高校智慧校園建設(shè)電子文檔管理模式分析

高瑛

在高等教育快速發(fā)展的現(xiàn)階段，智慧校園是高校校園建設(shè)的發(fā)展方向，與常規(guī)校園相比，在智慧校園的建設(shè)和管理過(guò)程中，每天都會(huì)產(chǎn)生海量的電子文件，對(duì)這些海量的電子文件科學(xué)、高效、安全地進(jìn)行管理，對(duì)其管理模式進(jìn)行科學(xué)分析，對(duì)加快智慧校園的建設(shè)和發(fā)展有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 智慧校園建設(shè)背景（以浙江大學(xué)為例）

當(dāng)前，在我國(guó)高等學(xué)校中，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化技術(shù)、通信技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，各種信息化應(yīng)用在教學(xué)、科研、管理、后勤服務(wù)領(lǐng)域發(fā)揮著越來(lái)越大的作用，基本上解決了學(xué)校業(yè)務(wù)部門的管理工作，取得了令人矚目的成果。然而，各地高校在信息化建設(shè)中取得巨大成功的同時(shí)，仍然存在一些普遍、共性的問(wèn)題，其中最突出的有：網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的接入手段比較單一，安全保障體系不夠完善，信息之間缺乏必要的關(guān)聯(lián)，容易形成信息孤島，數(shù)字資源建設(shè)投入較少，各信息系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的信息編碼標(biāo)準(zhǔn)，信息化安全及保障機(jī)制不夠健全，尤其是不同部門之間缺乏信息的共享與交流，自動(dòng)化程度相當(dāng)?shù)汀ＶT多問(wèn)題，迫切要求基于先進(jìn)技術(shù)的智慧校園管理系統(tǒng)的出現(xiàn)，智慧校園管理系統(tǒng)是建設(shè)智慧校園的前提和保障條件。

浙江大學(xué)從2010年開(kāi)始動(dòng)工，將正在建設(shè)中的紫金港校區(qū)西區(qū)作為建設(shè)智慧校園的試驗(yàn)田，計(jì)劃在2015年前把該校區(qū)西區(qū)建設(shè)成為智慧校園。智慧校園的“智”是指學(xué)校的智商，強(qiáng)調(diào)智能化與自動(dòng)化，“慧”是指人的情商，強(qiáng)調(diào)人的靈性與創(chuàng)造力。智慧校園的理念，就是充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化技術(shù)、通信技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提高高等學(xué)校的管理水平、科研效率和能力，改善師生員工的教學(xué)科研條件，優(yōu)化學(xué)習(xí)、生活條件，創(chuàng)造優(yōu)美、和諧的校園環(huán)境，充分發(fā)揮高等學(xué)校在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新中的重要作用。智慧校園的建設(shè)目標(biāo)，就是充分利用當(dāng)今先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)上述智慧校園的理念，創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)、高效的教學(xué)、科研、管理、育人環(huán)境，綠色、生態(tài)、和諧的校園。

2 智慧校園建設(shè)的保障條件

2.1 人力投入。為保證智慧校園建設(shè)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展和實(shí)施，首先必須保證各類技術(shù)和管理人員的投入，把科學(xué)配置建設(shè)智慧校園的人力資源作為第一要?jiǎng)?wù)來(lái)抓，建立一支智慧校園建設(shè)的專業(yè)隊(duì)伍，這支隊(duì)伍中必須包含有各方面的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員。

2.2 規(guī)章制度建設(shè)和長(zhǎng)期規(guī)劃?？茖W(xué)合理的校園規(guī)劃，可以最大限度地保證校園節(jié)地、節(jié)水、節(jié)能，使人財(cái)物得到最優(yōu)組合。對(duì)屬于投資大、周期長(zhǎng)、難度大、影響面廣的復(fù)雜型系統(tǒng)工程的智慧校園的建設(shè)，更應(yīng)有一個(gè)科學(xué)完善、周全的長(zhǎng)期規(guī)劃。

