淺論科技檔案的收集與整理

薛海霞

摘要：科技檔案是人類認識自然和改造自然過程的原始記錄，科技檔案，即科學技術檔案，是科學技術和社會文明發展到一定歷史階段的必然產物，是人類社會進步的一個重要標志。本文主要針對科技檔案的收集與整理工作進行論述。

關鍵詞：科技檔案 收集 整理

馬克思說：“機器生產的發展，要求自覺地應用自然科學。”生產力中也包括科學，因此可見、科學技術是第一生產力。既然科學技術檔案是生產力的重要構成部分，科技檔案情息管理通過開發利用可轉化為現實的生產力，能夠在經濟和社會發展中發揮巨大作用。

科技檔案，即科學技術檔案，是國家全部檔案的重要組成部分，它伴隨著科學技術的產生而產生。隨著科學社會化和社會科學化的趨勢日趨明顯，科學技術已經滲透到社會的各個領域。因此，科技檔案管理已逐步成為社會管理的重要部分，發展并成熟起來。

一、科技檔案的收集工作

1.科技檔案的收集

科技檔案是開展科技檔案管理的物質基礎，也是科技檔案信息資源開發的必要條件。因此，科技檔案的收集在整個科技檔案業務管理工作中占有重要的地位，是一個關鍵性的工作環節。做好科技檔案的收集工作，單靠科技業務部門的歸檔移交以及科技檔案部門的協助與指導還不夠，還需要檔案部門明確其指導思想與要求，掌握收集工作的途徑與方法，積極、主動地開展科技檔案收集工作。

科技檔案收集，就是基層科技檔案機構和科技專業檔案館按照一定的規章制度，通過接收、征集、征購等方式把科技檔案集中起來的一項業務活動。其包括：基層科技檔案機構的收集；科技專業檔案館的收集。

由于現階段我國存在著多種形式的所有制，科技檔案收集工作與此相適應，也有接收、征集、征購三種方式。

2.科技檔案的收集的要求

遵守國家的相關法律法規，集中統一管理科技檔案是《檔案法》的明確規定。任何企事業單位的科技檔案都應該由科技檔案部門依法進行收集，實行統一管理，這是國家全部科技檔案實行集中統一管理的基礎。

遵循科技檔案的自然形成規律。基層科技檔案機構的收集，標志著科技文件在自身運動過程中發生了性質的變化；科技專業檔案館的收集，標志著科技檔案運動進入到一個新的階段。由于科技檔案是伴隨著各項科技生產活動有規律地形成的，這就要求科技檔案收集工作必須遵循著科技檔案的自然形成規律。

保證科技檔案的完整、準確和系統，也是保證科技檔案質量的重要“關口”，只有完整、準確、系統的科技檔案才能發揮應有的作用。

3.基層科技檔案機構的收集

3.1科技檔案機構的收集渠道

部門歸檔的成套科技檔案這是基層科技檔案機構收集科技檔案的主渠道；向科技部門或科技人員收集零散科技檔案；向本單位人員征集非職務科研成果檔案，單位人員非職務活動形成的科技成果，原則上大多屬于個人，其形成的科技檔案從產權的角度看，也應歸個人所有的；收集外單位轉讓或移交的科技檔案對于企事業單位而言，科技檔案并非都是本單位形成的。因此，基層科技檔案機構在收集科技檔案時，有時會涉及到其他單位。

3.2基層科技檔案機構的收集方法

科技檔案收集工作的目標，是完整、準確、及時地集中科技檔案。基層科技檔案機構圍繞這個目標，再根據不同的收集渠道，應采用靈活多樣的收集方法。

科技人員檔案意識的強弱，對科技檔案的收集有著重要的影響。為此，增強科技人員的檔案意識，是做好科技檔案收集工作的一個關鍵，無論是成套接收還是零散收集都是如此。要增強科技人員的檔案意識，必須做好思想工作，特別是要根據人的心理活動規律，加以疏導和激勵。在此過程中，除了要調動科技人員的積極性之外，更應當在收集工作中實行嚴格的監督控制。科技檔案進入檔案部門之后，發現不完整、不準確的情況，通常要進行的補充與糾正。

4.科技專業檔案館的收集

科技專業檔案館是國家保存科技檔案的基地，其宗旨是積累國家的科技資源，為社會服務。這一宗旨突出了科技專業檔案館收集科技檔案的社會性，也明確了科技專業檔案館與基層科技檔案機構在收集對象及其范圍方面的不同。它的收集要本著價值原則、專業原則、層次原則和綜合原則來進行工作。

二、科技檔案的整理

整理，是科技檔案進入檔案部門后經歷的第一次技術處理過程，即通過對科技檔案的分類與歸類，確定其在科技檔案庫藏體系中的位置，并以編號的形式將其固定下來。科技檔案整理的內容包括：分類、排架與編號，其中分類是科技檔案整理的核心。

整理工作，是科技檔案業務建設的中心環節。整理是科技檔案實行科學管理的基礎。科技檔案的整理，其實質就是對科技檔案進行有序的組織。前蘇聯學者列夫涅爾說：“并不是每個系統都是可控的。可控的必要條件是該系統是有組織的。”所以要通過對科技檔案形式特征的系統化，則可以達到對科技檔案實體的控制。整理是科技檔案查找利用的前提。科技檔案是否經過整理，以及整理得是否科學，將直接影響到對它的利用。經過科學整理，科技檔案就能夠保持內部相互之間的有機聯系以及信息的準確揭示，就易于科技檔案工作者了解和熟悉所管理的科技檔案，從而能夠準確、迅速地提供利用。

科技檔案分類，就是根據科技檔案的內容性質和形成特點，把一定范內的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而使庫藏全部科技檔案形成一個具有一定從屬關系和平行關系的不同等級的系統。為了做好科技檔案的分類工作，每個基層科技檔案機構和科技專業檔案館，都應根據庫藏科技檔案的實際情況，編制科學的、切實可行的科技檔案分類方案。科技檔案分類方案，是對科技檔案進行類別劃分和正確歸類的依據性文件。它提供了一個完整的分類體系，使科技檔案的歸類能夠按部就班地順利完成。同時，科技檔案分類方案提綱挈領地反映了庫藏的全部內容。

我們知道，一切科技生產活動都具有連續性、繼承性的特點，前一階段形成的經驗（科技檔案），往往是后階段科技和生產活動的憑據。生產技術越復雜，現代化程度越高，越離不開科技檔案。科技檔案管理如果脫離了科技檔案工作的實際，那將是無源之水、無本之木，所以科技檔案管理也要僅僅的跟隨實際工作的變化而變化，與時俱進。

參考文獻：

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