高職院校教學秘書工作存在問題與對策

畢毅

【摘要】教學秘書作為二級教學單位領導的助手和參謀，是高職院校教學管理隊伍中不可缺少的管理者，在教學改革中發揮著不可替代的作用。分析現階段教學秘書工作現狀和存在的問題，進而提出通過提高對教學秘書工作的重視度、建立激勵機制、拓展教學秘書職業發展渠道、重視隊伍建設，加強業務培訓，開展教學管理研究的對策和建議，解決教學秘書工作中的不足。

【關鍵詞】高職教學秘書；教學管理；工作現狀；改善措施

近些年來，隨著我國高等職業教育的不斷發展，高職院校為社會培養了一批又一批優秀人才。在此過程中，教學管理工作者做出了不可磨滅的貢獻。教學秘書在高職院校教學運行管理工作中起到中心和樞紐作用，是教學管理信息上傳下達的橋梁，也是部門之間、教師之間、師生之間相互聯系的紐帶。此外，教學秘書還承擔著協調各種工作關系和人際關系的職責。教學秘書工作是一項對綜合素質、業務能力、協調能力有較高要求，責任重大、任務繁重的復雜管理工作。因此，對高職院校教學秘書工作的研究有著非常重要的意義。

一、高職教學秘書在教學管理中的作用

教學秘書隊伍是教學管理工作的最基層，也是院系教學工作的重要管理者、是教學院長的參謀和助手，是聯系院部、教務處、教師和學生之間的橋梁，對維持正常的教學秩序，保證教學質量具有不可替代的作用。

（一）助手與參謀作用

教學秘書作為高職教學管理工作中最基層的管理者，是學校、教務處及各院系部之間的聯絡者，這就決定了教學秘書在日常教學管理工作中起到的是助手作用。因此，教學秘書要做好學校相關文件的貫徹執行，收集工作中反饋的各種信息，及時向院系部領導匯報，為領導的決策提供建設性的意見和建議，做好參謀和助手。

（二）溝通與協調作用

溝通是管理的最為重要的組成部分，是協調的基礎，協調必須在溝通的基礎上進行。教學秘書不僅要完成教務處、院部領導安排的各項具體教學工作，還要協調各部門、教師和學生之間的關系，保證教學管理工作的順利進行。在日常教學管理過程中，教學主管部門主要負責全面性、決策性的工作，而教學秘書主要負責落實各院系師生的各項具體工作。同時，教學秘書作為教師、學生和教學主管部門之間的橋梁和紐帶，要起到全面統籌、合理分配、上傳下達、協調左右的作用。

（三）服務與保障作用

高職院校對于教學秘書的角色定位是服務于教學和全體師生。教學秘書是學生培養計劃實施過程中的主要管理者，其目的是維持正常教學秩序、保證教學任務的順利完成。因此，教學秘書必須調整好心態、擺正位置，做好真心誠意為全體師生服務的思想準備，工作中要學會換位思考，多站在教師和學生的立場上來考慮問題，把服務師生落實于各項教學工作中，保證教學工作的正常運行。

二、高職教學秘書工作現狀

（一）工作內容繁雜。

在高職院校現行的二級教學管理體制下，二級學院教學秘書的工作性質和工作內容決定了他們的工作涉及面廣泛、事務繁瑣復雜。教學秘書是高職日常教學管理的基層執行者；是教務處、院領導、教師、學生之間相互聯系的橋梁與紐帶。教學秘書要服務于教學、服務于教師、服務于學生，既要在規定時間內保質保量完成教務處以及院系領導布置的各項教學任務，又要站在教師和學生的角度考慮問題，主動為他們提供一切可能的幫助。教學秘書幾乎要參與教學管理的每個環節，而其中每一項工作又對應著許多復雜的、具體的事務性操作。此外，隨著高校專業設置的增多以及學生規模、教師數量的增長，教學秘書的數量卻并沒有隨之增多，再加上如今各種評估工作的進行以及各類項目的申報，教學秘書的工作量日益增多。對于他們來說，加班是常有之事，工作量幾乎超過一個個體的最大負荷量。工作強度過大使得教學秘書經常處于極度疲勞狀態。