2.3 校園網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。校園網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是智慧校園建設(shè)的重中之重的內(nèi)容。浙江大學(xué)在智慧校園的建設(shè)規(guī)劃中，將校園網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)分成以下三大部分。即網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、云計(jì)算平臺(tái)和物聯(lián)感知系統(tǒng)。

3 智慧校園建設(shè)中的電子文檔管理模式

3.1 部門產(chǎn)生文檔在線編輯和公開(kāi)發(fā)布。對(duì)各部門產(chǎn)生形成的電子文件進(jìn)行在線編輯是電子文檔管理工作的第一步。文檔在線編輯管理，是近幾年才出現(xiàn)的電子文檔流轉(zhuǎn)新技術(shù)，該新技術(shù)集網(wǎng)絡(luò)共享、文檔實(shí)時(shí)編輯和糾錯(cuò)、集成數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的高效檢索等功能為一體，它允許用戶遠(yuǎn)程操作文檔，能夠?qū)崿F(xiàn)文檔從創(chuàng)建、修改、審批、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)發(fā)、查詢到重復(fù)使用的處理過(guò)程，從而使辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)真正意義上的網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化和無(wú)紙化。文檔在線編輯管理系統(tǒng)的主要實(shí)現(xiàn)技術(shù)，包括基于WAMP/LAMP框架的系統(tǒng)訪問(wèn)模型和基于AJAX技術(shù)的文檔對(duì)象模型，及其基于Office在線編輯技術(shù)，等等。經(jīng)過(guò)在線編輯的電子文檔，在符合相關(guān)規(guī)定的前提下就可以公開(kāi)發(fā)布。

3.2 電子公文管理部門的在線歸檔。對(duì)經(jīng)過(guò)在線編輯的電子文件進(jìn)行在線歸檔是電子文檔管理工作的第二步。智慧校園產(chǎn)生的電子文件根據(jù)其來(lái)源可分成兩類，一類是OA系統(tǒng)內(nèi)形成的電子文件，另一類是OA系統(tǒng)外形成的電子文件。對(duì)于OA系統(tǒng)內(nèi)形成的電子文件，利用OA系統(tǒng)電子公文歸檔接口與網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)無(wú)縫鏈接和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)歸檔，無(wú)縫鏈接的實(shí)現(xiàn)主要是通過(guò)在線檔案服務(wù)器中設(shè)定電子公文預(yù)處理臨時(shí)庫(kù)，將系統(tǒng)內(nèi)的元數(shù)據(jù)按一定格式導(dǎo)入后，自動(dòng)轉(zhuǎn)換到檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，然后將電子原文與目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)掛接；對(duì)于OA系統(tǒng)外形成的電子文件，通過(guò)電子公文管理部門的專職或兼職檔案員預(yù)先建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后將電子全文與目錄進(jìn)行關(guān)聯(lián)掛接，并且對(duì)電子目錄與電子全文進(jìn)行捆綁來(lái)實(shí)現(xiàn)在線歸檔。

3.3 檔案人員在線審核和數(shù)據(jù)上傳。對(duì)已在線歸檔的電子文檔進(jìn)行在線審核鑒定，是檔案管理者的一項(xiàng)非常重要的工作，因?yàn)樗须x線歸檔的電子文件都必須通過(guò)檔案人員在線審核，經(jīng)鑒定符合相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)后，才能離線歸檔。審核鑒定的方法，是在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，便開(kāi)始保管期限表制定工作，由計(jì)算機(jī)進(jìn)行自動(dòng)審核鑒定或者通過(guò)人機(jī)對(duì)話的方式進(jìn)行半自動(dòng)化審核鑒定；審核鑒定的內(nèi)容，需要完成三項(xiàng)判斷工作：一是某信息集合是否電子文件；二是該電子文件的內(nèi)容具有多長(zhǎng)時(shí)間的保存價(jià)值；三是電子文件的技術(shù)狀況能否保證其內(nèi)容價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。通過(guò)檔案人員在線審核鑒定的電子文件，才能進(jìn)行數(shù)據(jù)上傳。

