EPC模式下項目檔案過程文件收集歸檔問題與對策

田沁

1 EPC總承包模式對工程項目檔案管理工作的新要求

EPC總承包模式，其含義是工程總承包企業按照合同約定，承擔工程項目的“設計、采購、施工、試運行服務”等工作，并對承包工程的質量、安全、工期、造價全面負責。

1.1 EPC總承包模式下業主服務要求更高，設計及現場的修改變更量巨大，如何管理好大量的變更修改類等過程性文件，保證工程檔案的有效性成為工程項目檔案管理工作中的新問題。

1.2 EPC模式下的工程項目管理與以往單純的設計管理工作相比，具有工程周期長、涉及部門多、工程工序多、物資材料多、接口復雜等特點，給工程項目檔案的管理帶來較大難度。

1.3 隨著國家對重大基本建設工程項目建設與管理工作一系列驗收制度標準的發布出臺，工程設計與建設管理活動過程產生的過程性文件更詳細地被列入歸檔范圍，以滿足工程建設、竣工驗收以及今后的查考利用需要。

綜上所述，EPC總承包項目管理模式在設計院所的運行使工程檔案的管理面對很多新的問題，這些問題大多突出反映在工程設計與建設管理工作中過程文件的管理和控制環節。因此，工程項目檔案過程文件的管理水平直接影響到工程項目檔案的質量。

2 總承包工程項目檔案過程文件的涵義、特點與重要性

2.1 涵義。總承包工程項目檔案過程文件是指在工程項目的“設計、采購、施工、試運行服務”等活動中產生的滿足工程設計與建設管理需要，對質量進行控制的所有依據性、追溯性的輸入、輸出性的文件材料。

2.2 總承包工程項目檔案過程文件的特點

2.2.1 內容繁雜，數量龐大。總承包工程項目檔案過程文件內容繁雜，在眾多的設計建設管理活動中產生，數量巨大，文件類型繁多，涉及各專業、各內外部接口、各類管理流程。

2.2.2 專業技術性強，格式和種類多樣。總承包工程項目檔案過程文件多用各專業技術術語及圖表表述，內容具有很強的專業技術性且文件類型格式繁多。

2.2.3 時間上貫穿工程設計與建設管理活動始終。總承包工程項目檔案過程文件的產生貫穿于工程設計及建設活動的始終，反映了一個動態的不斷變化的工程設計和建設管理活動過程。

2.2.4 涉及單位多、涉及人員廣。總承包工程項目檔案過程文件的管理和收集工作涉及建設、設計、施工、監理等各級單位（部門）；涉及管理、設計、施工等各級各類人員。

3 管理現狀及存在問題

3.1 由于涉及環節和人員眾多管理難度較大，存在不注重工程項目文檔的形成、流轉、收集歸檔等管理流程和制度的建立和完善，管理制度不健全不規范，歸檔文件類型格式不統一，簽署不全，文件編制表述不清楚等問題。

3.2 項目管理人員主觀認識不足，重視紅頭文件和結論性文件的管理，疏忽對過程性文件的控制，造成過程性文件缺失。

3.3 在工程文檔的控制與管理方面普遍存在沒有較穩定的專兼職文檔人員，致使在設計和工程建設管理的很多重要管理環節產生的過程性文件無法及時得到齊全完整的收集和管理。

3.4 工程設計及工程項目管理人員的檔案意識有待提高，存在著認識不到自身的檔案管理責任，單純以能夠按工期完成設計和建設任務為目的來開展管理工作，出現檔案管理與項目管理的關系不順暢、不同步，常常脫節的問題，致使工程結束后很多重要的過程性文件不知去向或者零零散散。

3.5 檔案管理人員較普遍存在著只具有檔案專業技能，缺乏工程項目管理等相關專業知識的問題，無法參與到工程設計及工程項目建設管理的前端文件控制和指導督促工作中，較大程度地影響了工程項目檔案歸檔的質量。

4 解決總承包工程項目檔案過程文件管理問題的應對策略和控制方法

4.1 強化意識，建立責任機制，明確項目設計與建設各級人員的檔案管理職責。首先，要強化各級項目管理人員的項目檔案管理意識，尤其是各單位領導的項目檔案管理意識，將檔案管理工作納入工作計劃中、納入管理制度中、納入人員職責中，從而促進各級人員的重視、理解和支持。其次，明確各級領導和人員的項目檔案管理工作職責，建立項目檔案工作領導責任制，項目各級負責人應從全局角度指導和檢查職責范圍內項目建設過程產生的文檔材料的收集管理歸檔情況，指定專人管理項目文檔材料，建立考核和監督制約機制，利用責任控制的手段督促項目檔案過程文件的完整、準確、有效歸檔。

