學校檔案數字化的中后期工作

陳燕新

檔案數字化是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段將紙質、照片、聲像、膠片等傳統介質的檔案信息轉化為數字信息。學校檔案部門如何科學、合理地開展數字化中后期工作，本人在實踐中作了一些探討，以期檔案數字化工作能變得更加理性。

一、數字化中期：目錄優先，注重源頭，確保質量

1. 確保目錄數據庫的規范和完善

雖然檔案信息全文數字化是數字化工作的方向，但在全文檢索還無法大規模實現的今天，機讀目錄數據仍是檔案檢索的主戰場，構建規范和完善的目錄數據庫是檔案信息進行數字化的第一步。各學校應首先補充完善案卷級與文件級機讀目錄，特別是辦學歷史悠久和館藏檔案數量大的學校；其次，應檢查已有機讀目錄數據的質量和規范，目錄信息能否規范、準確地反映檔案內容。

2. 重視電子文件的接收

電子文件的接收是減輕檔案數字化工作壓力的有效途徑，每推遲一年接收電子文件，就意味著以后要多花人才物力對其進行數字化工作。目前，大部分學校都實現了校園辦公自動化，但都著重于文件資料的流轉利用，至于歸檔保存則是另一回事。因此，學校檔案部門應主動與本單位信息部門商討，將檔案信息化管理納入校園信息化工程，以實現電子文件的網上傳輸和歸檔，對于還未實現校園一體化的單位，則應要求在紙質文件歸檔同時要求提交電子版。

3. 做好全文數字化檔案的校驗工作

全文數字化是一項工作量相當龐大的工程，但學校專職檔案管理人員往往人數偏少，因而檔案全文數字化工作一般都委托給數字化處理專業公司來做。數字化專業公司常常是在短期內加班加點完成委托的數字化處理任務，至使檔案管理人員無法逐個對圖像文件進行校驗。因此，各學校在與數字化處理專業公司簽訂數字化處理技術委托合同時，應明確寫明數字化處理的質量要求、質量標準、質量檢查方法以及質量問題的解決辦法等。在實踐過程中，除了數字化專業公司指定專人負責數字化處理中的校驗工作，還應安排檔案管理人員進行抽樣校驗工作，校驗工作與專業公司數字化處理工作同步，做到隨掃隨校，發現錯誤，立即重掃，確保不會出現圖像歪斜、污點、大小不一等情況。

二、數字化后期：統籌兼顧，安全第一，講求實效

1. 統籌兼顧，保證數字化工作可持續

檔案數字化工作牽涉多個業務部門，只有統籌和兼顧好各種關系，數字化工作才能可持續。一是要善于共享、利用本校的軟硬件設施和網絡資源，避免不必要的重復投資；二是要合理分配部門內人員和技術，避免有限資源的不合理分配；三是要根據館藏實際情況配置適用的設備，避免不必要的高起點、高標準和盲目跟風；四是要合理安排每年的工作進度，避免不切實際、盲目樂觀地定數量、定進度；五是要借檔案數字化之機，進一步規范紙質檔案管理，避免數字化檔案被隨意訪問、篡改、復制等破壞檔案原始憑證性和真實性所帶來的嚴重后果。

2. 確保數字化工作的安全

首先，檔案數字化過程中要大量利用檔案實體，因而應加強檔案實體流通過程的監控，保證檔案實體不丟失、不損壞，確保絕對安全；其次，要選擇安全的檔案信息存儲設備。數字檔案信息能否長期存取與存儲介質息息相關，一旦存儲介質受損，其數據也將不復存在。因此，應選擇優質、安全的存儲介質來確保數字檔案信息的安全，如光盤、移動硬盤、服務器等。再次，要做好檔案信息備份。數字化處理的檔案信息應備份兩套以上，其中原件封存保管，復件用于對外查閱利用和異地保存，同時做好原件與復件數據的比對校驗工作，確保備份信息可讀、可還原，并做好數據信息備份時的登記工作。最后，應做好信息數據庫的日常維護，以防止數據的丟失、破壞、更改、非法下載復制、病毒侵襲、系統崩潰、硬件損壞等不安全因素。

3. 依托網站，做好數字化檔案的利用

如何發揮檔案數字資源的優勢，并最終滿足用戶需求，是各級各類檔案機構一直以來所追求的目標。作為學校檔案部門，由于處在教育科研前沿陣地，有條件依托網絡系統，構建檔案網站，作為數字化信息資源利用和服務的平臺。一是應做好網站的檔案信息導航工作，引導用戶進行準確、快速檢索；二是要實現檔案目錄查詢向數字化原文查詢過渡；三是要開展互動服務，征求用戶對檔案信息資源的需求意見，逐步解決用戶信息和檔案部門提供信息不對稱的問題；四是要及時補充和更新網站檔案信息資源。通過依托檔案網站，對檔案資源實現以計算機檢索代替手工檢索，以網絡查詢代替上門查閱，以電子復制拷貝代替人工摘抄、復印，從而提高檔案利用的質量和工作效益。

責任編輯羅峰