醫院基建工程檔案的收集及管理工作探析

孫宏志

【摘 要】 醫院的基本建設檔案對醫院的建設和發展起著重要的的作用。加強基建檔案資料的科學管理，確保基建檔案的準確、完整、歸檔與建設的同步，是每個基建檔案管理者義不容辭的責任。同時在醫院基建檔案管理工作中也存在著不少問題，也是需要每位基建檔案管理者不斷的學習和改進的。

【關鍵詞】 醫院；基建檔案；管理；問題；對策

引言

隨著我國醫療體制改革的逐步深入，醫療衛生事業的不斷發展，為了更好的改善病人的就醫環境，基礎設施的建設和硬件設施的更新已經成為了醫院發展的重要因素，在這過程中，基建檔案也越來越體現出它的重要作用。加強基建檔案資料的科學管理，確保基建檔案的準確、完整、歸檔與建設的同步，是每個基建檔案管理者義不容辭的責任。同時在醫院基建檔案管理工作也存在著不少問題，也是需要每位基建檔案管理者不斷的學習和改進的。

1 加強管理意識

落實檔案管理制度搞好基建檔案管理離不開領導的重視， 醫院領導首先應具備較強的檔案意識， 將檔案工作列入到醫院的管理日程， 納入到有關人員的職責范圍， 納入到年終考核目標， 建立專門檔案機構， 配置專門檔案人員，制訂嚴格的檔案管理制度， 規范收集、整理、保管、登記、使用等行為。

2 嚴謹收集管理

確保檔案真實完整基建檔案資料種類多而且復雜， 包括土建、水暖、電氣、電訊、安全等設備， 有表面的、隱蔽的， 有臨時的、永久的， 有文字的和圖紙的， 對待每類材料， 首先都必須認真核實、登記， 造冊立卷， 保證做到案卷質量的完整、準確。一項基建工程都是嚴格按照規定的程序進行施工的， 形成的材料都有其規律性， 一般可劃分為四個部分， 即/ 依據性文件材料0、/ 基礎性文件材料0、/ 施工文件材料與竣工圖0 和/ 竣工驗收文件材料0。歸檔的重點是項目建設各個階段形成不同載體形式的文件材料， 特別是全套的圖紙， 只有把握其檔案的規律性， 才能保證檔案的真實、準確。

收集階段是檔案管理的最基礎的工作， 由于基建檔案的數量大、種類多、形式復雜， 需要細心和耐心收集。每個工程項目都包含由事先論證、報批、批復、計劃安排、勘測、設計、施工、竣工和驗收使用等九個階段， 每個階段形成的檔案材料都是有規律性的， 表現在時間的延續性和內容的關聯性， 抓住時間和內容這兩個特性是保證基建檔案完整齊全的重點。

（1） 必須及時收集基建檔案材料。近幾年， 各級醫院的改建、擴建工程逐漸增多， 邊報批、邊設計、邊建設的事情經常發生， 這就給檔案的收集帶來很多困難， 如果檔案工作人員不了解情況， 不及時進行收集、整理， 文件材料就可能導致分散、零亂， 甚至遺失。

（2） 必須保證檔案材料的真實性。醫院的檔案部門應與基建部門密切配合、齊心協力、共同監督， 嚴把基建項目材料的質量關， 要求施工部門先出圖再施工， 以保證項目材料的完整性， 使其不漏頁、不缺項，做到有物必有圖文， 圖物相符。充分做好基建前期的收集、核實工作， 力求后期的整檔工作完整、齊全、真實。

（3） 必須把握基建檔案材料的階段性。在事前、事中、事后全程指導收集工作， 工程初始階段， 檔案部門要求施工方先出圖再施工， 以保證圖紙資料的完整性， 做到有物必有圖， 圖物并且相符。工程施工階段，要對工程技術資料實行/ 動態管理0， 檔案人員應該走出檔案室， 深入到工地， 了解施工的進度， 統計施工、設備安裝和實驗活動的原始記錄， 驗收隱蔽工程記錄、變更和設計通知單等系列文件材料。竣工前階段， 把基建項目資料存在的主要問題解決在竣工前，做好竣工圖紙和資料的初步驗收和整理工作， 逐一登記， 發現漏洞及時補缺， 以便于歸檔資料的完整和準確。

工程驗收階段， 必須要求具備完整的技術檔案和施工資料。一項工程在交付使用之前， 認真做好工程竣工檔案驗收是至關重要的， 它不僅是嚴格執行建設程序的需要， 也是為建設工程交付使用后的管理、維修、改建、擴建提供依據。因此建設單位在收到施工

單位遞交的建設工程竣工驗收報告后， 在設計、施工、工程監理等有關單位進行竣工驗收前， 必須會同檔案人員事先審查工程技術檔案和施工資料是否完整， 如果不完整就按照國務院5建設工程質量管理條例6的要求， 不予驗收， 并要求其限期整改。

竣工審核階段， 基建檔案經過醫院基建部門嚴格審核后簽字， 再報上級有關監督部門審核， 在確認無誤后交城建檔案館一套， 醫院檔案部門留置一套。

3 實行集中統一管理、規范服務

醫院基建檔案是醫院信息資源之一， 使用才能體現出它的獨有的價值。因此， 檔案工作人員應牢固樹立科學發展觀， 主動參加醫院的工程建設管理， 加強依法治檔的力度， 規范檔案的統一管理， 使基建檔案管理工作科學化、標準化、規范化， 為醫院的現代化建設提供強有力的保障和服務， 為領導決策提供可靠的依據。

4 基建檔案在醫院管理中的作用

（1）對推動醫院 經濟 可持續 發展 具有十分重要的意義

醫院基建檔案是醫院建設活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設、改建、維修、使用過程和結果的技術狀態記錄。基建檔案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協議、洽商變更等各種類的資料，由于醫論文聯盟WWW.LWLM.COM整理院基建項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數量多、保存價值高。這些檔案既是醫院工程建設的真實記錄，也是整個醫院檔案的重要組成部分，它既為醫院的建設、維修、管理、改擴建服務，又為醫院的經濟建設和醫療事業的不斷發展服務。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義。

（2）為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據

基建檔案涉及工程的規劃、設計、施工、監理、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部門，任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據。它不僅反映了該建筑物的變化和發展，為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據，也對醫院發展和經濟建設發揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學 研究 等提供素材，它不僅服務于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設單位和醫院管理者的重視。

5 結束語

基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院的財富 隨著醫院總體規劃的逐步進行，近年來我院的基本建設可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要辦理和查閱許多相關資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院和 社會 的財富。收集、管理和保護好這種資源是每個職工的義務和責無旁貸的職責。

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