4.2 規范流程，完善環節控制，利用三體系管理手段實現總承包工程項目檔案過程文件的全過程管理。全程控制理念的目標是將項目檔案工作貫穿于項目建設的全過程，從項目立項開始對每個環節的文件進行管控，做到檔案工作與項目建設同步進行。在工程公司的業務管理模式下利用三體系管理手段對文件進行全程控制將是一個有效的管理方法，轉型過程中的工程公司應及時將以設計產品為對象的質量管理體系擴大至以工程項目建設管理為對象的體系管理范圍，使項目設計與建設的每個階段、每個環節產生的每份文件都處于受控制狀態，通過《文件控制程序》明確對文件的編制、評審、會簽、批準、發布、分發、更改的控制措施與方法；通過《記錄控制程序》明確對項目設計與建設活動形成的相關記錄的分類和標識、收集和移交歸檔、保存和處置、修正和增補的控制要求；通過對體系運行的監督、評審、糾正預防等活動保證管控范圍內工程項目建設各階段、各環節運行程序的有效執行、實施、保持和持續改進，從而不斷地規范完善工程項目建設文件材料的管理流程，最終達到對整個項目建設文檔材料的全程控制，確保工程項目過程文件完整、準確、有效歸檔。

4.3 改變思路，實現前端控制，從文件產生源頭上確保項目檔案過程文件的收集與項目建設同步。檔案工作在傳統管理模式中通常屬于工作流程的最末端，項目檔案收集工作也通常是在項目竣工驗收前才開始進行突擊收集歸檔，這種事后收集的做法必然會導致許多文件材料歸檔不全。因此，我們要打破傳統的檔案管理模式，轉變工作思路，對項目檔案實施前端控制。一是實施項目檔案備案制度和檔案部門參與制度，檔案部門應參加項目建設的各重要節點會議，及時掌握項目文件的形成情況和流向，監督和指導項目文檔材料的收集和歸檔。二是檔案部門在項目立項后應及時組織對項目負責人和項目專兼職文檔管理人員進行檔案知識培訓。三是檔案部門應編制階段文件歸檔計劃，跟蹤、協調各方人員按照歸檔計劃完成文件歸檔，避免文件流失，確保過程文件的完整歸檔。

4.4 理順關系，健全制度控制，建立系統、完善的工程項目文檔制度管理控制體系。檔案制度的建設和貫徹落實是項目檔案管控的核心，是做到項目檔案全過程控制的保證。項目文檔制度管理體系應能夠從橫向上覆蓋檔案管理各項基本原則、管理要求和規則規范，從縱向上涵蓋項目建設各活動階段和環節的具體可操作性的管理程序，形成系統完整、具有較強執行性的項目文檔制度管理體系架構。如，我公司在原有的檔案管理制度基礎上補充完善了的項目檔案歸檔范圍；新建《工程項目檔案歸檔管理規定》明確項目檔案歸檔責任和要求；此外，還重點加強了縱向的項目建設各活動階段和環節的程序制度的建立和完善，形成了對項目管理及采購環節進行控制的《項目要求確定和評審程序》、《供方評價與選擇程序》；對設計管理環節進行控制的設計策劃、接口、輸入、輸出、評審、更改等各項程序；對工程勘察環節進行控制的《工程勘察過程控制程序》；對工程總承包活動進行控制的《工程總承包過程控制程序》，通過建立具有較強操作性的程序制度詳細明確各項工作流程、職責、接口關系、過程文件的格式規范、簽署要求、流向，從而確保工程項目過程文件最終齊全完整有效歸檔。

4.5 明確責任，實施合同控制，運用法律手段約束和保證項目參建各方項目檔案收集歸檔質量。總承包管理模式使工程公司肩負著重要的項目管理職責，對建設工程的“設計、采購、施工”整個過程負總責，對建設工程的質量及建設工程的各參建分包單位的履約行為負責。因此，在這種管理模式下就必須運用法律手段約束各參建單位的職責和義務，把項目檔案的收集歸檔職責、內容、具體要求、進度及處罰性措施等納入合同中，通過合同控制手段確保總承包工程項目檔案的完整性。

5 結語

如何管理好、使用好建設項目檔案是勘察設計單位面臨的一個重要課題，工程公司作為項目建設管理者，應本著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的宗旨，強化基礎管理，注重過程控制，健全項目檔案工作制度，不斷探索和總結管理方法，提高項目檔案管理水平，并在保管與利用過程中促進建設項目檔案的價值和作用的充分體現。

（作者單位：中國核電工程有限公司鄭州分公司檔案信息中心 來稿日期：2013-08-20）