3.4 電子文件離線歸檔和數(shù)據(jù)備份。離線歸檔是對(duì)在線歸檔數(shù)據(jù)的備份，以防范可能發(fā)生的數(shù)據(jù)災(zāi)難，離線歸檔的數(shù)據(jù)不常被調(diào)用，一般也遠(yuǎn)離系統(tǒng)應(yīng)用。要做好電子文件離線歸檔和數(shù)據(jù)備份的管理工作，必須認(rèn)真做好以下兩項(xiàng)工作。第一，建立電子文檔備份體系，保障備份工作順利開(kāi)展。首先，應(yīng)用電子文檔安全備份系統(tǒng)，采用磁盤陣列作為備份系統(tǒng)，完成文檔原文的異地容災(zāi)備份。其次，加強(qiáng)電子檔案信息安全環(huán)境建設(shè)，對(duì)內(nèi)網(wǎng)服務(wù)器及網(wǎng)站服務(wù)器進(jìn)行擴(kuò)容升級(jí)，定期查殺網(wǎng)絡(luò)病毒，修復(fù)網(wǎng)站數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)站數(shù)據(jù)的在線和離線備份。最后，在電子文件載體選擇上，使用光纖磁帶庫(kù)、外置硬盤和光盤三種類型的存儲(chǔ)介質(zhì)，對(duì)電子文檔進(jìn)行異質(zhì)備份。第二，采用多種備份技術(shù)手段，保證電子文檔數(shù)據(jù)備份的有效性。（1）多種存儲(chǔ)載體與軟件相結(jié)合。根據(jù)數(shù)據(jù)備份的實(shí)際需求，在載體上可選擇磁盤陣列、光盤庫(kù)或磁帶庫(kù)，在軟件上可選擇Veritas Storage Replicator或Veritas Backup。（2）本地備份和異地備份相結(jié)合。在本地和異地同時(shí)對(duì)原電子文檔進(jìn)行備份，可有效地防止自然災(zāi)害或人為的破壞，也可有效地抵御網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害和攻擊。（3）完全備份和差額備份相結(jié)合。差額備份節(jié)省備份的時(shí)間及存儲(chǔ)空間，完全備份的備份時(shí)間長(zhǎng)且會(huì)占較大的存儲(chǔ)空間，當(dāng)恢復(fù)時(shí)可一次性快速恢復(fù)。（4）離線備份和在線備份相結(jié)合。在進(jìn)行離線備份時(shí)，服務(wù)器將停止用戶對(duì)電子文檔的操作，由此可以避免由于用戶操作、修改電子檔案而造成數(shù)據(jù)不一致的問(wèn)題。而進(jìn)行在線備份時(shí)，服務(wù)器不停止用戶對(duì)電子檔案的操作，可實(shí)時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行備份工作，但該備份方式需要先進(jìn)的硬件和網(wǎng)絡(luò)支持，技術(shù)上也較為復(fù)雜。

3.5 電子文檔數(shù)據(jù)的異質(zhì)備份和異地備份保管

3.5.1 異質(zhì)備份。異質(zhì)備份就是將電子文件從磁盤、光盤、磁帶等載體轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)、膠片等其他載體形式保存。檔案信息化建設(shè)的基本原則就是電子文件與紙質(zhì)文件并存，這種電子文件與紙質(zhì)文件的并存狀況，今后相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)將會(huì)存在。特別是對(duì)具有重要保存價(jià)值的電子文件，必須有相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)文件歸檔保存。根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002），歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。

3.5.2 異地備份保管。影響電子文件安全的因素有不可抗因素（如地震等自然災(zāi)害）和人為因素（如網(wǎng)絡(luò)犯罪、操作失誤等）。我國(guó)在電子文件管理方面，要求電子文件實(shí)現(xiàn)異地備份保存制度。智慧校園的檔案工作者應(yīng)十分注重電子文件的異地備份工作，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行異地備份保存制度，在不同的地方存放保管電子文檔的備份件或縮微品、光盤等復(fù)制品。

（作者單位：廣西大學(xué)檔案館 來(lái)稿日期：2013-08-04）