（二）工作積極性不高

二級學院教學秘書由于其教務、行政雙肩挑的特殊工作屬性.不僅要承擔大量繁雜的教務管理工作.還要處理教學單位的各項日常事務：工作涉及面廣，除要做好服務教學、教師、學生的“三服務”外，還要與各個部門進行協調溝通.確保各項工作有條不紊。盡管如此，在多數人眼中，教學秘書僅僅是為教育教學提供服務的一類人，其能力偏低、工作性質簡單而程序化，不足以像專職教師那樣得到應有的重視和尊重。而且，由于學校政策上的導向，教學秘書在職稱晉升、個人發展等諸多方面遭遇瓶頸，晉升無望、發展受限，與專職教師乃至學校機關行政人員的差距日益拉大。在付出和回報嚴重失衡的漩渦中。教學秘書往往疲于應付各種事務，工作缺乏積極性、主動性、創新性，工作效率低下。

（三）自身業務水平不高

高職實施二級教學管理體制后，二級學院教學管理的任務艱巨，責任重大，面臨著一些新的問題和挑戰，對教學秘書的專業素質、管理能力也提出了更高的要求。教學秘書的工作涉及面廣、事務繁多復雜，需要具備多種知識和技能才能勝任。教學秘書從事業務工作需要掌握的知識技能，包括一般知識技能和專業知識技能兩個方面。一般知識技能包括口頭表達能力、書面寫作能力、溝通交流能力等等。專業知識技能主要包括文秘知識、檔案管理知識、教育管理學基本原理與基本知識、所在院系所轄專業結構方面的基本知識等，教學秘書只有全面地掌握了這些知識技能，才能高質量地完成各項工作。目前高職從事教學秘書工作的人員中，部分來自教育學或管理學等相關專業的畢業生，他們具有教育學或管理學知識背景，但缺乏所在院系所轄專業的專業知識；有的教學秘書所學專業正是所在院系所轄專業，他們具備了相應學科的專業知識，但缺乏相關的管理學或教育學知識；更多的人員是所學專業和所在院系所轄專業不同，并且也不是教育學及管理學專業。這體現在教學管理工作中，有知識結構的缺陷，所以教學秘書在工作中應該加強教育學、管理學、所在院系所轄專業專業知識的學習。

三、教學秘書隊伍現狀成因分析

（一）存在認識誤區，對崗位重要性認識不夠，得不到應有尊重

高職教學秘書在學校教學工作中發揮著不可替代的作用，可以說沒有教學秘書教學活動就不能正常進行。但是當前我國高職走進了忽視教學秘書工作的誤區。從教學管理方面看，許多高職都在抓教學管理工作，加強教學管理方面的研究，可對于教學秘書隊伍的建設幾乎成為各高職建設中的盲區。很少有學校專門對教學秘書這個群體進行政策層面的隊伍建設研究。從對崗位的認知方面看，一些教師甚至包括一些領導，都簡單地認為教學秘書工作就是重復勞動，做一些事務性的雜活，收集材料、通知消息、沒有什么技術含量也不需要什么專業技能，就是簡單維持教學工作的正常運轉，缺乏對教學秘書工作的體諒與尊重，經常存在教學秘書辛勤工作卻得不到認可的情況，嚴重挫傷了教學秘書工作的積極性，使之產生厭倦、煩躁的不良情緒。

（二）工作職責繁重，缺乏相關專業知識培訓，工作效能不高

首先，高職教學秘書工作，是現代高教管理中的重要環節，是教學管理體系中的重要組成部分，起著聯系“教”與“學”的紐帶作用。作為院系教學管理工作的參與者和具體工作的組織者，教學秘書受學校職能部門和學院主管領導的雙重管理，工作任務非常重，兩個方面的工作事無巨細都要處理，導致教學秘書的工作非常繁雜。其次，各學校長期以來對于教學秘書的培訓工作不重視，只選派教學秘書參加一般性的教師崗前培訓，缺乏針對性。加之很多教學秘書都是由不同專業的年輕教師擔任，他們并不具備高教管理方面的專業背景，對于管理學、組織學等內容知之甚少，即使有些教師對這方面知識有所了解，由于缺乏系統的培訓，也很難在實際工作中得到應用。這些因素綜合起來形成了現階段我國高校教學秘書隊伍整體工作效能不高的現狀。

