優化檔案資料管理的措施之我見

陳敏華　溫麗君

[摘 要]：對于企業而言，檔案資料的管理是企業內部整體運營管理的重要部分，這些資料中的很多有效信息能夠為企業的后續管理運營中提供有用的參考依據，優化企業的檔案資料管理對于企業而言是很有必要落實的工作。

[關鍵詞]：檔案 管理 優化 措施

一、檔案資料管理的重要性

1.檔案管理在市場活動中的地位

通過檔案管理對企業的大量資料進行保存和加以利用，能夠實現共享和增值。一個企業從創立到發展，涉及到科技圖紙、文件文書、財務報表、人事資料、信用憑證、科技成果等大量資料，包括文件、圖片、錄音和錄像以及實物等等。將這些資料整理保存起來并加以利用就是檔案管理。市場經濟時代企業在做決策時要參考各種資料、數據、信息，搞好企業需要匯集各方面信息，對決策者而言，信息與人才、資金同等重要，有時甚至更重要。沒有資料管理、數字管理、信息管理，就無法在瞬息萬變的市場中捕捉機會。企業在市場中生存、發展，都有賴于詳實的信息做基墊，而有效的檔案管理正是信息一個很重要的來源渠道。

2.檔案管理對于企業維權的作用

企業知識產權包括專利權、商標權、著作權及商業秘密等，企業在發展過程中，必然會面對各種競爭，企業在經濟運作之中難免要發生各種糾紛，通常以經濟債務糾紛與侵權糾紛居多。企業要想減少經濟運作中的麻煩與損失，勝券在握，就得在日常經營管理中謹慎、細致地保存好翔實完整的企業檔案做證據，供起訴、應訴之用，這樣才能在經濟糾紛中立于不敗之地。檔案的妥善管理對于維護企業的正當權益是非常重要的。

3.檔案管理對于企業文化的影響

首先，檔案能夠真實地記錄企業文化以及企業發展過程中的點點滴滴，這都是對于對企業文化的歸納與梳理。企業檔案管理對于企業文化的記錄不是一種簡單的記錄，而是通過分類與分析使員工和領導能更好地認清公司的文化建設中的成就與不足。其次，通過檔案管理員的梳理和價值判斷，可以“留其精華，去其糟粕”，把最有價值的部分留存下來。此外，想要更好地服務于企業檔案，還必須逐年分類設置，歸納整理，經過活化才能有價值。企業應當把檔案管理與現代信息技術相結合，通過辦公自動化、管理信息系統、客戶關系管理、供應鏈管理、企業資源計劃等應用系統，加快信息化進程，充分發揮檔案的功能和作用。檔案管理是伴隨著企業的發展與壯大過程一直需要落實的工作，正是檔案中有價值的信息構建了特有的企業文化，讓企業更鮮活，更有市場競爭力。

二、優化檔案資料管理的措施探究

1.強化人員建設，提高工作人員素質

檔案管理人員的綜合素質和檔案管理的效率有著密切關系，檔案管理中的很多問題都是由于管理人員工作中的疏漏造成的，而這些疏漏又是因為管理人員的專業技能和職業素養不夠，因此，強化人員建設，切實提升檔案管理人員的綜合素質是很有必要的。企業內部可以定期組織針對檔案管理人員的培訓課程，這可以幫助他們鞏固專業技能，也能端正他們的工作態度，培訓過程中管理人員還可以就工作中實際碰到的問題及存在的障礙展開研討，大家的智慧往往能夠更好的讓問題得以解決。與此同時，對于檔案管理人員可以提供更合理的晉升通道，這對他們的工作積極性是一種很好的激勵，能夠促進他們更盡心盡責的為企業服務，給企業的的檔案管理工作帶來提升。此外，企業在后期的檔案管理人員招聘中也應當相應的提升門檻，檔案管理是一項系統而嚴謹的工作，具備扎實的專業知識及有過相關從業經驗的才是最佳人選，只有優質的、專業的檔案管理人員才能組建一支綜合素質高的團隊，才能更好的為企業檔案管理服務。

2.突出管理職責，明確分工

檔案管理是一項系統而繁瑣的工作，其中有很多不同的職能，想要讓整體的檔案管理工作更準確而高效，很有必要在內部做好分工，讓人員間的職能劃分更明確。檔案管理部門對于部門內部要定期進行梳理，檔案管理要做到分級管理，企業中的檔案機構要對企業的檔案工作進行統一領導和集中管理，建立起企業內部統一的檔案管理制度，對企業實施全部檔案的綜合管理。此外，檔案管理必須強調標準化，明確分工，用數據說話。標準是從事生產、建設等各項工作的一種共同的技術依據，質量管理的過程就是對標準的采用與實施的過程，標準具有統一性、權威性的約束力。企業檔案管理是一個復雜的管理系統，單靠行政手段、經驗進行管理是不可能實現管理目標的，如果沒有明確的分工及統一的標準，勢必會造成整個管理系統的混亂。

3.狠抓制度建設，做好制度保障

檔案管理中存在的很多問題都是由于管理制度的不完善，沒有嚴格的操作章程造成的，因此，切實制定一套科學、合理、嚴密的檔案管理工作標準和規范是提升檔案管理效率的有效途徑。企業應當針對需要管理的檔案類型及檔案的特點，制定一套完備的檔案管理的工作標準，并且監督管理人員嚴格按照標準流程來操作，這一方面能夠規范管理人員的行為，另一方面也能著實提升檔案的管理效率。對于工作標準的執行一定要落實到位，可以另外制定相應的獎懲措施，對于標準的操作以及高效的工作表現要給與肯定與獎賞，對于不合規與不符合標準的操作過程要給與相應懲罰并且引以為戒，這樣，才能讓標準更深入的落實到每一個檔案管理人員的實際工作中，從而提升檔案管理的效率。

結 語：企業的檔案管理是企業整體運營中非常重要的環節，它能夠讓企業在激烈的市場競爭中贏得一席之地，能夠幫助維護企業正當及合法的權益，同時，對于企業的整體文化的塑造也發揮著不容忽視的作用。想要提升企業檔案管理的效率，首先要強化人員建設，提高工作人員素質，優質的檔案管理團隊才能讓檔案管理工作更有效的落實。與此同時，要突出管理職責，明確分工，這樣才能讓檔案管理工作更準確與高效。此外，要狠抓制度建設，做好制度保障，切實制定一套科學、合理、嚴密的檔案管理工作標準和規范才是提升檔案管理效率的有效途徑。

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