提升城建檔案管理水平服務城市建設

張平云

城建檔案就是城市在規(guī)劃、建設、管理等活動中產(chǎn)生的各種技術(shù)文件轉(zhuǎn)化而成的歷史信息，它反映城市面貌和地下地上建筑物、構(gòu)筑物的真實情況，是城市建設、改造、擴建、更新、日常管理、維修、養(yǎng)護等工作的依據(jù)和條件。城建檔案管理是一項嚴格的科學管理，是城市建設管理工作的重要組成部分，它具有邏輯性、時效性和連續(xù)性。隨著三年大變樣活動的開展，我省城市建設的速度明顯加快，加強城建檔案的管理顯得尤為重要。如何提高城建檔案管理現(xiàn)代化的水平，更好的做到資政惠民，從以下幾個方面進行分析討論。

一、城建檔案管理現(xiàn)代化條件

1.城建檔案管理思想現(xiàn)代化

我省城市三年大變樣活動給城市建設不斷投入新的活力，而城市建設的進一步發(fā)展，對城建檔案館（室）的服務工作也提出了新的要求。管理思想是種意識形態(tài)，來源于管理實踐活動。由于管理思想從根本上決定了管理系統(tǒng)中的最主要因素——管理者如何改進管理體制，運用科學的管理方法，采用技術(shù)含量高的管理手段，對檔案管理的現(xiàn)狀和將來的發(fā)展趨勢有一個長足的考慮等，因此，檔案管理思想現(xiàn)代化，對于城建檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展具有重要的影響。

（1）科學的觀點；城建檔案管理是一門專業(yè)學科，檔案工作人員必須堅持以馬列主義、毛澤東思想為指導，符合建設與管理的要求，滿足三年大變樣活動的要求，做到資政惠民，從而促進城市建設的發(fā)展。

（2）效益觀點。實現(xiàn)城建檔案管理現(xiàn)代化，是城建檔案適應社會主義市場經(jīng)濟體制與城市建設同步發(fā)展的前提。運用現(xiàn)代化管理思想和管理方法，運用現(xiàn)代先進的技術(shù)和設備，對城建檔案信息進行科學管理，以提高檔案工作的效益，減輕勞動強度，發(fā)揮其信息資源集成的功效。

2.城建檔案管理組織合理化

城建檔案管理的組織合理化，就是要根據(jù)檔案保管單位及其設置，根據(jù)檔案的收集、整理是為了更好地提供利用的原則，根據(jù)社會實踐活動對城建檔案工作的要求，建立科學的管理體制，設立專門的管理機構(gòu)，組建檔案管理和開發(fā)利用的組織體系，滿足現(xiàn)代社會的需要。也就是說，各城建檔案館（室）在其內(nèi)部機構(gòu)設置、組織建設方面要合理，便于各項業(yè)務工作的開展。例如：考慮館藏結(jié)構(gòu)、服務對象，為城市建設和管理利用提供便利條件。

3.城建檔案管理方法科學化

在充分分析研究本館（室）所藏檔案現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，運用一整套適應現(xiàn)代化管理的科學方法，使檔案管理工作做到標準化、系統(tǒng)化、準確化、最優(yōu)化。標準化，使各項工作有章可循，從立卷、編目到保管利用等一系列工作依據(jù)科學的標準制度規(guī)范來做。系統(tǒng)化，是指用系統(tǒng)分析的方法來研究處理城建檔案管理工作的一切活動，開展城建檔案工作的各項標準、規(guī)范必須系統(tǒng)、配套。準確化，就是要有準確、完整、全面的數(shù)據(jù)。最優(yōu)化，就是要考慮到良好的經(jīng)濟效益和社會效果，最優(yōu)化是相對人、物而言，城建檔案管理工作要充分發(fā)揮現(xiàn)有人力、物力和財力的作用，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源對城市建設和管理的作用。

