提升城建檔案管理水平服務(wù)城市建設(shè)

張平云

城建檔案就是城市在規(guī)劃、建設(shè)、管理等活動(dòng)中產(chǎn)生的各種技術(shù)文件轉(zhuǎn)化而成的歷史信息，它反映城市面貌和地下地上建筑物、構(gòu)筑物的真實(shí)情況，是城市建設(shè)、改造、擴(kuò)建、更新、日常管理、維修、養(yǎng)護(hù)等工作的依據(jù)和條件。城建檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)格的科學(xué)管理，是城市建設(shè)管理工作的重要組成部分，它具有邏輯性、時(shí)效性和連續(xù)性。隨著三年大變樣活動(dòng)的開展，我省城市建設(shè)的速度明顯加快，加強(qiáng)城建檔案的管理顯得尤為重要。如何提高城建檔案管理現(xiàn)代化的水平，更好的做到資政惠民，從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析討論。

一、城建檔案管理現(xiàn)代化條件

1.城建檔案管理思想現(xiàn)代化

我省城市三年大變樣活動(dòng)給城市建設(shè)不斷投入新的活力，而城市建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展，對(duì)城建檔案館（室）的服務(wù)工作也提出了新的要求。管理思想是種意識(shí)形態(tài)，來源于管理實(shí)踐活動(dòng)。由于管理思想從根本上決定了管理系統(tǒng)中的最主要因素——管理者如何改進(jìn)管理體制，運(yùn)用科學(xué)的管理方法，采用技術(shù)含量高的管理手段，對(duì)檔案管理的現(xiàn)狀和將來的發(fā)展趨勢(shì)有一個(gè)長(zhǎng)足的考慮等，因此，檔案管理思想現(xiàn)代化，對(duì)于城建檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展具有重要的影響。

（1）科學(xué)的觀點(diǎn)；城建檔案管理是一門專業(yè)學(xué)科，檔案工作人員必須堅(jiān)持以馬列主義、毛澤東思想為指導(dǎo)，符合建設(shè)與管理的要求，滿足三年大變樣活動(dòng)的要求，做到資政惠民，從而促進(jìn)城市建設(shè)的發(fā)展。

（2）效益觀點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)城建檔案管理現(xiàn)代化，是城建檔案適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制與城市建設(shè)同步發(fā)展的前提。運(yùn)用現(xiàn)代化管理思想和管理方法，運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，對(duì)城建檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理，以提高檔案工作的效益，減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，發(fā)揮其信息資源集成的功效。

2.城建檔案管理組織合理化

城建檔案管理的組織合理化，就是要根據(jù)檔案保管單位及其設(shè)置，根據(jù)檔案的收集、整理是為了更好地提供利用的原則，根據(jù)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)對(duì)城建檔案工作的要求，建立科學(xué)的管理體制，設(shè)立專門的管理機(jī)構(gòu)，組建檔案管理和開發(fā)利用的組織體系，滿足現(xiàn)代社會(huì)的需要。也就是說，各城建檔案館（室）在其內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、組織建設(shè)方面要合理，便于各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開展。例如：考慮館藏結(jié)構(gòu)、服務(wù)對(duì)象，為城市建設(shè)和管理利用提供便利條件。

3.城建檔案管理方法科學(xué)化

在充分分析研究本館（室）所藏檔案現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，運(yùn)用一整套適應(yīng)現(xiàn)代化管理的科學(xué)方法，使檔案管理工作做到標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、準(zhǔn)確化、最優(yōu)化。標(biāo)準(zhǔn)化，使各項(xiàng)工作有章可循，從立卷、編目到保管利用等一系列工作依據(jù)科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)制度規(guī)范來做。系統(tǒng)化，是指用系統(tǒng)分析的方法來研究處理城建檔案管理工作的一切活動(dòng)，開展城建檔案工作的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范必須系統(tǒng)、配套。準(zhǔn)確化，就是要有準(zhǔn)確、完整、全面的數(shù)據(jù)。最優(yōu)化，就是要考慮到良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效果，最優(yōu)化是相對(duì)人、物而言，城建檔案管理工作要充分發(fā)揮現(xiàn)有人力、物力和財(cái)力的作用，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源對(duì)城市建設(shè)和管理的作用。

