借用信息化建設創新檔案工作

李鐵軍

創新是知識經濟時代社會發展的主流趨勢，創新是社會各項事業興旺發達的不竭動力及源泉。以計算機為代表的高科技將人類帶入了一個嶄新的時代……-信息時代，檔案工作要與時代同步發展，必須開拓創新，而加快檔案信息化建設是信息時代檔案管理現代化的需要，也是創新檔案工作的重要內容。

樹立檔案信息觀是創新的前提

信息時代的到來，知識和信息越來越成為比資產更重要的資源，檔案部門作為社會信息業的組成部分，正面臨著機遇和挑戰，樹立“檔案是信息資源的觀念”非常重要。現代檔案工作人員如何看待信息技術，如何認識信息網絡的功能，這是衡量信息觀念與否的一個具體標準，同時要求我們要牢固地樹立“信息就是財富”的觀念，積極主動地去挖掘、搜集、利用有利于檔案工作開展的各種信息，敏銳地感受社會信息的變化，從而更好地開展檔案工作。隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經濟活動、社會活動的戰略資源，早在1984年，鄧小平同志就提出“開發信息資源，服務四化建設”。檔案信息化建設可以將檔案信息資源合理配置、科學管理，使其實現數字化、標準化、系統化、網絡化，以滿足社會各方面對檔案信息的需要。檔案作為一種信息資源，可以為科學研究、文化建設、加強管理服務，也可以為宣傳報道、業務咨詢提供信息保障，樹立“檔案是信息資源的觀念”，認識檔案是信息資源的重要性，為開創檔案工作的新局面創造良好的條件。

加強檔案信息專門人才的培養是創新的關鍵

檔案信息化，必然使檔案工作者改變傳統的思想觀念，按照檔案工作現代化的要求，自覺學習和更新知識，運用現代技術和信息技術于檔案管理工作的實踐，不斷創新檔案管理工作。因此，要有針對性地培養一批既能熟練應用計算機技術、信息技術、網絡技術，又熱愛檔案事業的專門人才，以滿足檔案信息化建設的需要。要努力學習信息知識，提高信息能力；掌握各種檔案工作信息源以及信息檢索工具、檢索方法等方面知識；培養信息獲取和開發利用的能力、信息選擇能力、信息預測能力、信息加工、開發、傳輸、存儲、調閱和吸收等能力；能對信息進行綜合分析，整理排序，歸類處理，充實檔案數據庫。隨著信息技術、現代科學技術和數字化技術的快速發展，作為現代檔案信息服務主角的檔案工作者，不再是以往的檔案管理員，必須具有創新意識和科研能力，創造新知識信息，努力培養自身具有更深層次、更高的綜合素質。因此，現代檔案人員應由一般的管理者變為檔案信息專家，由傳統的“檔案保管者”變為“檔案信息資源的管理者和傳播者”，成為檔案信息建設的行家里手。盡快建立以管理型人才為基礎，復合性人才為重點的高科技人才為骨干的檔案干部隊伍體系，滿足檔案信息化建設的需要。

不斷豐富檔案信息資源是創新的基礎

檔案信息化建設是國家信息化工作的一部分，而檔案信息數字化又是檔案信息化建設的核心內容，檔案信息數字化對加快信息化建設具有重要意義。檔案信息資源數字化是數字檔案館建設的基本條件和前提，無數字化檔案資源庫，數字檔案館就沒有發揮其職能的物質基礎：沒有檔案資源數字化，檔案智能化服務、檔案信息網上傳遞就無從談起，檔案對外開放與國際接軌進行信息交流，實現信息資源共享也很難達到預期的效果。檔案信息化中的“信息”實質上是指“檔案信息資源”，它是檔案信息本身和支持檔案信息運動的物質基礎，那就要求我們積極主動地去挖掘、搜集各種有價值的信息，敏銳地感受社會信息的變化；運用一定的技術手段創造適宜的社會條件，將其視為一種社會資源加以開發和利用。那么，檔案信息資源作為檔案信息在活動中的基本資源，在量的積累上要達到一定高度，經過整合之后能普遍地應用于社會生活的各個領域，不斷豐富和完善檔案資源建設，使檔案信息不斷“數字化”，是檔案工作追求的價值目標，也是創新的基礎。

更新管理手段改善服務方式是創新的目的

由于計算機技術和網絡技術的普遍運用，出現了大量的電子文件與數字檔案，這些新型檔案管理無法運用傳統的模式和管理手段來實施。因此，必須創新管理手段，建設現代化的檔案管理與服務系統。

通過檔案信息化，檔案的日常管理、分類、查詢等工作都可以由信息系統來完成，通過計算機錄入大量的檔案信息并編制各種專題目錄，真正實現檔案資料方便快速檢索，實現手工檢索向計算機檢索的全面過渡，從而大大提高了檔案檢索的效率；全面啟動檔案館館藏檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫和多媒體檔案數據庫建設；建設互聯互通的現行文件、檔案信息發布平臺和查詢利用系統，實現檔案信息資源社會共享，最大限度地發揮檔案館的社會服務功能。

加快檔案信息化建設是創新的重要內容

加快檔案信息化基礎設施建設。建設數字化檔案館，就要加強庫房建設、館藏建設、檢索工具建設、規章制度建設、專兼職檔案干部隊伍建設及檔案服務利用工作等。加強檔案管理現代化軟硬件基礎設施和檔案信息應用系統建設。尤其是推進計算機管理檔案，提高計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。

加強檔案資源的數字化建設。檔案資源數字化是檔案信息資源建設的一個重要方面，也是檔案信息化建設迫切性所在。目前，大量電子文件的產生推動了檔案信息化建設，檔案現代化管理，其重點應放在對電子文件的收集歸檔與管理上，既要努力收集到歸檔單位以前產生的、屬于歸檔范圍的電子文件，又要切實實現與辦公自動化的有效接軌，及時接收各歸檔單位新產生的電子文件，為歸檔單位和利用者提供服務；檔案館要根據檔案管理的要求，加強對收集歸檔的電子文件進行有效管理。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各單位產生的有價值的電子文件真實、完整、有效。最后實現檔案信息處理計算機化，信息存儲數字化。

加強檔案信息網絡建設。通過軟件系統對所有檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、檢索、利用、編研等各個方面能夠實行計算機的有效管理、控制，實現檔案工作自動化。該系統是以檔案館為中心，覆蓋歸檔單位的應用系統。

扎實推進檔案數據庫建設。數據庫是網絡的信息資源，數字檔案館必須加強數據庫建設。首先加強文件目錄數據庫建設，然后開展對重要檔案的數字化建設，建設高質量、高水平的全文信息數據庫，最后將所有館藏檔案全部數字化。總之，檔案工作部門要抓住信息化建設的大好機遇，與時俱進，全面開發檔案信息資源，積極探索信息時代檔案工作的新思路，以開創新時期檔案工作新局面。