新時期文秘人員文書管理的技能

胡娟

摘 要：21世紀的中國已經進入了一個全新的信息時代，在新時期的背景之下，文書管理水平的高低直接決定了文書檔案的有效性和完整性，集中體現出文書材料的價值歸宿和精神實質，成為單位中的主要工作環節。文秘工作者又是文書管理的重要執行者，因此，如何提高文秘工作者的文書管理技能，成為新時期內人們所面臨的重要問題。

關鍵詞：文秘人員 文書管理 技能

論一、前言

各個單位在其工作范圍內各司其職，其中的一個重要崗位就是文秘工作者。文秘工作者在承擔綜合服務和行政事務等方面事務的同時，還需要進行文書檔案管理這一重要工作。作為文書檔案的管理人員，文秘工作者決定著文書檔案和文書管理工作的質量，只有提高文秘工作者的綜合素質，分析研究出加強文書管理的對策，才能有效提高文秘工作者的文書管理技能，提高單位內工作的效率。

二、文秘人員需具備的文書管理素質

（一）良好的道德修養

文秘工作者作為單位領導的得力助手，需要進行處理涉密文件、起草各種文稿、記錄會議摘要等文書檔案管理的工作。其中會議記錄需要文秘工作者在會議過程中將會議的主要內容和組織情況記錄下來，用文字的形式重現會議情景。因此，文秘工作者在記錄過程中要做到忠于事實和忠于原意的記錄要求，不允許出現斷章取義、增刪會議內容、更改會議決定和記錄者添加個人觀點的現象。文稿的起草則需要經過初稿、修改和定稿三個階段，因此，文秘工作者在掌握文稿草擬的要領、公文的基本格式的同時，還需要正確認識時代形式，不斷提高自身的認識與覺悟，能夠按照上級要求和現行政策起草文稿，并快速準確的完成文稿任務。

（二）一定的業務能力

文秘工作者在處理公文和規范起草方面，需要具備一定的業務能力，不斷學習和接受黨的相關政策和方針，深入了解現行法案的政策界限與精神實質，堅實公文寫作的基礎，儲備有關的知識內容，具體化的總結出上級領導傳達的意愿和精神實質。通過認真的謀篇布局，以清晰明了的構思合理裁剪文稿，擬定得體的提綱，突出文稿的重點內容。另外，文秘工作者還需要對文稿進行潤色和提煉，在日常生活中積累、梳理、歸類和加工工作素材，通過自身過硬的業務能力，以敏銳的分析判斷能力和政治觀察能力保證文稿布局的合理性和規范性。

（三）較強的責任心

責任心是優秀人士所必備的品質，較強的責任心不僅是一種素質，更是一種習慣。文秘工作者在工作中不但需要具備良好的道德修養和一定的業務能力，還需要較強的責任心，才能夠很好的勝任工作，從根本上提高文書檔案的管理工作，達到良好的文書管理效果。文秘工作者只有具備較強的責任心，才能夠正確認識到自身職位的重要性，端正對待工作的態度，以單位目標為己任，切實做好上級領導安排的工作。因此，文秘工作者需要具備強烈的責任心，最大限度的發揮自身的主觀能動性，力求快速、準確的完成上級布置的工作任務。

三、加強文書管理的對策

（一）轉變文書管理觀念

領導干部在計劃經濟的體制之下過于依賴文書檔案，社會文化、生活、經濟和政治在政府全能控制內納入到領導計劃中， 計劃經濟體制在很大程度上能夠簡單快速的達到社會整合的目標，但由于其特有的指令性特點，致使領導干部對發文產生嚴重的依賴心理，極少運用其他行政方法解決問題，一味的追求多、全、齊的表面材料，投入了大量的人力和物力。這種計劃經濟時代遺留的行政觀念嚴重影響了文秘工作者對文書管理的有效運用，不可避免的造成文書貶值的情況。行政管理體制影響下的文書管理出現職責混亂和機構臃腫的現象。因此，相關部門需要建立起行為規范、運轉協調、辦事高效的行政管理體系，轉變領導干部待遇文書管理的觀念，加強文秘工作者的文書管理技能。

（二）加強文件管理的立法工作

在過去幾十年的時間里，相關部門制定了眾多有關文書規章的工作制度，在日常實際的工作中也發揮出了相當重要的作用，可是由于某些因素的影響，其強制力和權威性都存在嚴重的缺陷。由此看出，為了確保文書的價值、質量和效力得以體現，所以文書立法的成立成為現今所面臨的重要問題。文書立法不僅僅是大大減少發文數量和保護文件雪崩問題，同時也能夠確保文書在運行時組織路線保持規范。此外，文書立法也需要規定發文時的層級資格，對不該發文的主體阻止其參與。降低了文書在運行時路線的阻隔，切斷大部分垃圾、信息發生源，清除信自和通道中的堵塞物，機構的改革、職能的轉變與文件立法有機的結合一體。

（三）制定合理的文書經費管理體制

首先，有關部門要對現今信息化文書管理中存在的經費問題進行科學的論證，為控制行政成本制定一個較為科學的標準，其次是加強和改善管理文書的相關措施，再而就是增強審計監督。審計機關是對財政中財務收支進行監督的專業機構，在對行政成本的擰制工作時，確保要發揮出對其的制約監督作用。政府機關的相關領導必須在各項預算中加入文書管理經費，通過人民代表大會的嚴格審批，并且嚴格執行，以便文秘工作者更好的做好文書管理工作。

四、結語

文秘工作者作為單位文書檔案管理的重要工作者，必須具備良好的文書管理技能，在具備較強的責任心的同時，還需要不斷完善和加強自身的道德修養水平和業務能力，在自身崗位上履行好自身職責，做到在其位，居其職，最大化的實現文書檔案管理工作的效益，在完善自身的同時成為一位優秀的文秘工作者。

參考文獻：

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