如何節省采購成本

JOE WORTH

Q：如何才能讓公司采購變得更為有效呢？

A：有些公司設有一個專門的部門，負責購買設備和材料；另外一些公司將采購任務賦予內部的關鍵員工。弄清楚哪一種類型最適合你的公司，可能是簡化流程和減少浪費的一個重要因素。

你需要確保數字的準確無誤。你的會計制度應該捕捉到成本，并將其報告出來，這其中包括采購的內容。這種方式可使你能夠衡量并有效控制成本。

我曾經幫助過一家小型制造商，它將所有的采購都一次性地劃分到直接或間接的成本名目之中。在公司剛剛起步的時候，這是不錯的做法。但是在公司壯大之際，他們發現識別和衡量這些成本的組成部分是必須的，因為這樣他們就能更好地與供應商達成交易。一年之后，我為其安裝了更強大的會計科目表，幫助他們將成本降低了20萬美元之多，這個數字高于會計變動所帶來的應付費用以及增聘一名采購雇員的成本。

你公司的需求越復雜，成立專門的采購部門的重要性就越大。如果你對以下問題中的任何一個給出肯定的答案，你就需要成立專門的采購部門：

做出采購行為時，你是否會評估行情信息？

你是否每季度或每年度就某一個項目，同你的每個供應商洽談合同？

你是否會跟蹤每個供應商的表現，以確保他們準時發貨，按正確的方式開出發票？

在評估公司材料或與供應商溝通關注事宜、具體規格時，是否要求采購人員具備一定程度的專業經驗和知識？

你購買的材料的質量是否決定公司產品的質量標準？

通過一種精明的方式設立采購部門，將避免重復工作，并在大額采購時，通過減少運費的方式，降低成本。而且，建立一支專門的團隊，可以與那些在你需要發生臨時變化或緊急訂單增加的時候，可以靈活應變的供應商發展合作關系。

作為一位小企業主，必須同時管理產品、員工、銷售以及市場營銷等方面的工作。或許是時候設立一名專職采購員了，由其花時間接近每一個供應商，從而為公司獲得最好的交付服務、質量、價格及付款條款。 譯| 李桂祥

節省采購成本的兩個小技巧

善待關鍵供應商

在我曾經工作過的一家印刷公司里，我們小心維護與紙張供應商的關系，為他們及時支付款項，并與其保持定期的溝通。當“洛陽紙貴”之際，我們能夠得到供應，而這是我們的競爭對手無法做到的。

設立“采購卡”

為公司設立一個單獨的信用卡或賬戶，這可以將一切業務往來置放在一張票據之中，而不論買家是誰，都便于跟蹤。