4.城建檔案管理手段現(xiàn)代化

運(yùn)用現(xiàn)代化理念，利用現(xiàn)代化設(shè)備，采取先進(jìn)的手段管理城建檔案的工作。隨著城市的發(fā)展，城建檔案信息量急劇增加，各行各業(yè)對(duì)城建檔案信息的需求急劇上升，同時(shí)對(duì)信息和信息服務(wù)質(zhì)量要求也不斷提高。利用計(jì)算機(jī)、復(fù)圖、曬圖、縮微、攝錄像等高新技術(shù)和設(shè)備，搞好城建檔案管理和提供利用工作，加快檔案信息傳遞速度，提高城建檔案管理水平和工作效率。

以上四個(gè)方面是相輔相成，密切聯(lián)系的。城建檔案管理思想現(xiàn)代化是核心，管理組織合理化是保證，管理方法科學(xué)化是基礎(chǔ)，管理手段現(xiàn)代化是工具。沒有思想現(xiàn)代化，那么管理組織合理化、管理方法科學(xué)化、管理手段現(xiàn)代化將無從談起；而管理組織合理化、管理方法科學(xué)化、管理手段現(xiàn)代化反過來又促進(jìn)了管理思想現(xiàn)代化。總之，抓好以上四個(gè)方面工作，是實(shí)現(xiàn)城建檔案管理和服務(wù)現(xiàn)代化的必要保證。

二、采取有力措施，確保城建檔案管理現(xiàn)代化

1.加強(qiáng)城建檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)

建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行城建檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，制訂科學(xué)的管理體系和切實(shí)可行的工作目標(biāo)，加強(qiáng)城建檔案管理基礎(chǔ)工作及相關(guān)工作建設(shè)的規(guī)劃與管理。

認(rèn)真做好城建檔案的收集、整理、編目、鑒定工作，保持文件材料之間的特有聯(lián)系，維護(hù)其自身獨(dú)有的特點(diǎn)。著錄時(shí)要認(rèn)真分析研究形成檔案的內(nèi)容和形式，內(nèi)容要有科學(xué)性，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案著錄規(guī)則》。

利用城建檔案進(jìn)行科學(xué)研究、編纂技術(shù)資料或進(jìn)行技術(shù)資料匯編，是城建檔案提供利用工作向縱深發(fā)展的表現(xiàn)。要適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化時(shí)代的發(fā)展，明確工作重點(diǎn)，找準(zhǔn)工作對(duì)象，深化和拓展工作內(nèi)容。

2.汲取先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和成果

結(jié)合我國(guó)實(shí)際情況，認(rèn)真分析城建檔案管理現(xiàn)狀，引進(jìn)和吸收國(guó)內(nèi)外檔案界及其他學(xué)科先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和成果。城建檔案堅(jiān)持保持自身獨(dú)有的特點(diǎn)，博采眾家之長(zhǎng)，融合提煉，取長(zhǎng)補(bǔ)短，快速提高城建檔案管理水平。

3.實(shí)行集約化組織管理，合理調(diào)整人員結(jié)構(gòu)

領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)集信息技能、管理技能和相關(guān)專業(yè)知識(shí)于一身，要有敏銳的信息意識(shí)、開放的個(gè)性、良好的大局觀及較強(qiáng)的決策能力與協(xié)調(diào)管理能力。加強(qiáng)檔案工作者的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)一批具有較高綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)的人才。加強(qiáng)檔案管理體制學(xué)和其他學(xué)科的理論研究與實(shí)踐，吸收消化其他學(xué)科的新技術(shù)、新成果及成熟的理論，促進(jìn)城建檔案管理水平的飛躍。

4.建立先進(jìn)、科學(xué)的城建檔案管理體制

建立先進(jìn)、科學(xué)的城建檔案管理體制，開展多層次、全方位、多種形式提供利用工作，積極開發(fā)檔案信息資源，及時(shí)降密解密，擴(kuò)大服務(wù)對(duì)象，提高服務(wù)質(zhì)量，滿足多樣化用戶需求。在管理方法上，要改變過去單純行政管理方法，對(duì)城建檔案工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)、程序進(jìn)行質(zhì)量控制和目標(biāo)檢測(cè)，并使法規(guī)制度更加嚴(yán)謹(jǐn)和科學(xué)，以確保管理人員的智能和現(xiàn)代化裝備功能的充分發(fā)揮。

5.建立城建檔案信息網(wǎng)站，不斷加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)

當(dāng)今社會(huì)是信息化程度較高的社會(huì)，利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源網(wǎng)上查詢與提供利用服務(wù)，利用機(jī)械化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化因素，加快檔案?jìng)鬟f速度。城建檔案信息網(wǎng)站的建立，節(jié)省了人工查詢時(shí)間，提高了工作效率，使城建檔案信息資源在城市建設(shè)和管理中得到及時(shí)有效的發(fā)揮。