是由這三大設計階段所構成：①可行性研究→②初步設計→③施工設計；因此，進行電子文件歸檔，也一定要分階段進行操作，具體歸檔操作時間，通常確定在各個設計階段完成以后再隨時進行；對于網絡條件下所實施邏輯歸檔的電子文件，為安全起見，在完成之后，也一定要予以物流歸檔。若是遇到進行加密的文件，一定要先予以解密，若是采用壓縮軟件，則應一并歸檔此壓縮文件；此外，還要把以下這些內容填寫在所歸檔載體的外包裝的標簽上：①題名；②檔號；③密級；④硬件環境；⑤軟件環境；⑥保管期限。

3.3 進行歸檔手續的辦理

對于工程項目相關負責人而言，一定要把電子文件整理出三套：其中第一套用于查閱、第二套用于封存保管、第三套用于異地保存；而且在每一套電子文件中，還應包括著這些內容：①相應的電子文件機讀目錄；②配套的紙質文件；③相關的軟件說明；④相應的硬件配置參數說明；⑤電子檔案登記表。如果有提出需要使用權限保護的，還要對“電子檔案使用權限保護單”進行相應的填寫；把有關“檔案移交清單”向雙方進行交接，并要求雙方進行相應的簽字和蓋章，其中歸檔部門保持一份，檔案部門保持另一份。

4 關于水利工程電子文件的管理

對于所歸檔的電子檔案這種載體應寫保護，因只許讀不能寫；一定要制定出一定的保護條件加以管理：諸如溫度和濕度的許可范圍，要與磁場、電場遠離，要對有害氣體進行隔離等等；要定期定時檢測已經完成歸檔的電子文件載體，對于所歸檔的電子文件載體，要確保不存在劃痕、保持清潔，不受到病毒侵襲，有關材料一定要完善齊全，并且合格率一定要達到百分之一百。在管理電子文件過程中，一定要進行相應的技術處理，例如，為確保電子檔案的可讀性，一定要其軟硬件環境與原軟硬件環境進行相應的數據轉換，若出現問題，一定要及時通過復制來加以解決。

5 結束語

總之，進行水利工程電子文件的歸檔及管理的目的，就是要進行利用；因電子文檔所特有的性質，致使其與紙質檔案有著不同的利用方式；因而在實際當中，進行電子文檔利用的最好方式就是提供進行一定技術處理的拷貝件，以讓利用者無法進行拷貝或者改寫，這對于保證水利工程電子文件的完整性和準確性、促使我國水利工程建設的持續快速發展均具有重要的作用。

參考文獻：

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