4.城建檔案管理手段現(xiàn)代化

運用現(xiàn)代化理念，利用現(xiàn)代化設備，采取先進的手段管理城建檔案的工作。隨著城市的發(fā)展，城建檔案信息量急劇增加，各行各業(yè)對城建檔案信息的需求急劇上升，同時對信息和信息服務質(zhì)量要求也不斷提高。利用計算機、復圖、曬圖、縮微、攝錄像等高新技術(shù)和設備，搞好城建檔案管理和提供利用工作，加快檔案信息傳遞速度，提高城建檔案管理水平和工作效率。

以上四個方面是相輔相成，密切聯(lián)系的。城建檔案管理思想現(xiàn)代化是核心，管理組織合理化是保證，管理方法科學化是基礎(chǔ)，管理手段現(xiàn)代化是工具。沒有思想現(xiàn)代化，那么管理組織合理化、管理方法科學化、管理手段現(xiàn)代化將無從談起；而管理組織合理化、管理方法科學化、管理手段現(xiàn)代化反過來又促進了管理思想現(xiàn)代化。總之，抓好以上四個方面工作，是實現(xiàn)城建檔案管理和服務現(xiàn)代化的必要保證。

二、采取有力措施，確保城建檔案管理現(xiàn)代化

1.加強城建檔案管理基礎(chǔ)建設

建立健全并嚴格執(zhí)行城建檔案管理工作的各項規(guī)章制度，制訂科學的管理體系和切實可行的工作目標，加強城建檔案管理基礎(chǔ)工作及相關(guān)工作建設的規(guī)劃與管理。

認真做好城建檔案的收集、整理、編目、鑒定工作，保持文件材料之間的特有聯(lián)系，維護其自身獨有的特點。著錄時要認真分析研究形成檔案的內(nèi)容和形式，內(nèi)容要有科學性，嚴格執(zhí)行《檔案著錄規(guī)則》。

利用城建檔案進行科學研究、編纂技術(shù)資料或進行技術(shù)資料匯編，是城建檔案提供利用工作向縱深發(fā)展的表現(xiàn)。要適應知識經(jīng)濟和信息化時代的發(fā)展，明確工作重點，找準工作對象，深化和拓展工作內(nèi)容。

2.汲取先進的管理經(jīng)驗和成果

結(jié)合我國實際情況，認真分析城建檔案管理現(xiàn)狀，引進和吸收國內(nèi)外檔案界及其他學科先進的管理經(jīng)驗和成果。城建檔案堅持保持自身獨有的特點，博采眾家之長，融合提煉，取長補短，快速提高城建檔案管理水平。

3.實行集約化組織管理，合理調(diào)整人員結(jié)構(gòu)

領(lǐng)導應集信息技能、管理技能和相關(guān)專業(yè)知識于一身，要有敏銳的信息意識、開放的個性、良好的大局觀及較強的決策能力與協(xié)調(diào)管理能力。加強檔案工作者的業(yè)務技能培訓，培養(yǎng)一批具有較高綜合業(yè)務素質(zhì)的人才。加強檔案管理體制學和其他學科的理論研究與實踐，吸收消化其他學科的新技術(shù)、新成果及成熟的理論，促進城建檔案管理水平的飛躍。

4.建立先進、科學的城建檔案管理體制

建立先進、科學的城建檔案管理體制，開展多層次、全方位、多種形式提供利用工作，積極開發(fā)檔案信息資源，及時降密解密，擴大服務對象，提高服務質(zhì)量，滿足多樣化用戶需求。在管理方法上，要改變過去單純行政管理方法，對城建檔案工作中的各個環(huán)節(jié)、程序進行質(zhì)量控制和目標檢測，并使法規(guī)制度更加嚴謹和科學，以確保管理人員的智能和現(xiàn)代化裝備功能的充分發(fā)揮。

5.建立城建檔案信息網(wǎng)站，不斷加強數(shù)字化檔案信息資源建設

當今社會是信息化程度較高的社會，利用計算機及網(wǎng)絡實現(xiàn)城建檔案信息資源網(wǎng)上查詢與提供利用服務，利用機械化、自動化、網(wǎng)絡化因素，加快檔案傳遞速度。城建檔案信息網(wǎng)站的建立，節(jié)省了人工查詢時間，提高了工作效率，使城建檔案信息資源在城市建設和管理中得到及時有效的發(fā)揮。