（三）待遇明顯偏低，考核制度存在缺陷，挫傷工作積極性

從現階段我國高職教學秘書薪資現狀來看，整體待遇偏低，在職稱晉升等方面受到很大限制。教學秘書整天忙于繁雜的教務事務，沒有業余時間從事科研等方面工作，勢必在研究成果方面處于弱勢，而科研是學校提拔干部考核工作成績的重要指標，這就造成了教學秘書比同年參加工作教師晉升慢的現實。從考核層面看，教學秘書從事教學管理工作，頭緒多任務重，工作內容牽扯到教學的方方面面，很難對其工作進行量化，從現行的考核制度中很難體現出教學秘書的工作強度和工作質量，往往是對教學秘書的工作進行粗線條考核，沒有重大工作失誤就算考核合格。但是在評選優秀的時候很難把教學秘書崗位考慮進去，與學校對于教師和科研人員的豐厚獎勵形成了鮮明對比，導致教學秘書對于本職工作缺乏進取心，只求完成不求質量的心態普遍存在。

四、改善高職院校教學秘書工作現狀的措施

（一）提高對教學秘書工作的重視度、建立激勵機制、拓展教學秘書職業發展渠道

學校各級領導要充分肯定教學秘書工作在高校教學管理中的地位和作用，提高教學秘書的待遇，包括經濟待遇和行政待遇。一方面，提高教學秘書的工資、津貼水平。學校應意識到教學秘書需要面對師生、領導等多方面壓力，工作辛苦而繁瑣。另一方面，建立合理的干部聘任、選拔制度，給予教學秘書一定的提升機會。將教學秘書隊伍的建設等同于師資隊伍建設來對待，鼓勵教學秘書深入教學第一線，積極開展教學研究。學校可以有意識地提供一些有針對性的教學改革規劃項目或科研題目，鼓勵他們多從事教育理論研究，不斷提高管理水平，從而使教學秘書崗位成為一個有吸引力的、有前途的崗位。

高職院校首先應改變觀念，對教學秘書的工作進行科學有效的考核評估，在評優評獎、薪酬待遇、職位晉升等方面為教學秘書提供相應的機會，實現工作付出與工作回報的合理平衡。學校可以每年或每兩年搞一次教學秘書的評獎評優活動，比如開展“教學管理先進個人”、“管理育人先進個人”、“教學管理服務之星”等評選活動。這些活動采取精神獎勵和物質獎勵相結合的形式，激發教學秘書的工作積極性和信心。其次，學校在教學秘書職稱評審時要有適當的政策傾斜。因為教學秘書工作比較繁雜，整天疲于應付，沒有多少時間和精力用于科研，所以在職稱評定時可考慮一些相應的政策傾斜。再次，給教學秘書提供轉崗或晉升機會。總之，讓每一位教學秘書都感到有良好的發展前途，才有助于教學秘書隊伍的建設和可持續發展，從而促進高職院校教學管理工作水平和質量的提高。

（二）重視隊伍建設，加強業務培訓，開展教學管理研究

有了領導的重視，有了配套制度的保證，就要將教學秘書隊伍的建設等同于學校的師資隊伍建設來對待，在學歷、職稱、年齡結構等方面從長計議。學校應該根據辦學規模，適當補充后備力量，有針對性的選拔和培養一批政治性強。業務精通的高素質人才，充實教學秘書隊伍形成一支卓有成效的教學管理梯隊。隨著辦學規模和層次的擴展，傳統的教學管理方式越來越不適應新形式發展的需要。要科學化，規范化、程序化的管理教學，就必須對教學秘書進行業務培訓。通過定期培訓、研討交流，參觀學習等方式，使他們掌握現代教育教學管理理念和業務能力，也只有這樣工作才能不斷開拓創新。做到與時俱進，不斷提高。

【參考文獻】

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