醫(yī)院綜合檔案室管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

張林旺

隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院的全面建設(shè)和發(fā)展進(jìn)一步加強(qiáng)，各醫(yī)療單位檔案工作更加受到重視，大多數(shù)醫(yī)院相繼建立起綜合檔案室。檔案工作已從階段性工作轉(zhuǎn)變?yōu)槿粘Ｐ怨ぷ鳎瑱n案人員也由原來(lái)的頻繁流動(dòng)變?yōu)橄鄬?duì)固定，由輔助性工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾獦I(yè)務(wù)工作之一，檔案工作在衛(wèi)生事業(yè)中發(fā)揮著日益重要的作用。按照形勢(shì)發(fā)展的需要，綜合檔案管理的內(nèi)容和范圍也在逐步拓寬和多樣化，一些單位已經(jīng)通過(guò)達(dá)標(biāo)升級(jí)驗(yàn)收，綜合檔案管理工作不斷邁向制度化、正規(guī)化。在此，根據(jù)工作實(shí)踐，對(duì)檔案綜合管理工作存在問(wèn)題及其對(duì)策進(jìn)行探討。

一、存在主要問(wèn)題

1、重視文書(shū)檔案，輕視科研及其它類檔案的現(xiàn)象普遍存在。因思想觀念或?qū)I(yè)素養(yǎng)參差不齊，一些單位認(rèn)為檔案就是文書(shū)檔案，忽視了其它檔案。有的雖然保管了部分其它類檔案，但存在著檔案不齊全、不規(guī)范和缺乏檢索工具情況。有的綜合檔案室至今仍未將收集聲像檔案、實(shí)物檔案列入檔案綜合管理的范圍，還有的綜合檔案室管理的范圍不夠?qū)挘灾撩环麑?shí)，沒(méi)有真正實(shí)行檔案的綜合管理等，如此這般，必然影響和制約檔案完整、齊全以及有效利用。

2、重視檔案而忽視資料。不少綜合檔案室，只管整理檔案，而沒(méi)有把資料作為綜合管理不可或缺的內(nèi)容，平時(shí)不注重資料的收集，造成不少有參考利用價(jià)值的資料流失，使諸多相當(dāng)重要的資料沒(méi)能歸檔，造成不可挽回的損失，令人非常痛惜。

3、檔案的分頭管理和分散保管現(xiàn)象突出。比如有的單位開(kāi)展的科研成果項(xiàng)目比較多，只圖自身查閱檔案方便，或以上級(jí)有精神以及安全保密為借口，不愿將檔案交綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。有的因庫(kù)房緊張將檔案分散由各科室保管，造成檔案資料沒(méi)有專柜存放，更沒(méi)有進(jìn)行整理，即使整理也不夠規(guī)范，缺乏檢索工具，只是把檔案袋草草一放了之。有的檔案室為了定級(jí)升級(jí)實(shí)行了檔案的集中統(tǒng)一管理，然而在升級(jí)后又將某些門(mén)類的檔案分散回部門(mén)，人為割裂了全宗的完整性，導(dǎo)致檔案內(nèi)容聯(lián)系上的混亂現(xiàn)象。

4、習(xí)慣于被動(dòng)服務(wù)多，主動(dòng)服務(wù)少。檔案的價(jià)值只有通過(guò)不斷開(kāi)發(fā)才能實(shí)現(xiàn)，這就需要檔案工作者充分利用檔案信息，及時(shí)地編出較深層次的編研材料來(lái)；由于檔案的分散管理，這樣檔案室就不能提供綜合性、宏觀性、整體性強(qiáng)的檔案信息，不能把“死”檔案變成“活”材料。也不利于綜合檔案室對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合分析研究和開(kāi)發(fā)利用。

二、對(duì)策

1、建立檔案綜合管理的機(jī)構(gòu)和制度。設(shè)立綜合檔案室，由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)副職主管，辦公室主任兼任檔案室主任，統(tǒng)一組織協(xié)調(diào)，負(fù)責(zé)解決檔案工作的方面要求，各科室配備一名兼職檔案員，這樣部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、檔案室主任，專職和兼職形成了一個(gè)全方位的檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，并制定檔案的歸檔范圍及檔案管理中的各項(xiàng)制度，使每個(gè)人都明確自己的責(zé)職，按照各自的職責(zé)和歸檔范圍進(jìn)行收集、積累和整理。

2、實(shí)行檔案集中管理，編制統(tǒng)一的分類大綱。在實(shí)施綜合管理中，各種門(mén)類、載體的檔案務(wù)必集中保管，這是保證全部檔案的完整、系統(tǒng)、安全的重要手段。要解決庫(kù)房緊張、部門(mén)檔案利用頻繁、內(nèi)部機(jī)構(gòu)辦公地點(diǎn)分散等問(wèn)題，將檔案集中統(tǒng)一保管。要把各門(mén)類的檔案作為一個(gè)有機(jī)整體，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。

3、開(kāi)展目標(biāo)管理，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。綜合檔案室定級(jí)升級(jí)工作是提高檔案室工作水平的重要措施，把檔案工作納入醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃中，也是對(duì)檔案工作實(shí)行目標(biāo)管理和量化考核的重要內(nèi)容之一。業(yè)務(wù)主管部門(mén)及系統(tǒng)檔案管理部門(mén)要對(duì)檔案的綜合管理及定級(jí)升級(jí)工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。抓基礎(chǔ)、重實(shí)效，掌握標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)對(duì)定級(jí)升級(jí)后的綜合檔案室定期復(fù)查，對(duì)檢查不合格者應(yīng)予教育，限期整改，使綜合檔案室的等級(jí)與實(shí)際水平相一致。

4、重視檔案的開(kāi)發(fā)利用。檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，檔案的信息量就增大，為大力開(kāi)發(fā)利用奠定了雄厚的物質(zhì)基礎(chǔ)，不應(yīng)該只滿足于“查閱文件”的被動(dòng)封閉式的狀況，否則只是發(fā)揮其簡(jiǎn)單的自然屬性，使大部分檔案信息處于“沉睡”狀態(tài)，從而失去了檔案存在的價(jià)值。檔案的收集、整理、保存、利用是檔案的系統(tǒng)工程，檔案室要提高自身的地位，只有通過(guò)不斷地開(kāi)發(fā)才能實(shí)現(xiàn)，這就要求檔案人員把重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源上來(lái)。

5、運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理檔案，提高檔案管理水平。醫(yī)院是知識(shí)密集型地方，也是目前社會(huì)最注目的行業(yè)之一，積極創(chuàng)造條件盡快建立電子文件的管理系統(tǒng)，只要用手指輕輕一點(diǎn)，就能在成千上萬(wàn)的檔案中找到所需，并且不斷創(chuàng)新，跟上時(shí)代步伐。