醫院檔案信息化管理淺析

柴長俞

隨著現代科學技術的發展和醫院信息化建設的快速推進，醫院信息系統在醫院管理中發揮著越來越廣泛和顯著的作用。但醫院檔案管理工作作為醫院管理的重要組成部分，其信息化建設還相對滯后，嚴重影響和制約了醫院檔案資源的開發和利用工作。醫院檔案的信息化管理已勢在必行。如何使醫院的檔案管理工作適應現代醫療發展的新趨勢，提高檔案信息化管理水平，是我們當前亟待解決的問題。

一、醫院檔案信息化管理的重要意義

檔案信息化是發展醫療衛生事業的必然要求。隨著醫院信息化建設的不斷深入，HIS、PACS、LIS、OA等系統已滲透在醫院各個領域，電子病歷的使用，辦公自動化的實現，使檔案信息化管理迫在眉睫，它的發展與成熟勢必對醫院的現代化管理帶來深遠影響。同時，檔案信息化是加強醫療衛生工作的需要。醫院各種門類的檔案資料不僅能為廣大醫務人員的醫、教、研、學提供豐富、翔實的信息資源，而且也能為醫院領導決策提供準確、完整、可靠的原始數據。隨著醫療業務的不斷深入和發展，檔案信息資源的開發和利用也顯得更為重要。實現檔案信息化，可為醫療業務工作提供高效優質的服務，是適應醫療業務工作需要和時代發展的必然要求。

二、醫院檔案信息化管理的現狀

（一）對醫院檔案信息化建設認識不足

醫院檔案涵蓋了醫院管理的各個方面，檔案種類包括文書、人事、病歷、財務、基建等很多重要檔案。但醫院的中心工作是醫療，在醫院的管理工作中重視醫療而輕視檔案的觀念較為普遍。很多醫院對檔案管理的意義認識不足，重視不夠，醫院檔案管理還處在比較落后的手工管理階段。雖然目前在國內的醫院中，信息系統已經較為普遍的應用到各項診療和管理工作中，但一些領導還是不能充分認識檔案信息化建設的作用和迫切性，致使在醫院的信息化建設中未將檔案信息化建設納入同步考慮和同步實施。

（二）檔案管理軟件系統開發相對落后

目前檔案管理軟件的開發速度和水平還明顯落后于計算機硬件技術的發展，尤其是醫院檔案管理軟件方面更為欠缺。多年來，單版機計算機檔案管理在各醫院檔案綜合管理中發揮了重任作用，改變了傳統的手工登記、著錄、匯編、檢索，在檔案的利用上使檢索的途徑多種化，便于查找和利用，實現了檔案管理上質的飛躍。隨著檔案的快速增長和對檔案信息利用需求的增加，單版機計算機檔案管理，已不適應形勢的發展，與醫院的信息系統無法連接，缺乏可兼容性和可擴張性，急需升級更新。

（三）醫院檔案管理格局混亂

目前，醫院檔案管理是一個多部門管理檔案的格局。比如醫院的綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、財務檔案等，隸屬行政辦公室管理，而醫療檔案、各種檢查影像等又分屬其他醫務部門管理。管理部門采用的工作方式、管理方式不同，管理職責不明確，也沒有納入醫院的綜合目標管理考核，這樣多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。

三、醫院檔案信息化管理的對策

（一）高度重視是檔案信息化管理的關鍵

只有實現檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限。檔案管理是醫院現代化管理的組成部分，雖然只是醫療業務的輔助部分，但卻是醫院領導決策的重要依據。因此，一是醫院各級人員要根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，增強對檔案管理重要性的認識，特別是提高醫院領導干部的檔案管理意識。二是醫院領導要加強對檔案工作的重視和支持。作為檔案室這種邊緣部門來說，要多向領導匯報檔案工作中的成績及存在的困難，爭取領導關心支持檔案建設。

（二）設施建設是檔案信息化管理的前提基礎

檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統建設的基礎和前提，關系著檔案信息化建設的成敗和整體水平。檔案信息化基礎設施建設整體規劃包含了檔案信息化建設的整個硬件平臺和網絡。要想實現醫院檔案管理的現代化，就必須滿足辦公條件，保證辦公資金，如配備掃描儀、數碼相機、刻錄機等，為檔案管理工作提供便利的條件，使檔案資料不僅有文字、照片，甚至有光盤，利于永久保存。同樣，先進的檔案管理軟件是實現檔案信息化管理不可缺少的工具之一。首先要選用經過國家鑒定的正規軟件，在此基礎上要進行第二次開發，建立適合醫院管理的軟件系統，又可與醫院的行政辦公系統相接，實現文件形成、報送、接收、分類編目、整理等全過程的計算機管理。

（三）系統一體化是檔案信息化管理的發展方向

醫院運作和管理的過程是一個獲得信息、處理信息、利用信息的過程，醫院作為一個綜合的管理系統，檔案管理系統就是一個信息資源子系統。但醫院現行的信息管理體系是檔案與其他信息分體管理，相互之間也缺乏必要的協調和聯系。因此，建議將檔案管理這個子信息資源融入醫院整體信息化工作中，這樣就不但可以節約人力、物力和財力，而且還能夠提供更多的綜合檔案管理信息，形成更具有綜合效益的資源庫。

（四）規范統一是檔案信息化管理的必然趨勢

由于醫院信息量大，且內容繁雜，部門之間仍然各立門戶，它們不僅檔案信息資源分散，且信息編制不統一，不可能做到準確、有效、迅速地為醫院管理服務，因此要實行集中統一檔案管理。這樣才有利于醫院檔案工作實行規范化、標準化、科學化管理，有利于檔案信息資源的綜合開發利用，有利于快捷地向決策管理層提供檔案信息，便于對外信息聯網，資源共享，用最少的人力、物力提供最佳的服務，充分發揮其整體效益，是檔案管理工作發展的方向和必然趨勢。

（五）提升人員素質是檔案信息化管理的有力保障

檔案工作人員自身的素質與檔案信息化建設密切相關。因此，一是要重視檔案工作人員的素質培養，為廣大的檔案工作人員提供良好的學習條件，安排他們接受有關計算機技術、網絡技術、數字化技術、信息管理技術和現代管理技術等知識的培訓；二是要制定信息化建設的中長期規劃和短期目標，吸引和培養醫院檔案管理專業型人才，做好人才儲備工作，打好檔案管理工作的基礎。三是要關心和愛護檔案工作人員，從職稱晉升、工資待遇、評優等方面給予與醫院主系列專業人員同等的待遇和機會，讓他們安心工作。四是作為檔案工作者，也要順應時代的潮流，努力學習和掌握信息管理知識。現在檔案事業面臨的挑戰非常緊迫，電子檔案的出現、信息技術的應用、新型檔案載體的保管等等，都亟待檔案工作者去認識、去解決問題，把它們與實際工作聯系起來，更好地為醫療工作服務。